通知第10/2016/TT-BCA号关于公民身份证档案工作的规定

通知

关于公民身份证档案工作的规定

根据2014年11月20日《居民身份证法》；

根据2015年12月31日第137/2015/NĐ-CP号政府法令关于实施《居民身份证法》若干条款和措施的具体规定；

根据2014年11月17日第106/2014/NĐ-CP号法令关于公安部职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据总警司的建议

公安部部长发布关于公民身份证档案工作的通知

第一章

总则

第一条 调整范围

本通知规定了档案工作的原则、接收、整理、更新、调整、移交、管理、利用、处理信息和保管公民身份证档案。

第二条 适用对象

本通知适用于：

1. 公安人民武装警官、士官。

2. 地方公安机关。

3. 与公民身份证档案工作有关的机关、组织和个人。

第三条 实施公民身份证档案工作的原则

1. 遵守本通知的规定和其他相关法律法规的规定。

2. 公民身份证档案中的文件资料必须集中统一管理，并确保防火安全。

3. 在公民身份证档案中整理文件资料时，必须整齐、科学、便于查询和利用信息。

4. 公民身份证档案中的文件资料必须及时、准确、完整地更新信息，并绝对安全保护；保持有效利用和使用。

5. 管理、使用和利用公民身份证档案必须符合目的。档案中的信息和资料按照法律规定和公安部的规定进行利用，满足以下要求之一：

a) 服务于公民身份证、居民身份证的发放和管理工作；

b) 处理与预防犯罪和公安业务相关的信息；

c) 符合法定要求的机关、组织或个人的要求。

第四条 执行公民身份证档案工作的警官、士官的要求和标准

执行公民身份证档案工作的公安人民武装警官、士官（以下简称档案工作人员）必须满足以下要求和标准：

1. 熟悉并严格执行关于档案管理和公民身份证的法律规定、本通知和其他相关法律法规的规定。

2. 至少具有公安人民武装中等专业学历或同等学历。对于非公安院校毕业的人员，必须经过规定的公安业务培训。

第五条 公民身份证档案工作的经费

1. 公民身份证档案工作的经费由国家财政保障，在经常性支出、发展投资支出、业务支出和其他按规定由国家和公安部提供的资金中安排；用于以下活动：

a) 研究、制定、组织实施关于公民身份证档案工作的规范性法律文件；

b) 建设和改造档案库房；

c) 购置设备、工具、档案柜等，以支持公民身份证档案工作；

d) 保管档案文件；

đ) 研究和应用科学技术到公民身份证档案工作中；

e) 印刷档案工作所需的表格；

g) 组织培训班和其他支持公民身份证档案工作的活动。

2. 刑侦总局负责与财务局、后勤技术总局、计划投资局及其他相关部门合作，向部领导报告并批准经常性经费，以保障公民身份证档案工作的开展。

第二章

具体规定

条 6. 居民身份证档案

1. 居民身份证档案是指按照一定顺序整理、分类和排列的居民身份证相关文件资料，以便查询和利用信息。

2. 居民身份证相关文件资料是反映公民基本身份信息和背景情况的文件集合，通过发放和管理居民身份证、临时居民身份证工作收集并更新。

3. 居民身份证档案由省、自治区、直辖市公安机关治安管理部门根据本通知和其他相关法律法规的规定建立、管理和保存。

4. 每位已领取居民身份证或临时居民身份证的公民应建立一份居民身份证档案。

条 7. 存储在居民身份证档案中的文件资料

（二）公民身份证信息采集表；

（三）公民身份证档案转移表（如有）；

（四）公民身份证信息更正表（如有）；

（五）公民身份证发放和管理工作中的其他档案、资料及相关资料。

d) 居民身份证信息更正申请表（如有）；

e) 与发放和管理居民身份证有关的其他文件资料（如有）。

2. 九位数临时居民身份证工作的文件资料包括：

（三）居民身份证申请表更正卡（如有）；

（四）居民身份证档案转移表（如有）；

（五）居民身份证发放和管理工作中的其他档案、资料及相关资料。

三、十二位数居民身份证档案、资料：

e) 与发放和管理九位数临时居民身份证有关的其他文件资料（如有）。

3. 十二位数临时居民身份证工作的文件资料包括：

（三）居民身份证申请表更正卡（如有）；

（四）居民身份证发放和管理工作中的其他档案、资料及相关资料。”

c) 文件移交单（如有）；

d) 与发放和管理十二位数临时居民身份证有关的其他文件资料（如有）。

条 8. 接收文件资料进入居民身份证档案

1. 自向公民发放居民身份证或临时居民身份证之日起十五个工作日内，负责发放居民身份证或临时居民身份证的单位必须将文件资料移交给负责管理居民身份证档案的单位进行归档。

2. 档案工作人员接收由发放居民身份证或临时居民身份证单位移交的文件资料。接收时需检查文件资料是否齐全。直接接收的，须有交接记录；通过邮寄方式接收的，须在登记簿上记录。如文件资料不符合本通知第七条规定，则档案工作人员须要求移交方补充文件资料（直接接收的情况）或报告领导发出书面要求对方补充文件资料（邮寄接收的情况）。

条 9. 将文件资料归档到居民身份证档案中

1. 归档与发放和管理十二位数临时居民身份证相关的文件资料

a) 每位公民的文件资料放在一个独立的居民身份证档案袋内。如果无法全部放入一个档案袋，则需要创建下一个档案袋，并标记为“第一卷、第二卷…”；

b) 居民身份证文件资料按公民姓氏、名字、中间名、出生日期（男性单独、女性单独）的字母顺序排列，依据居民身份证档案袋上的信息。

2. 归档与发放和管理九位数临时居民身份证相关的文件资料

a) 手指指纹模式分类

- 根据Galton-Henry方法，在申请表和指纹卡上完整填写六个组的手指指纹模式分类公式；

- 检查分类结果，纠正错误的分类公式；

b) 排列申请表和指纹卡

- 申请表按姓氏、名字（男性单独、女性单独）和出生日期的字母顺序排列；

- 指纹卡按六个手指指纹模式分类组的顺序排列。

3. 整理居民身份证文件资料的工具包括文件柜、文件架及其他设备。

条 10. 转移居民身份证档案和文件

1. 居民已经获得、更换或重新颁发居民身份证或者居民身份证，且迁移常住地超出省、直辖市范围的，原居民身份证管理机关有责任将居民身份证档案和文件转移给新的常住地居民身份证管理机关。

2. 居民在国家居民身份证中心（属于国家登记、管理和国家人口数据局）或在非常住地的地方获得居民身份证的情况下，在颁发居民身份证之日起20日内，发证机关应将居民身份证档案和文件转移给常住地居民身份证管理机关。

条 11. 居民身份证档案中信息的调整和补充

需要调整和补充居民身份证档案中信息的情况包括：

1. 居民更换或重新颁发居民身份证、居民身份证。

2. 居民变更常住地。

3. 居民变更姓氏、中间名、名字；出生日期；特征；性别、籍贯的确认。

4. 居民死亡、失踪或法院根据法律规定宣布死亡、失踪。

5. 居民移居国外定居，或在国外定居的越南人返回国内常住。

6. 居民恢复越南国籍、被剥夺越南国籍、放弃越南国籍或被撤销授予越南国籍的决定，根据国籍法规定。

7. 法律和公安部规定的其他情况。

条 12. 居民身份证档案中信息和文件的利用

1. 利用居民身份证档案中的信息和文件必须按照公安部关于档案和业务档案制度的规定执行。

2. 可以查询、利用居民身份证档案中信息和文件的情况

a) 当居民申请、更换或重新颁发居民身份证、居民身份证时。

b) 根据法律规定和公安部的要求，当有关机关、组织和个人需要查询、核实居民身份证信息时。

3. 查询、利用居民身份证档案中信息和文件的程序

a) 对于机关、组织

- 由机关、组织负责人签署并盖章的书面请求，其中明确查询、利用的目的和内容；

- 机关、组织的介绍信；

- 出示居民身份证（居民身份证）或人民警察证。

b) 对于个人

- 经常居住地的乡、镇、街道委员会或工作单位确认的书面请求，其中必须明确查询、利用的目的和内容；

- 与请求内容相关的文件（如有）；

- 出示居民身份证（居民身份证）或人民警察证。

条 13. 查询、利用居民身份证档案中信息和文件的审批权限

1. 公安部部长批准外国机关、组织查询、利用、提供居民身份证档案中信息和文件的请求。

2. 国家公安局局长批准全国范围内查询、利用、提供居民身份证档案中信息和文件的请求以及经公安部部长授权的外国机关、组织的请求。

3. 省、直辖市公安机关管理居民身份证档案的主管人员批准在其管辖范围内查询、利用、提供居民身份证档案中信息和文件的请求。

条14. 查询、利用公民身份证档案信息资料的时间

1. 对于查询、利用信息资料以服务发放公民身份证、居民身份证的情况，公民身份证档案管理机关执行查询和答复结果的时间规定如下：

a) 对于要求机关位于区、市、镇，则对于查询以服务新发和更换公民身份证、居民身份证的情况不超过3个工作日；对于重新发放公民身份证、居民身份证的情况不超过7个工作日；

b) 对于要求机关位于山区、边境、海岛的县，则不超过10个工作日；

c) 对于要求机关位于其他县，则不超过7个工作日；

d) 对于要求机关位于中央直辖市以外的省，则不超过5个工作日。

2. 对于公安部门单位要求查询、利用信息资料以服务业务需求的情况，公民身份证档案管理机关执行查询和答复结果的时间规定如下：

a) 对于紧急、特急、加急的要求，则自接收请求起不超过8小时；

b) 对于信息齐全的要求，则自接收请求起不超过5个工作日；

c) 对于需要等待核实的要求，则自接收请求起不超过15个工作日。

3. 对于其他机关、组织和个人要求查询、利用信息资料的情况，公民身份证档案管理机关执行查询和答复结果的时间规定如下：

a) 对于手续正确、信息清晰的要求，则自接收请求起不超过7个工作日；

b) 对于需要核实的要求，则自接收请求起不超过20个工作日。

条15. 公民身份证档案保管

1. 公民身份证档案中的文件和资料必须存放在干燥通风的地方，确保不受潮、霉变，并采取防火、防爆、防自然灾害措施。

2. 公民身份证档案必须有足够的面积来存储所有关于公民身份证的文件和资料，并保持适当的温度、湿度和光照条件。

3. 公民身份证档案应配备齐全的技术设备和保存文件资料的工具。

4. 档案人员应及时向单位领导报告档案文件和资料以及档案设备的状态。

5. 单位负责人和直接管理公民身份证档案的公安机关领导负责制定内部规章制度和其他支持档案保管工作的文件。

条16. 公民身份证档案中文件和资料的保存期限

1. 与发放和管理公民身份证工作相关的文件和资料的保存期限为公民去世后20年。

2. 与发放和管理居民身份证工作相关的文件和资料的保存期限按照公安部2013年第32号通知《关于警务统计业务档案工作制度的规定》（2013年6月12日）的规定执行。

3. 对于被法院宣告死亡或失踪的公民的公民身份证、居民身份证发放和管理工作相关的文件和资料的保存期限为法院判决生效后20年。

条17. 居民身份证档案管理、利用和使用的责任

1. 公安部警察总局的责任

（二）指导公民身份证档案、资料的管理和使用，并检查执行公民身份证档案、资料管理法规的情况；

b) 指导居民身份证档案的管理、利用和使用，并检查执行有关居民身份证档案的法律规定的情况；

（四）与国家财政计划局和其他公安部相关单位合作研究制定配备支持公民身份证工作的设备方案；

d) 与公安部后勤技术总局、计划投资局、财务局及相关单位合作，研究制定配备设备和服务于居民身份证档案工作的手段的方案；

（六）指导有效利用公民身份证档案、资料以满足行业业务需求及机构、组织和个人的合法权利和利益。”

e) 指导有效利用居民身份证档案，以满足行业业务需求以及机关、组织和个人的合法权利和利益。

2. 省级公安机关、直辖市公安机关的责任

a) 在地方范围内建立、管理和利用居民身份证档案；

b) 安排专职人员从事居民身份证档案工作；

c) 组织定期或不定期检查地方的居民身份证档案工作；

d) 组织总结居民身份证档案工作；

3. 档案工作人员的责任

a) 不得擅自设立、涂改、伪造、修改或篡改居民身份证档案中的内容；

b) 不得侵占、损坏、丢失档案；不得违反规定将档案出售、转让、销毁或将档案带出存放地点；

c) 在未获得有权领导批准的情况下，不得擅自利用、提供信息或复制居民身份证档案中的资料；

d) 不得以侵犯国家利益、公安部门利益或机关、组织和个人合法权利为目的使用居民身份证档案中的信息。

条18. 相关单位在配合、交流和提供居民身份证信息方面的责任

1. 户口档案管理部门向居民身份证档案管理部门发送户口和人口变更信息表，当公民的户口或人口发生变更时，以便补充和调整居民身份证档案中的信息。

2. 居民身份证档案管理部门应与出入境管理部门及其他相关单位保持经常性、连续性的合作，在公民出入境、到边境地区居住、工作或学习时核实并提供相关信息。

3. 发布通缉令或撤销通缉令的机关有责任将通缉令或撤销通缉令发送给被通缉对象常住地的居民身份证档案管理部门，以便补充居民身份证档案中的信息。

4. 居民身份证档案管理部门应与犯罪分子身份证档案管理部门合作，交换和连接居民身份证档案中公民的信息与犯罪分子档案中的信息，以服务于对犯罪分子身份的核实。

第三章

组织实施

条 19. 生效日期

本通知自2016年4月18日起生效。

对于在本通知生效前存入居民身份证档案的不符合本通知规定的档案和材料，最迟应在2018年12月31日前完成重新整理，符合本通知的规定。

条 20. 执行责任

1. 公安部警察总局局长负责监督、指导、督促和检查本通知的实施情况。组织全国居民身份证档案工作的总结、评估和经验教训的提取；将科学技术应用于居民身份证档案工作。

2. 各总局局长、公安部直属单位负责人、省级公安局局长、直辖市公安局局长负责执行本通知。

在执行过程中，如遇困难或问题，各地方公安机关应及时报告公安部（通过公安部警察总局）以便及时指导。/。