令第110/2004/ND-CP关于文书工作

令

关于文书工作

中华人民共和国国务院

根据2001年12月25日《政府组织法》；
根据一九九六年十一月十二日颁布的《法规制定程序法》和二〇〇二年十二月十六日颁布的《关于修改和补充〈法规制定程序法〉若干条款的法》；
根据二〇〇一年四月四日颁布的《国家档案条例》；
根据内务部长的提议，

令

章 I

总则

第一条 调整范围与对象

1.本条例规定了文书工作的内容以及国家对文书工作的管理；适用于国家机关、政治组织、政社组织、社会组织、行业组织和人民武装单位（以下统称机关、组织）。

2.本条例规定的文书工作包括机关、组织在起草和发布文件过程中的相关工作，文件和其他资料的管理，以及在文书工作中印章的管理和使用。

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在本规定中，下列术语具有如下含义：

1. "文件草稿是指在机关、组织起草文件过程中形成的书面或打印版本；

2. "文件正本是指经有权人审批的最后一份草稿；

3."文件正式文本"是指机关、组织发布的完整内容和格式的文件。正式文本可以制作成多个具有同等效力的副本；

4. "正式文本复印件是指按照规定格式复制的与正式文本内容完全一致的副本。正式文本复印件必须从正式文本中制作；

5. "抽取复印件是指按照规定格式复制文件部分内容的副本。抽取复印件必须从正式文本中制作；

6. "复制副本是指从正式文本复印件中按照规定格式复制的与原件内容完全一致的副本；

7. "档案是指一组相互关联的关于某一问题、事件或具体对象的文件、资料，或者具有一个（或几个）共同特征如文件类型名称；发布文件的机关、组织；时间或其他特征，在跟踪和处理属于某一机关、组织或个人职能范围内的事务过程中形成的一组文件、资料；

8. "立卷是指将跟踪和处理事务过程中形成的文件、资料按一定原则和方法整理成案卷的过程。

第三条 文书工作的责任

1.机关、组织负责人在其职权范围内，负责指导文书工作，并指导科学研究和技术应用到文书工作中。

2.所有个人在跟踪和处理与文书工作有关的事务时，必须严格遵守本条例及其他法律法规关于文书工作的规定。

章 II

起草、发布文件

第四条 文件形式

各机关、组织活动中形成的文件形式包括：

1.根据1996年11月12日颁布的《规范性法律文件制定法》和2002年12月16日修订的《规范性法律文件制定法若干条款修正案》规定的规范性法律文件；

2.行政文件

决定（个别）、指示（个别）、通告、通报、计划、方案、提案、报告、会议纪要、请示、合同、公文、电报、证书、授权书、邀请函、介绍信、请假单、路条、收件回执、寄送单、转交单；

3.专业文件

各类专业文件的形式由部长或行业主管部门首长规定，并须与内务部部长协商一致；

4.政治组织、政社组织的文件

政治组织、政社组织文件的形式由该组织中央机关负责人规定。

条 5. 文本格式

1. 规范性文件和行政文件的文本格式

a) 规范性文件和行政文件的文本格式包括以下组成部分：

- 国号；

- 制发文件的机关、组织名称；

- 文件编号和代号；

- 文件发布地点和日期；

- 文件类型和主要内容摘要；

- 文件内容；

- 具有权限者的职务、姓名和签名；

- 机关、组织的印章；

- 发送单位；

- 标注紧急程度或保密等级（适用于紧急或机密文件）。

b) 对于公文、电报、介绍信、邀请函、发送单、转交单，除上述a点规定的组成部分外，还可以补充机关、组织地址；电子邮件地址；电话号码、电传号码、传真号码。

c) 文本格式和技术由内务部部长和政府办公厅主任规定。

2. 专业文件的文本格式

专业文件的文本格式和技术由各行业主管部门部长或负责人在与内务部部长协商一致后规定。

3. 政治组织和社会政治组织的文本格式

政治组织和社会政治组织的文本格式和技术由该组织中央机构的主要负责人规定。

4. 与外国机关、组织或个人交流的文本格式和技术应遵循国际惯例。

条 6. 起草文件

1. 规范性文件的起草按照1996年11月12日颁布的《规范性文件制定法》和2002年12月16日修订的《规范性文件制定法若干条款修正案》的规定进行。

2. 其他文本的起草规定如下：

a) 根据待起草文件的性质和内容，机关、组织的主要负责人指派单位或个人负责起草或主持起草。

b) 单位或个人应负责以下工作：

确定待起草文件的形式、内容和紧急程度或保密等级；

收集并处理相关的信息；

起草文件；

如有必要，向机关、组织的主要负责人建议征求相关机关、组织或个人的意见，并研究采纳意见以完善草案；

提交草案及相关材料供审批。

条 7. 审核草案及已审草案的修改和补充

1. 文本草案必须由有权签署文本的人审核。

2. 修改和补充已审草案必须提交给审核人审查并作出决定。

条 8. 打字和复制

打字和复制文件必须满足以下要求：

1. 准确无误地打字原稿，符合文本格式和技术要求。如发现原稿中有错误或不清楚的地方，打字人员必须询问起草单位或个人或审核人；

2. 按照规定数量复制。

3. 保持文本内容的秘密性，并按规定的时限完成打字和复制。

条 9. 在签署发布前检查文件

1. 单位负责人或主持起草文本的个人必须检查文本内容的准确性并承担责任。

2. 各部、相当于部级的机关、政府直属机关以及各级人民政府办公室主任（以下简称办公室主任）；没有办公室的机关、组织的行政科长（以下简称行政科长）；被指派负责协助机关、组织主要负责人管理文书工作的人员（以下简称责任人），必须检查并对其形式、格式、技术要求和发布程序承担责任。

条10. 签署文件

1. 在实行首长负责制的机关、组织，机关、组织负责人有权签署所有该机关、组织的文件。机关、组织负责人可以授权副职代为签署（签）其分管领域的文件。

2. 在实行集体负责制的机关、组织

a) 对于机关、组织的重要问题，根据法律规定或组织章程规定必须集体讨论并按多数决定的事项，签署文件的规定如下：

机关、组织负责人代表（代）领导班子签署机关、组织的文件；

负责人的副职和其他担任领导职务的成员可以代表集体，代机关、组织负责人签署受负责人委托的文件和其分管领域的文件。

b) 对于其他问题的文件签署，按照本条第1款的规定执行。

3. 在特殊情况下，机关、组织负责人可以授权下一级干部代为签署（转委）某些应由自己签署的文件。转委签署必须以书面形式规定，并限定在一定时间内。被授权人不得再转授他人签署。

4. 机关、组织负责人可以授权办公厅主任、行政科长或其他一些单位负责人代为签署（转令）某些类型的文件。转令签署的具体规定应在机关、组织的工作制度或文书工作制度中明确。

5. 签署文件时不得使用铅笔；不得使用红色或其他易褪色的墨水。

条11. 文件副本

1. 本法令规定的副本形式包括正本复印件、摘录副本和登记副本。

2. 副本的形式规定如下：

复制形式：复制正本或摘录复制，或登记复制；复制机关、组织名称；副本编号、标识；复制地点和日期；有权限人的职务、姓名和签名；复制机关、组织的印章；接收地点。

3. 按照本法令规定制作的正本复印件、摘录副本和登记副本具有与原件相同的法律效力。

4. 不按本条第2款规定的形式复制带有印章和签名的文件副本，仅具有信息参考价值。

章 III

文件管理、管理和使用公章

节1. 收文管理

条12. 收文管理程序

所有文件，包括个人寄送至机关、组织的信件（以下统称收文），均须按照以下程序进行管理：

1. 接收、登记收文；

2. 上报、移交收文；

3. 办理及跟踪督促办理收文

条13. 接收、登记收文

来自任何来源的收文都必须集中在机关、组织的文书部门进行接收、登记手续。未在文书部门登记的收文，各单位和个人没有责任处理。

条14. 呈送、移交来文

1. 来文应及时呈送给负责人，并移交给有关单位和个人处理。带有紧急程度标志的来文应在收到后立即呈送和移交。

2. 移交文件必须准确并保持文件内容的秘密性。

条15. 处理及跟踪督促来文处理

1. 机关、组织负责人应负责及时指导处理来文。机关、组织负责人的副手根据负责人的委托或其分管领域，指导处理相关来文。

2. 根据来文内容，机关、组织负责人应将文件交由单位或个人处理。单位或个人应按照法律规定的时间或机关、组织的规定期限研究和处理来文。

3. 机关、组织负责人可以指派办公室主任、行政科长或其他被指定的责任人执行以下工作：

a) 审查所有来文并向重要和紧急的来文报告；

b) 将来文分配给各单位或个人处理；

c) 跟踪和督促处理来文。

条16. 来文管理业务应按照国家档案局文书与档案司司长的指导进行实施。 文件和国家档案。

节2. 去文管理

条17. 去文管理程序

所有由机关、组织发出的文件（以下简称去文）应按以下程序进行管理：

1. 检查格式、形式和技术展示；记录编号、标识和日期；

2. 加盖机关印章和紧急程度、密级印章（如有）；

3. 登记去文；

4. 办理手续，发送并跟踪去文发送情况；

5. 存档去文。

条18. 发送去文

1. 去文应在签发当日完成文书手续并发送，最迟不超过次工作日。

2. 去文可以通过传真或网络快速发送给接收方。

条19. 存档去文

1. 每份去文至少存两份正本；一份存放在机关、组织的文书部门，另一份存入档案。

2. 存放在机关、组织文书部门的去文正本应按登记顺序排列。

3. 法规和其他重要文件的正本应使用优质纸张，pH值中性，并用耐久墨水打印。

条20. 去文管理业务应按照国家档案局文书与档案司司长的指导进行实施。 和国家档案。

节3. 立现行卷宗及向机关、组织现行保管处提交文件 机关、组织

条21. 立现行卷宗的内容及对所立卷宗的要求

1. 立现行卷宗的内容包括：

a) 开卷；

b) 收集、更新在跟踪、处理事务过程中形成的文件、资料到卷宗中；

c) 结卷并编制目录。

2. 对所立卷宗的要求：

a) 所立卷宗应准确反映单位或机关、组织的功能和任务；

b) 收集到卷宗中的文件、资料应相互关联，并准确反映事件的发展过程或事务处理的程序；

c) 收集到卷宗中的文件、资料应具有相对均衡的保存价值。

条 22. 移交文件至现行档案

1. 单位和个人在机关、组织中的责任

a) 机关、组织内的单位和个人必须按照本条第2款规定的期限，将具有保存价值的文件、资料移交给机关、组织的现行档案。

b) 如果单位或个人需要保留已到移交期限的文件、资料，则必须编制清单提交给机关、组织的现行档案，但保留期限不得超过两年。

c) 所有干部、公务员和职员在退休、离职或调任前都必须将文件、资料移交给单位或接任者。

2. 移交文件至现行档案的期限规定如下：

a) 行政文件：自工作结束年度起一年后；

b) 科学研究、应用科学技术文件：自项目正式验收年度起一年后；

c) 基础建设文件：自工程决算之日起三个月后；

d) 照片、电影胶片；微缩胶片；录音、录像和其他文件：自工作结束之日起三个月后。

3. 移交手续

在移交文件时，必须编制两份“文件、资料移交目录”和两份“文件交接证明”。移交文件的单位或个人以及机关、组织的现行档案各持一份。

条 23. 文件立卷和移交现行档案的责任

1. 机关、组织的主要负责人负责指导文件立卷和将文件、资料移交给机关、组织的现行档案的工作，针对其管理范围内的机关、组织。

2. 办公室主任、行政处处长或其他被指定负责的人应承担以下职责：

a) 向机关、组织的主要负责人提供咨询，在指导下级机关、组织进行文件立卷和移交文件、资料至现行档案的工作，并进行检查和指导；

b) 组织实施在其所在机关、组织内进行文件立卷和移交文件、资料至现行档案的工作。

3. 机关、组织内各单位的主要负责人应对机关、组织的主要负责人负责，关于其单位的文件立卷、保管和移交现行档案的工作。

4. 在处理事务的过程中，每个人必须为该事务建立文件。

条 24. 当前文件立卷和移交现行档案业务的执行 按照国家档案局局长的指导进行执行。.

节 4. 公文用印管理和使用

条 25. 用印管理和使用

1. 公文用印的管理和使用按照有关法律法规的规定和本法令的相关规定执行。

2. 机关、组织的印章必须由文书人员保管并在机关、组织内盖章。文书人员负有以下责任：

a) 在未获得有权人书面许可的情况下，不得将公章交给他人；

b) 必须亲自在机关、组织的文件、材料上盖章；

c) 只能在已获有权人签字的文件和纸张上盖章；

d) 不得盖空章。

3. 机关、组织的印章和办公室或机关内单位的印章的使用规定如下：

a) 由机关、组织发布的文件必须加盖机关、组织的印章；

b) 由办公室或单位在其权限范围内发布的文件必须加盖办公室或单位的印章。

条 26. 加盖印章

1. 印章必须清晰、端正、方向正确，并使用规定的印泥。

2. 当在签名上加盖印章时，印章应覆盖签名左侧约三分之一处。

3. 对于附属于主文件的附件加盖印章由文件签署人决定，并应在首页加盖，覆盖机构、组织名称或附件名称的一部分。

4. 对文件和专业资料进行骑缝盖章、凸版盖章按照部长或行业主管部门负责人的规定执行。

章 IV

国家对文书工作的管理

条 27. 文书工作国家管理的内容

文书工作国家管理的内容包括：

1. 制定、发布并指导实施有关文书工作的法律法规；

2. 统一管理文书业务；

3. 管理文书工作中的科学研究和技术应用；

4. 管理文书工作人员的培训和继续教育；管理文书工作的评比表彰工作；

5. 监察、检查、处理文书工作的申诉和控告以及违法行为；

6. 组织文书工作的中期总结和全面总结；

7. 在文秘领域开展国际合作。

条 28. 文书工作管理责任

1. 民政部对政府负责，根据本条例第27条的规定实施文书工作的国家管理。

国家档案局有责任协助民政部部长实施文书工作的国家管理。

2. 各部门、相当于部门的机构、政府直属机构；中央政治组织、政治社会团体、社会组织、职业社团、经济组织和各级人民委员会在其职责范围内应当：

a) 根据法律规定，制定并指导实施有关文书工作的制度和规定；

b) 检查其管辖范围内的机构和组织执行文书工作制度和规定的情况；处理文书工作的申诉和控告，并按权限处理违法行为；

c) 组织和指导将科学技术应用于文书工作；

d) 组织和指导文书工作人员的培训和继续教育；管理文书工作的评比表彰工作；

e) 组织和指导本行业、领域和地方的文书工作中期总结和全面总结。

条 29. 机关、组织文书机构的组织和任务

1. 根据工作量，各机关、组织应设立文书室或安排文书人员（以下统称机关文书）。

2. 机关文书的具体任务如下：

a) 接收、登记来文；

b) 向各单位和个人呈送、移交来文；

c) 协助办公室主任、行政科长或其他被指定负责监督和催办来文的人；

d) 接收提交给有权审批、审阅和签署发布的文稿；

e) 检查格式、形式和排版；记录编号和日期；加盖紧急程度和密级印章；

f) 登记、办理发行、发送手续并跟踪发送情况；

g) 整理、保管并提供存档文件的查阅和使用服务；

h) 管理登记和管理文件的账簿和数据库；办理介绍信和通行证明；

i) 保管和使用机关、组织的印章和其他类型的印章。

条 30. 担任文书工作的人员必须具备法律规定的事文官等业务标准。 在文书工作中有成绩的机关、组织和个人，依照法律规定给予奖励。

章 V

奖励、处理违规行为及申诉、举报

条 31. 表彰奖励

违反本法令和其他法律规定关于文书工作的规定者，根据其性质和程度，依法予以纪律处分或追究刑事责任。

第三十二条 处罚

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条33. 申诉和控告

一、组织和个人有权对违反关于文书工作法律的行为提出申诉。

二、个人有权对违反关于文书工作法律的行为进行检举。

文书工作中的申诉和检举处理按照法律规定办理。

章 VI

实施条款

条 34. 生效日期

1. 本决定自发布之日起15日后生效。

撤销由政府委员会于1963年9月28日发布的第142号法令附带发布的关于公文、文件和档案工作的条例中的第一节——公文、文件工作，并废除与本法令规定相抵触的以前的规定。

条 35. 实施指导

内务部部长负责指导实施并检查本法令的执行情况。

条 36. 执行责任

各部部长、各部级机构首长、政府直属机构首长、各省、直辖市人民政府主席负责执行本法令。