I

账户管理

1

账户管理

1. 组织和个人办理行政手续的账户应遵守政府于2024年6月25日发布的第69/2024/NĐ-CP号法令关于电子身份识别和验证的规定。

2. 行政事务信息处理系统工作人员账户至少应具备以下功能：

a) 管理工作人员账户；激活账户；允许搜索、导出工作人员信息以供报告；

b) 管理用户组和用户：姓名、职务、部门、个人信息、系统访问权限；

c) 根据行政手续处理流程分配权限（按组、个人、职务分配）。

管理人员、组织、个人

II

目录管理， 档案、表格、行政手续

2

通用目录管理

1. 与国家通用电子目录系统、部委、省（如有）以及中央机关的电子目录管理系统保持同步。

2. 管理系统内部的电子目录。

管理员

3

行政手续、在线公共服务目录

1. 显示机构及其下属单位的行政手续、在线公共服务目录，并更新到国家行政手续数据库。

2. 组织并分类行政手续、在线公共服务，按照办理行政手续的对象（组织、个人）、服务类别（主题）、级别和提供机构进行，便于查找和使用。

3. 规范行政手续、在线公共服务代码和名称；与国家行政手续数据库保持一致。

管理员

4

行政手续处理状态目录管理

1. 设立/设计行政手续处理状态目录，在部级、省级行政手续信息处理系统中显示处理状态，具体如下：

a) 接收档案

- 一站式窗口接收档案：

+ 状态：已接收。

+ 信息：接收日期（例如：2023年8月15日）。

- 一站式窗口退回不完整、不准确或不在其管辖范围内的档案：

+ 状态：需补充文件。

+ 信息：补充、完善档案的原因。

- 一站式窗口退回组织、个人要求撤回的档案：

+ 状态：已退回。

- 一站式窗口拒绝接收：

+ 状态：停止处理。

+ 信息：拒绝接收的原因。

b) 办理行政手续

- 一站式窗口转交档案：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：有权处理的机关。

- 有权处理机关进行任务分配：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：当前位置、部门、处理人。

- 分配的任务处理人在行政手续未规定必须审查、核实档案或虽有规定但档案已满足提交有权机关决定条件时处理档案：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：当前位置、部门、处理人。

- 分配的任务处理人在审查、核实档案未满足处理条件时处理档案：

+ 状态：需补充文件。

+ 信息：需要补充的内容和原因。

- 分配的任务处理人在审查后发现档案不满足处理条件时处理档案：

+ 状态：停止处理。

+ 信息：不予处理的原因。

- 分配的任务处理人在档案正在征求相关机关意见时处理档案：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：当前位置、部门、处理人。

- 分配的任务处理人在档案按联动程序处理时处理档案：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：当前位置、部门、处理人。

- 分配的任务处理人在档案超期处理时处理档案：

+ 状态：正在处理。

+ 信息：处理期限、超期时间（例如：处理期限为2023年8月15日，超期3天）。

c) 结果交付

- 一站式窗口将已完成处理的档案转交结果：

+ 状态：已完成处理。

+ 信息：正在交付结果/已交付结果。

2. 定义和管理在档案流转过程中的处理状态转换流程图。

一站式窗口、有权处理机关、分配的任务处理人

5

电子档案、非交互式电子表格、交互式电子表格

1. 电子档案：

a) 连接国家数据库、专业数据库和国家公共服务门户，检查档案的合法性和完整性，利用现有电子数据，避免要求组织、个人重复提供信息；

b) 电子数据的文件必须至少包括以下字段：文件类型代码；组织、个人的身份识别号码（补充姓名、出生年份、颁发日期、颁发机关，如果个人没有个人身份识别号码）；文件名称；文件主要内容摘要；有效期限；有效范围（如有）；

c) 将尚未数字化的档案部分进行数字化，确保完整性和准确性，并在处理前进行数字签名；

d) 必须保证打印出来的内容与纸质表格相同，且填写信息方便、准确；

e) 数字化后的电子档案文件格式：文本或图像格式；

e) 允许管理电子档案，包括录入档案、查找档案、查看档案列表、补充录入档案。

2. 无交互式电子表单：

a) 管理和存储行政程序档案的电子形式；提供界面供工作人员录入数据及组织和个人进行跟踪；

b) 管理表单的法律依据；

c) 表单格式统一，符合法律规定，确保可查询、存储和分享数据，并提供足够的信息以支持组织和个人在办理行政程序过程中的需求；

d) 设计以下基本表单：

- 接收档案和预约结果通知书；

- 要求补充和完善档案的通知书；

- 拒绝处理行政程序档案的通知书；

- 请求延长处理时间的通知书；

- 处理档案流程监控表；

- 定期和不定期评估表；

- 各种处理行政程序的结果表格；

- 其他相关表格（根据实际需要）；

3. 交互式电子表单（适用于截至2026年3月1日前仍运行的中央政府公共服务门户，根据2025年6月9日第118/2025/NĐ-CP号法令第四十条第二款的规定）：

a) 提供选择模式，使用户无需重复输入已在中央行政程序信息系统数据库中已有的数据（包括中央和省级行政程序信息系统内部各部、省的数据系统以及国家层面的数据系统，这些系统已与中央和省级行政程序信息系统连接并共享）；

b) 在每个数据录入点直接提供指导，以便用户在需要时查看；

c) 存储用户在交互式电子表单中输入的信息，允许导出为文件或打印；

d) 直接在电子表单上数字签名；

戌) 确保满足现行法律法规的要求；

管理员

6

档案流转

1. 允许机关内各单位之间流转档案，以配合审核档案；

2. 更新处理行政程序过程中状态；

接收和发放人员、审核人员、文书档案人员

7

行政程序流转和处理流程

1. 设计和管理各部门和处理小组之间的行政程序档案流转和处理流程。流程必须具有动态调整功能（在设置和设计流程方面灵活）；

2. 对于有期限的流程：允许在流程各步骤设定处理期限（注意所有步骤的总处理时间应小于或等于解决期限；允许在详细到分钟的流程步骤中设定处理时间）。对于没有期限的流程，则不强制要求各步骤总时间与整个流程时间一致；

3. 流转和处理流程必须包含要求公民和企业补充档案的功能（如果档案不符合条件）；

4. 流转和处理流程必须体现通过中央和省级行政程序信息系统、国家公共服务门户、从中央到地方的行政程序信息系统接收档案后处理行政程序的情况；

管理员

8

监控行政程序档案处理过程

1. 允许按时间记录行政程序档案处理过程；

2. 查询档案状态和处理结果；

单位领导、部门领导、审核人员、接收和发放人员、程序控制人员

9

直观显示行政程序流转流程

在定义和管理以及报告过程中，行政程序流转和处理流程将以直观图表的形式展示；

管理员、部门领导、单位领导

III

任务由侦查机关、意数字化和集成与eSign，经政府令第109/2025/NĐ-CP和第193/2025/NĐ-CP修正补充数字签名

10

确保满足以下最低要求：

1. 允许验证签署主体和数字签名；

2. 允许检查数字签名证书的有效性；

3. 允许连接到公共数字签名认证服务门户；

4. 允许存储和删除数字签名消息附带的信息；

5. 允许更改、添加或删除由创建和发行数字签名证书的机构或组织的证书；

6. 通过文字或符号通知签署人数字签名是否成功；

所有工作人员

集成eSign门户

11

1. 允许集成公共、专用公务和确保安全的专用电子签名；

1. 允许验证签署主体和数字签名；

2. 数字签名符合国家关于数字签名的标准和技术规范；

3. 具备将电子表单转换为常见文件格式（如.pdf、.xml、.json）的功能；

4. 允许查看完成数字签名后的文档以检查签署人的信息准确性；

5. 允许签署人下载已完成数字签名的文档到设备；

行政程序受理和处理

集成eSign门户

IV

行政程序档案受理

12

1. 对于按照2025年6月9日第118/2025/NĐ-CP号法令第十五条第一款和第二款规定方式受理的档案，确保：

a) 与电子身份识别和验证系统连接和共享数据，以检查和验证信息（根据2025年6月9日第118/2025/NĐ-CP号法令第十七条第一款a项的规定）；

b) 与国家数据库、专业数据库、通用信息系统、国家公共服务门户连接和共享数据，以利用已有电子数据的行政程序档案组成部分，无需重新申报或提交；

c) 支持受理和发放人员：显示与需处理的行政程序相对应的所需提交档案目录；

c) 支持工作人员接收和交付结果：显示与需处理的行政程序相对应的所需提交的文件目录；

d) 新增申请材料（按照申请表、申报表及相关文件的要求）：所需信息、身份标识和附带文件。检查输入信息的完整性和合规性。

2. 对于通过国家公共服务门户提交的在线申请，确保：

a) 查看组织和个人通过国家公共服务门户提交的行政手续清单，该清单已发送至中央或省级行政手续处理信息系统；

b) 允许简单搜索和高级搜索在线提交的申请；

c) 拒绝接收申请并记录拒绝理由（在未由受理人员接收时）；

d) 要求修改和完善申请（当申请不完整或不准确时），明确指出内容、原因及具体指导一次；

戊) 受理人员在线接收申请并转交处理人员；

e) 显示按申请类型分类的已接收申请目录，包括：行政手续类型、申请编号、申请内容、预约日期等信息；

g) 支持验证和利用组织和个人现有的文件，以简化相关申请材料和文件；

h) 支持将通知发送到行政手续处理信息系统的工作人员账户，这些工作人员负责在一站式窗口接收申请；

3. 接收行政手续申请的一般要求：

a) 行政手续申请编号由行政手续处理信息系统自动生成，并在各机关、单位与组织、个人之间以及各系统之间的交易活动中统一使用。申请编号结构根据《政府令》第118/2025/NĐ-CP号第28条第2款的规定；

b) 在申请被接收后，系统应有机制区分通过国家公共服务门户接收的申请；直接在一站式窗口接收的申请或通过邮政服务公司接收的申请；通过企业、个人提供的服务接收的申请；根据法律规定授权接收的申请；流动或现场（非办公地点）接收的行政手续申请；

c) 将申请转交有权处理机关：根据《政府令》第118/2025/NĐ-CP号第18条的规定；

一站式窗口工作人员

13

补充申请材料

1. 显示待补充的申请材料列表。

2. 允许更新补充后的信息，当组织和个人提供所有必要的信息和文件时。

3. 处理：根据法律规定（按部门或个人）。

4. 支持将通知发送到行政手续处理信息系统的受理人员账户，当组织和个人已经补充了申请材料的信息时。

受理和发结果人员

14

分配审核申请

1. 允许有权机关负责人、部门领导分配人员处理审核转来的申请。

2. 再次分配审核。

3. 准备内部联通更新电子申请的状态和处理痕迹，与各级一站式窗口和其他内部机关共享（内部联通）通过部级或省级共享平台。

4. 允许多份文件附加并进行多份文件的数字签名（如有需要）。

有权机关负责人、部门领导

15

审核申请

1. 显示正在处理的申请列表：申请编号、行政手续名称、申请内容、预约日期、申请状态。

2. 显示选定处理的申请详细信息及其附件。

3. 支持按照规定的工作目录处理申请：待处理申请、需补充资料的申请、已补充资料待处理的申请。

4. 按目录查询：待处理申请、需补充资料的申请、已补充资料待处理的申请、已参与处理的申请。

5. 支持委托处理、延长处理时间（如获准）。

6. 解析、更新纸质文件的电子数据。

7. 数字化并更新到系统中。

8. 转交一站式窗口处理和发结果的申请。 不符合条件（如有）：通知拒绝理由和需要补充的内容，重新计算处理期限从收到完整申请材料之日起算。9. 对于必须征求有关机关意见的申请，要求协调处理：

a) 允许发送电子文件，明确内容、征求意见的时间和回复方式；

b) 允许更新意见和结果到部级或省级行政手续处理信息系统。

10. 在不需要协调的情况下转交处理。

11. 提交审批。

12. 内部联通更新电子申请的状态和处理痕迹，与其他相关机关共享（内部联通）通过部级或省级共享平台。

13. 允许多份文件附加并进行多份文件的数字签名（如有需要）。

审核人员

批准申请

16

1. 显示待批准的申请列表。如果初步处理结果未达到要求，需要再次提交，则允许转回相关部门或处理人员。

2. 允许多次签署（在申请需要多次流转到其他机关协调处理的情况下）。

3. 允许签署多份申请（如有需要）。

4. 拒绝申请并更新指导意见。

5. 显示已签署的申请列表。显示退回的申请列表。

6. 支持通过电子邮件、短信、电话或经授权的社交媒体向组织和个人通报超期处理的申请（如有需要）。

7. 内部联通更新电子申请的状态和处理痕迹，与其他相关机关共享（内部联通）通过部级或省级共享平台。

领导单位、受权审批的部门领导

停止执行行政手续

17

停止执行行政程序

按照第118号2025年政府法令第21条的规定，保存处理档案的状态并停止执行行政程序，对于要求暂停执行行政程序的组织和个人。

管理员

18

提供行政程序办理结果

1. 允许对行政程序办理结果进行数字签名，并根据档案工作法律规定发行电子版本，提供给组织和个人。

2. 显示已处理档案的信息、档案办理结果的状态；完成档案处理的时间点，等待交付办理结果（用于计算档案是否按时或超时）。

3. 支持通知必须缴纳财政义务的行政程序的执行时间（如有）。

4. 更新向组织和个人提供的办理结果信息，包括办理结果的时间和按规定缴纳费用的收据。

5. 更新接收结果的人的信息（在代收或被授权接收的情况下）。

6. 将办理结果数据更新到系统中。如果已有结果但组织和个人未携带完整原始档案进行核对，则更新未提供结果的数据，直到满足按规定提供结果的所有条件为止。在退回档案的情况下，允许在办理结果部分输入明确拒绝理由的通知。

7. 确保电子版行政程序办理结果的数据消息符合法律规定，该结果附有编号并存储在国家数据库或专业数据库或部级、省级行政程序档案库中。

8. 电子行政程序档案的保管期限按照档案法和专业法规定执行。

9. 在内部通过共享平台实现与部级、省级其他相关机构之间的电子办理结果信息互联互通（内部互联）。

10. 同步将电子版行政程序办理结果及其档案办理状态上传至国家公共服务门户，以提供给组织和个人。

受理和发结果人员

V

功能便利

19

打印功能

直接从软件打印（可以在正在处理的步骤中立即打印或重新打印，也可以事后打印）以下类型的文件：

1. 接收档案和约定交付结果通知书；

2. 补充和完善档案请求表；

3. 拒绝办理档案行政程序通知书；

4. 延长办理时间请求表；

5. 办理过程控制表；

6. 评价表（定期和不定期）。

单位领导、部门领导、审核人员、接收和发放人员、程序控制人员

20

通知、提醒事项

提供总体情况通知功能，显示由工作人员处理和解决的档案类型，在工作人员的工作界面上显示如下：

1. 对于接收和交付结果的工作人员：

a) 等待接收的档案数量；

b) 需要补充的档案数量；

c) 等待交付结果的档案数量；

d) 已补充但等待接收的档案数量；

e) 正在处理的档案数量；

f) 被拒绝的档案数量；

g) 即将到期的档案数量；

h) 所有档案。

2. 对于审核人员：

a) 正在接受审核且等待解决的档案数量（在期限内/超期）；

b) 需要补充的档案数量；

b) 正在提交审批的档案数量。

3. 对于各室、处负责人：

a) 正在接受分配审核且等待解决的档案数量（在期限内/超期）；

b) 等待审批的档案数量；

c) 等待单位领导审批的档案数量；

d) 参与处理的档案数量。

4. 对于单位领导：提供等待审批的档案数量通知功能。

5. 提醒超过处理期限的任务。当有新任务需要处理时进行提醒。

6. 支持与其他通用系统集成提醒功能，如部级、省级通用内部信息系统（如有）。

集成eSign门户

21

查询

1. 根据与行政程序档案相关的属性查询信息，如：接收时间段、领域、处理单位、处理期限、处理状态、行政程序、公民姓名、企业名称。

2. 可按单一标准或组合多个标准进行查询。

集成eSign门户

22

虚拟助手

提供虚拟助手支持公务员、职员和官员执行行政程序和在线公共服务。

集成eSign门户

VI

统计报告

23

计划内团队

1. 按多个标准生成统计报告：领域、时间、处理单位、状态、处理过程、处理人员。

2. 支持生成常见格式的报告功能（根据2017年12月15日信息通信部发布的第39号2017年通函），如文本、表格、演示文稿。

3. 公开每期档案处理状态的信息。

4. 直接从软件打印统计报告。

5. 允许搜索和服务使用个人或组织的信息，以服务报告或调查。

6. 以图形形式（图表、流程图、图像等）直观地统计行政程序办理结果。

单位领导、部门领导、审核人员、接收和发放人员、程序控制人员

24

报告模板

1. 允许定义所有与行政程序档案相关的属性的报告模板，包括处理情况报告和定期报告。

2. 个性化报告模板。允许用户保存他们自己的报告格式并在需要时重复使用。

3. 通过界面自定义可视化报告。

4. 允许以文本、表格、演示文稿格式导出报告（例如.docx、.xlsx、.pdf...）以及根据定期或临时报告制度的要求，由部、行业、地方有权发布的规定。

管理员

25

档案处理状态统计

统计全线上、部分线上、在线信息提供服务及所有档案的行政程序处理状态。统计数据至少按月、季度、年度、行政程序领域和年初至今，具体如下：

1. 已接收的档案数量。

2. 正在处理的档案数量。

3. 已处理的档案数量（对于今年接收的档案）。

4. 按时处理的档案数量。

5. 超期处理的档案数量。

6. 服务数量。

所有对象

第七

运营和操作

26

查询状态

1. 查询组织和个人的申请状态及处理结果。

2. 支持通过：二维码、申请编号、移动平台应用程序、短信或经授权的应用程序进行查询。最低要求是能够通过申请编号进行查询。

受理和发结果人员

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指导和管理

提供关于指导和管理的信息：

1. 需要处理的申请操作信息。

2. 按期公布申请处理情况：按时处理的申请数量，超期处理的申请数量。

3. 为组织和个人提供查询和行政手续指南。

4. 详细记录申请处理过程，包括：申请状态；当前所在部门；已处理步骤；超期部门（如有）；直接处理人员（如有）；即将到期的申请。

单位领导、部门领导、管理者、组织和个人申请人

第八

组织和个人电子数据仓库管理

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组织和个人电子数据仓库管理

组织和个人电子数据仓库应确保：

1. 可配置与行政手续目录、结果和纸质文件部分同步。

2. 可从中央级和省级电子数据仓库重复使用文件；如无文件，则中央级和省级电子数据仓库需从国家公共服务门户的电子数据仓库中查询。

3. 统计组织和个人电子数据仓库中的文件存储和重复使用情况。

4. 设计动态表单以存储重要文件信息。

5. 统计每个组织和个人的存储容量。

符合法规规定的行政手续接收和处理结果的存储要求。

6. 符合《国务院令第45号》（2020年4月8日发布）第十八条规定的电子行政手续处理结果转换为纸质文件的要求。

7. 现有信息与国家公共服务门户同步。

管理者、授权管理员

29

使用组织和个人电子数据仓库

1. 允许存储和重复使用电子行政手续文件部分和处理结果。

2. 允许存储被拒绝接收的组织和个人的文件。

3. 根据《国务院令第45号》（2020年4月8日发布）第十六条第三款和第四款的规定，提供组织和个人电子数据仓库，帮助其管理和保存与行政交易相关的电子信息和数据。

管理者、审核员、受理和结果发放人员、授权管理员

第九

联动、集成和共享信息家联动、集成和共享信息与系统

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与系统的联动、集成和信息共享

1. 确保电子支付集成能力。

2. 确保eSign门户集成能力。

3. 确保电子发票集成能力。

4. 确保邮政/公共邮政服务集成能力。

5. 确保与其他软件和数据库的集成能力（例如：全国人口数据库、文档管理系统、司法记录系统、户籍登记、企业注册、企业档案查询等）。

6. 确保信息交换服务的集成能力，至少包括：

a) 电子邮件服务;

b) 互联网提供的服务（经授权的应用程序）

c) 短信服务

d) 部门应用（如有）：由各部门管理的应用程序，用于组织和个人与政府机构之间的信息和数据交换，如iHanoi、Hue-S等应用。

管理员

31

与国家公共服务门户的联动、集成和信息共享

1. 按现行规定与国家公共服务门户实现联动、集成和信息共享。

2. 确保与国家公共服务门户的信息和状态同步，包括申请接收、处理和处理结果。

管理员