决定第126/2000/QĐ-BNN-VP号关于颁布支持农业和农村发展部行政改革计划的项目管理委员会运作规定

部长决定

农业农村部

关于发布农业与农村发展部支持行政改革计划项目管理委员会运作规定的通知

农业农村部部长

根据一九九五年十一月一日政府第73-CP号决定关于农业与农村发展部的职能、任务、权限和组织机构；
根据二〇〇〇年十二月七日农业与农村发展部部长第5714/2000/QĐ-TCCB号决定关于成立农业与农村发展部支持行政改革计划项目管理委员会；
根据“农业与农村发展部行政改革计划支持项目”文号VIE 98/O04/B/01/99的文件，该文件由农业与农村发展部与联合国开发计划署驻越南代表处签署；
经办公厅主任和人事司司长提议；

决定：

条1- 随附本决定发布农业与农村发展部支持行政改革计划项目管理委员会运作规定。

条2- 本规定自签发之日起生效。

条3- 办公厅主任、项目经理、各有关机关负责人及项目管理委员会成员根据本决定执行。

规则 项目管理委员会

行政改革计划支持项目
（农业与农村发展部二〇〇〇年十二月八日第126/2000-QĐ/BNN-VP号决定发布）

第一章
国际金融公司资助该项目的是国际开发协会。

条1- 农业与农村发展部支持行政改革计划项目管理委员会（以下简称项目管理委员会）设立，以协助国际专家、国内专家、高级管理工作组等实施项目活动，实现项目文件中规定的各项目标和成果。

条2- 项目管理委员会设在农业与农村发展部办公厅，在部长领导下，由办公厅主任兼国家项目经理直接管理。项目管理委员会成员包括由部长任命和免职的办公厅、人事司、国际合作司、农业政策与发展司的公务员；由项目经理根据联合国开发计划署的规定招聘的其他辅助人员。

条3- 项目管理委员会成员可以专职或兼职工作，由项目经理决定。成员参与项目活动时的权利和义务将按照政府现行规定或联合国开发计划署的规定执行。

条4- 项目管理委员会在共同活动中实行民主集中制原则；具体管理中实行首长负责制；成员的任务明确具体，并在项目实施过程中密切配合。

第二章

项目管理委员会成员的责任

第五条- 国家项目经理：

a- 对项目的总体管理和实施负全责，确保项目实施的监督严格，对农业与农村发展部部长、政府和联合国开发计划署负责，确保项目资源使用符合目的并有效率。

b- 确保政府为项目提供的资金承诺得到充分履行。

c- 负责招聘专家和项目官员，管理项目管理委员会的整体结构，监督项目协调员（协调人）日常工作的执行情况。

d- 管理项目财务活动，决定和承担责任范围内的项目支出，确保支出符合目的，符合项目预算，最大限度地服务于项目活动和结果。

đ- 负责制定并与联合国开发计划署、国家计划投资部和其他政府机构统一项目活动计划。

e- 准备并通过会议内容，代表项目管理机构参加项目相关方会议。

g- 除参加会议和研讨会外，每周至少安排两次与项目管理委员会会面，解决项目管理中的突发问题。

条6- 项目协调员（协调人）：

a- 协助项目经理管理日常工作，并对项目日常活动的管理负责，确保符合项目文件和国家项目管理规定。

b- 准备并谈判与项目执行机构达成协议。准备并更新活动计划，提交项目经理审批并向联合国开发计划署报告。

c- 与技术顾问组长保持经常联系，交流和统一工作内容和计划，支持技术顾问组长与各局、司、政府机关和地方的工作。

d- 主要负责项目资源管理，确保项目活动实施所需的物质条件。负责项目资产、设备和办公室设施的管理。

đ- 负责支持国际专家、国内专家和参与项目的工作人员的工作。

e- 管理、分配任务并监督项目管理委员会办公室专业人员和合作成员的活动。

g- 准备年度报告、项目结束报告及其他所需报告，配合联合国开发计划署组织三方评估会议、检查团和项目评估。

条7- 专职和兼职成员

1- 部办公厅专职公务员：

a- 在项目管理委员会专职工作，负责与办公厅相关的项目任务和其他具体任务，由项目经理指派。

b- 作为国内和国际相关专家在目标1（加强体制能力）和目标3（信息交流战略）方面的直接合作伙伴，负责建立并发布季度简报。

c- 协助专家和项目管理委员会审定与目标1和目标3相关的报告草案和文件，在提交高级工作组之前。

d- 根据要求参加项目会议并在国内出差。

đ- 负责在部办公室组织项目的活动。

2- 组织干部司专职公务员。

a- 在专职制度下工作，负责执行与组织干部司有关的项目任务和其他具体任务，由项目经理分配。

b- 作为组织干部司代表参与项目活动，根据组织干部司职能在项目管理委员会中发挥作用。

c- 作为国内和国际相关专家在目标2（机构建设和人力资源发展）方面的直接合作伙伴。

d- 协助专家和项目管理委员会审定与目标2相关的报告草案和文件，在提交高级工作组之前。

đ- 根据要求参加项目会议并在国内出差。

e- 是支持项目管理委员会组织与组织干部司会面的主要联系人。

3- 国际合作司兼职公务员：

a- 在兼职制度下在项目管理委员会工作，负责执行与国际合作司有关的项目任务和其他具体任务，由项目经理分配。

b- 作为国际合作司代表参与项目管理工作，根据部里赋予的职能和任务。

c- 参与评估干部局、各处室和项目管理委员会干部的外语培训需求。

d- 支持项目管理委员会解决与外国专家有关的问题。

đ- 是支持项目管理委员会组织与国际合作司会面的主要联系人。

e- 根据要求参加项目会议并在国内出差。

4- 农业政策与农村发展司兼职公务员：

a- 在兼职制度下在项目管理委员会工作，负责执行与农业政策与农村发展司有关的项目任务和其他具体任务，由项目经理分配。

b- 参与评估干部局、各处室和地方干部的政策建设能力提升培训需求。

c- 作为国内和国际相关专家在农业政策和发展农村方面的主要合作伙伴。

d- 是支持项目管理委员会组织与农业政策与农村发展司会面的主要联系人。

đ- 支持项目管理委员会审定与政策相关的文件和报告，在提交高级工作组之前。

e- 根据要求参加项目会议并在国内出差。

上述专职和兼职公务员以派遣形式在项目管理委员会工作，代表越南政府。工资及其他补贴由原单位支付。在项目管理委员会工作的补贴按现行规定执行。当被派往项目出差时，其差旅费补贴与其他项目管理委员会成员相同。

5- 项目经理助理：

a- 负责帮助项目经理维持与各局、部内各单位、其他部委和地方的关系。

b- 在项目经理缺席时监督项目管理委员会办公室的工作。

c- 协助项目经理制定工作计划，实施计划，起草附属合同、采购和设备管理。

d- 协助总经理和项目经理准备会议内容并组织管理委员会、工作组、三方会议、项目评估团等会议。

đ- 办理公文签发和办公用品管理。

e- 协助项目经理协调项目管理委员会所有部门的工作，国内外专家的工作计划。

g- 执行总经理和项目经理要求的其他任务。

6- 驾驶员：

a- 负责安全驾驶，为项目工作服务。保持车辆良好状态，随时满足项目活动的需求。

b- 严格遵守联合国开发计划署关于车辆管理制度的规定，按照要求完整记录各种表格和账簿。

c- 根据总经理和项目经理的要求协助完成项目管理委员会的其他一些工作。

7- 杂务人员：

a- 确保项目管理委员会办公室始终保持整洁有序，妥善保管用于工作的物品和设备。

b- 准备会议和研讨会所需的饮用水和后勤工作，并购买必要的用品以支持会议和研讨会。

8- 保安：

a- 与部机关保卫部门紧密合作，确保办公室的安全，保护项目资产的安全，范围限于农业部和农村发展部机关。

b- 当发生财产损失时，办理与部内相关部门和执法机关的必要手续。

条8- 项目招聘人员的责任：

1- 秘书兼行政管理人员（行政秘书）：

a- 帮助项目经理起草项目管理委员会每周工作日程，协助执行经项目经理批准后的周工作日程。

b- 处理与人事招聘、出入境、附属合同、培训、研讨会、管理委员会、工作组、项目管理委员会等工作相关的行政手续。

c- 起草关于项目共同活动的公文和工作信函。

d- 组织和执行项目文件和档案的保存工作，为共同工作提供服务，并协助专家。

đ- 协助项目经理管理办公设备的使用，接收来文和信息，并向总经理和项目经理汇报。

e-根据需要进行笔译和口译，并执行主任、项目经理和技术顾问要求的其他工作。

g-执行管理委员会财务主管的任务。

2-笔译和口译：

a-在会议、培训课程以及日常工作中协助项目主任和技术顾问，并提供翻译服务。

b-进行英译汉和汉译英的口译工作。

c-按要求完成笔译任务并确保按时完成。

d-为专职和兼职人员提供笔译和口译支持。

đ-准备所需报告。

e-监督分配的英语培训课程。

g-执行主任、项目经理和技术顾问要求的其他工作。

3-项目会计：

a-准备并保护来自政府和联合国开发计划署的季度和年度预算预估，办理拨款手续，确保项目活动的资金充足。

b-从项目预算中进行支出；检查并按照政府和联合国开发计划署的规定支付项目支出凭证。编制季度财务报告（包括所有资助来源和越南配套资金），提交给联合国开发计划署、部办公室、财政部财务司。

c-根据需要调整项目预算。

d-协助项目经理办理购买设备的财务手续，进行设备清点，跟踪设备运行状况。

đ-保存会计档案，准备随时接受审计或财政检查机构的要求。

e-负责管理委员会电话总机，监控长途和国际电话联络情况。

g-执行主任、项目经理要求的其他工作。

第三章

工作制度

条9-例会、会议、研讨会制度：

a-项目管理委员会每月召开一次例会，由项目主任主持，审查工作进展，通过下月主要工作任务。秘书兼行政管理人员负责记录会议纪要。

b-每周五下午，项目管理委员会办公室召开例会，由项目主任主持，或委托项目经理主持，审查本周工作完成情况，通过下周工作计划，并讨论实施措施。秘书兼行政管理人员负责记录会议纪要。

c-工作组和小组每月至少召开一次会议，由项目主任决定。项目经理和其他工作人员负责组织行政事务并协助完成会议资料。会议记录由主持人指定。

d-项目管理委员会每六个月召开一次定期会议，项目经理负责准备内容并向项目主任汇报，其他工作人员协助项目经理组织会议，项目经理记录会议纪要并起草管理委员会会议结果通报。

đ-技术顾问、国内外专家与部内各司局和其他机构的工作会议列入周工作计划，由项目经理具体安排管理委员会成员提供协助。

e-会议、研讨会、培训课程的组织，由项目管理委员会办公室与技术顾问共同制定计划并分工执行，经项目主任批准后，项目经理具体分配责任。

第十条-发文程序和手续（发文）：

发文包括所有报告、文件、公文、工作信函等，通过传真、邮政、电子邮件等方式发送出去。

a-起草文件：根据项目主任或项目经理的分配，管理委员会成员负责起草文件（根据要求可以是中文、英文或双语），并在规定时间内完成。起草人需在文件末尾签字或在草稿左下角签名，然后交给项目经理审核确认，再提交项目主任。起草人和项目经理对签署人负法律责任，特别是英文文件。

b-签署文件：项目主任是唯一签署人。所有文件在提交项目主任签署前必须经过项目经理审核同意。

对于一些常规交易文件和内部工作信函，项目主任可授权项目经理签署，但须经项目主任同意。如果项目主任不在而工作紧急，项目经理可代签并及时向项目主任报告，符合国家项目管理手册和农业部的规定。

c-发布文件：项目经理助理负责将文件提交签署并按地址栏中的收件人地址发出。所有文件在发布前必须存档一份副本在项目管理委员会办公室。所有正式涉及管理和项目进度的交易文件必须按规定提交一份副本给国际合作司。

条11- 文书处理程序和信息接收（来文）：

a-来文包括项目管理委员会收到的所有书面、电话、电子邮件、传真、口头信息等。

b-所有书面信息必须由行政秘书登记入册，并通知项目经理分类初步处理，然后报告项目主任提出意见解决。

条 | 款 | c- 在项目总监或项目经理提出处理意见后，行政秘书将文件转交给负责处理该事务的人员执行。事务处理完毕后，行政秘书必须将文件归档到相应的档案对中。

条 | 款 | d- 所有通过电话、口头获得与项目相关的信息，如果不在接收信息者的职责范围内，应立即报告给项目经理和项目总监进行审议并回复。项目与外部机构之间的所有正式信息、声明和交易由项目总监负责，在某些情况下，项目总监可以授权项目经理或其他成员。

条 | 第十二条 | 文件存档、复制及保密制度

条 | 项 | a- 行政秘书负责项目共同活动的文件存档工作。

条 | 项 | b- 会计负责项目财务会计文件的存档工作。

条 | 项 | c- 管理委员会成员可以从存档文件中复制文件以供工作使用，但必须通知行政秘书，并在复制完成后立即将文件归还至存档文件中。

条 | 项 | d- 项目管理委员会成员必须按照国家和部委的规定严格遵守文件和信息的保密制度。向专家提供信息或向国外发送文件时，成员必须向项目经理报告并请求项目总监批准。组织与国际专家的工作会议必须遵循现行规定。

第四章

条 | 第三章 | 项目的财务管理与资产管理

条13- 基本原则：

条 | 款 | 项目资金的管理和使用必须符合政府关于配套资金管理使用的相关规定以及援助资金管理的规定，并遵循国家项目管理手册中的预算管理原则。项目总监负责确保项目资金的正确使用，并对此承担责任；会计和项目经理对直接管理的资金向项目总监负责。

条14- 条 | 第一节 | 配套资金管理制度：

条 | 项 | a- 根据工作计划和政府关于配套资金的承诺，每年项目管理委员会制定配套资金计划，并与相关部门协商一致后提交部领导审批。

条 | 项 | b- 在财政部和农业部下达资金计划后，所有支出必须符合目的并按预算科目进行。会计和项目经理每月编制支出预算，经项目总监审核。部办公室财务处是监督和管理项目配套资金支出的部门。

条15条 | 第二节 | 项目资助资金管理制度：

条 | 项 | a- 关于购买非消耗性设备（使用期三年以上，价值超过500美元）：

条 | 项 | - 根据项目文件和季度财务计划的需求，项目经理准备一份关于所需设备清单的请示报告，经项目总监批准后，助理项目经理准备技术参数和报价要求，发送给供应商。

条 | 项 | - 助理项目经理负责处理与采购设备相关的交易和事务。

条 | 项 | - 对于价值超过1000美元的采购，需召开采购咨询委员会评估报价并选择最佳供应商。采购咨询委员会包括项目经理、助理项目经理、会计和技术顾问（如有需要）。

条 | 项 | - 采购咨询委员会会议结束后，项目经理负责将结果呈报项目总监批准，助理项目经理准备并发送带有项目经理确认和项目总监签字的订单给选定的供应商，并进行采购、接收和检查手续。

条 | 项 | - 会计负责验收、支付手续、跟踪和清点等工作，严格按照国家项目管理手册的规定执行。

条 | 项 | b- 关于购买消耗性设备、办公用品、维修设备等：

条 | 项 | - 管理委员会成员向助理项目经理登记采购、维修设备和办公用品的需求，以便汇总月度和季度需求。助理项目经理和会计编制预算，纳入季度财务计划。

条 | 项 | - 对于每个采购和维修项目，助理项目经理和会计至少要联系三个供应商获取报价，比较并选择供应商，报告项目经理审核，呈报项目总监批准。

条 | 项 | - 其他活动的预算管理按照国家项目管理手册的规定执行，确保公开透明，按计划进行。会计编制预算，经项目经理确认后，呈报项目总监批准。

条 | 项 | c- 关于支出记录：会计必须按照规定开设账簿。从暂付款账户或联合国开发计划署直接支付前的所有支出凭证必须保留一份副本，以便审计时查阅。

条 | 项 | d- 财务报告：每季度和年终，会计负责编制财务报告，经项目经理确认，项目总监签署后，提交给部、联合国开发计划署、财政部和其他相关机构。

条 16- 条 | 第四节 | 资产管理与使用制度：

条 | 项 | a- 基本原则：

条 | 项 | - 资产必须妥善保管并用于项目的目的。使用资产的成员必须保护资产，因个人疏忽导致资产损失或损坏的，必须赔偿损失。

条 | 管理员对项目资产的有效使用负总责，如发生损失损坏，应记录并查明原因，提出补救措施。会计负责管理项目的非消耗性资产。对于分配给参与项目的机构使用的项目资产，这些机构有保管责任，管理员需记录交接，并定期检查这些机构的使用情况。

条 | 每年，管理员和会计需组织在12月31日盘点和评估项目的非消耗性资产，编制“资产清册”报告。

项 | 使用电话、传真及网络系统：

条 | 原则上节约使用，避免将项目电话、传真、网络系统用于个人事务。

条 | 会计负责管理和登记总机及直接使用的电话机，并记录省际和国际电话、传真通话。

条 | 管理委员会成员须详细记录省际、国际电话、传真的通话内容于登记簿中（国际电话、传真需经管理员同意）。

条 | 网络互联网及信息系统的访问由副管理员、行政秘书和会计根据工作需要执行。行政秘书负责每天早上和下午检查电子邮件。

项 | 使用汽车：

条 | 汽车用于项目活动，遵循国家项目管理手册的规定。

条 | 项目管理委员会成员、国内和国际专家如需用车，须提前一天向行政秘书申请（特殊情况除外）。申请内容包括目的地、用途、使用时间。行政秘书汇总用车需求，每日向管理员报告并决定优先使用顺序。

条 | 行政秘书建立车辆使用记录，跟踪燃油需求、维护保养，并与部办公室车队协调管理用车事宜。

条 | 司机必须按照申请行程驾驶，有权拒绝超出申请范围的驾驶要求。司机需完整填写车辆使用日记。

项 | 项目资料中心使用制度：

条 | 资料中心内的书籍和参考文献由信息馆员管理，供参与项目的专家和工作人员使用，管理委员会成员负责保管。

条 | 需要借阅、复印或带出阅览室的人员，须得到负责登记的馆员同意，如有遗失需赔偿。

项 | 办公用品使用制度：

条 | 副管理员与会计负责制定办公用品需求计划，确保采购供应满足项目活动需要。

条 | 副管理员建立办公用品使用记录，涵盖管理委员会办公室和参与项目的专家、工作人员。

 "(i) 首次公开募股以将有限责任公司转换为股份有限公司的股票发行结果报告及冻结账户所在银行或外国银行分行关于从该发行中获得的资金数额的确认书，以及证券监督管理委员会关于收到股票发行结果报告的书面文件；或者在股权转让的情况下提供转让合同或证明转让完成的文件；在接收新股东的情况下提供新股东出资的证明文件；"项 | 其他规定：

请假制度：

条 | 因病请假的成员应及时告知管理员，并报告需完成的工作以确保按时完成。连续三天以上的病假需提供医生证明。

条 | 因私事请假一至两天的成员需提前一天提交请假单，并安排好工作进度。连续三天以上的请假，管理员需报请项目总监批准。

项 | 办公室布置：所有成员需保持办公室整洁有序，遵守安全防火规定。下班时需仔细关闭电器设备，锁门等。未按规定执行导致财产损失者，需承担个人责任。

第五章
条 | 效力与组织实施

第十八条条 | 本章程未规定的事项，按现行越南法律法规、国家项目管理手册、任务条款、职位描述和每位成员的人事合同执行。

条 19- 条 | 所有参与项目管理委员会的成员须严格遵守本章程。管理员协助项目总监监督章程实施，定期召开会议评估执行情况，提出奖励或处罚建议，依据农业与农村发展部的通用奖励处罚规定。

 "2. 确保组织非银行信用机构在转换类型方案被组织非银行信用机构有权限的机关决定通过前的稳定运营。与转换非银行信用机构类型的文件、资料必须遵循谨慎、诚实、准确的原则。"条 | 本章程仅作一般规定，在执行过程中遇到问题需补充或修改时，管理员需汇总上报项目总监审阅，并向项目执行委员会主任汇报指导意见。/