通知第13/2011/TT-BTP号关于发布和指导使用司法记录表单和样本

 

通知
关于发布和指导使用司法记录表单和簿册

根据二零零九年六月十七日《司法记录法》；

根据二〇一〇年十一月二十三日国务院令第111号《关于〈中华人民共和国个人背景记录法〉若干条款的实施细则和执行办法》；

依据2008年8月22日政府颁布的第93/2008/NĐ-CP号法令，关于司法部职能、任务、权限和组织结构的规定；

为确保统一管理、使用司法记录表单和簿册，司法部发布并指导使用司法记录表单和簿册如下：

本通知发布各种司法记录表单和簿册；规定印制、发行权限、使用对象及使用方式。

第二条 司法记录表单和簿册的使用对象

一、要求颁发司法证明书的越南公民和外国公民。

二、要求颁发司法证明书以供调查、起诉、审判工作的机关。

三、要求颁发司法证明书以供人事管理工作、企业登记活动、成立和管理企业的国家机关、政治组织和社会政治组织。

各省、直辖市司法局（以下统称司法局）。

国家司法记录中心。

一、发布附随本通知的八种表单和五种簿册（附件一）。

二、八种表单和五种簿册的尺寸统一采用A4纸张大小（210毫米×297毫米）。

三、司法记录表单和簿册系统应按照《关于〈司法记录法〉若干条款的实施细则和实施指南》（政府令第111/2010/号令，二零一零年十一月二十三日发布）第十九条第一款的规定保存纸质版和电子版。电子版的司法记录表单和簿册与纸质版具有同等效力。

一、司法部印刷并发行两种彩色带图案的纸张，供国家司法记录中心和司法局（以下简称司法数据库管理机构）按本通知发布的模板印制司法证明书一号和司法证明书二号的内容。

1. 建立司法记录代码的原则：

a) 司法记录代码基于司法记录数据库管理机构代码表建立；

b) 在司法局的司法记录数据库中，每个人只有一个唯一的司法记录代码；

c) 国家司法记录中心使用由司法局建立的司法记录代码来存储和管理国家司法记录中心司法记录数据库中的司法记录。

2. 建立司法记录代码的方法：

a) 司法记录代码包括：管理司法记录数据库的机构代码、建立司法记录的年份、建立司法记录的顺序号；

b) 国家司法记录中心代码包括：顺序号01、国家司法记录中心缩写（TT）在司法记录数据库管理机构代码表中规定；

c) 司法局代码包括：按越南语字母顺序排列的省、直辖市的顺序号从02开始以及司法局所在省、直辖市的缩写，在司法记录数据库管理机构代码表中规定；

d) 建立司法记录的顺序号为五位数字，从00001开始。

例如：阮文A的司法记录代码建立为：25HN2010/00001，其中：

- “25HN”是河内市司法局的代码；

- “2010”是为阮文A建立司法记录的年份；

- “00001”是阮文A的司法记录建立顺序号。

3. 本通知附录二规定了根据本条第1款第a项建立的司法记录数据库管理机构代码表。

1. 犯罪记录通用信息是指更新在司法记录中的判决摘要，并按照收到判决副本或判决的时间顺序记录。

2. 判决代码包括司法记录代码/更新判决的顺序号。

例如：阮文A的司法记录代码为25HN2010/00001，其司法记录中第一个更新的判决代码为25HN2010/00001/01，后续更新的判决代码依次为25HN2010/00001/02等。

3. 消除犯罪记录的时间点是在收到法院消除犯罪记录的决定、法院出具的消除犯罪记录证明书或者确认符合自动消除犯罪记录条件的结果时更新。

4. 再审/重审结果：

a) 如果维持已生效的判决、决定，则记录“维持原判、决定”；

b) 如果撤销已生效的判决、决定，则记录“撤销原判、决定”。

1. 犯罪记录信息是每个已编码的判决在第一部分“通用信息”中的内容。每个更新的判决包含四个主要部分：

a) 判决内容；

b) 判决执行状态：更新与判决执行过程相关的决定、证明书、确认书、通报（以下统称为决定、证明书）的内容；

c) 再审/重审：更新两种类型决定的内容；

d) 消除犯罪记录：更新消除犯罪记录决定、证明书和确认符合自动消除犯罪记录条件的结果。

2. 更新“判决执行状态”部分的内容：

a) 免除短期监禁或非监禁改造处罚决定部分：只更新两种决定之一；

b) 已完成短期监禁或非监禁改造处罚或缓刑考验期证明书部分：只更新三种证明书之一；

c) 免除居住禁止或管制处罚决定部分：更新一种或两种决定；

d) 减少短期监禁或非监禁改造处罚期限决定；暂停执行短期监禁处罚决定；减免缴纳国家财政收入义务的决定；民事执行结果确认书部分：可以多次更新。

3. 记录“确认自动消除犯罪记录条件”的核实结果：

a) 如果被定罪的人属于第18条第1款规定的任一情形，则记录为“已消除犯罪记录”；

b) 如果被定罪的人属于第18条第2款规定的任一情形，则记录为“有犯罪记录”。

c) 如果被定罪的人属于第18条第3款规定的任一情形，则在其司法记录中暂不更新自动消除犯罪记录的信息，等待法院的审判结果。

4. 司法记录数据库管理部门在收到相关决定、证明书或包含这些决定、证明书相关信息的文件后，根据本条第1款第b、c、d项的规定进行更新。

条8. 记录个人有多份判决的司法记录信息

对于已经建立司法记录的个人，如果之后被其他判决定罪，则司法记录数据库管理机构应在第二编“基本信息”中记录该判决的编号，并在“判决内容”部分更新该判决的信息。“执行判决状态”部分应以类似方式更新，如同首次记录判决信息。

条9. 记录禁止担任职务、设立和管理企业合作社的司法记录信息

禁止担任职务、设立和管理企业合作社的信息按照信息更新时间顺序记录。这些信息的内容依据法院破产宣告决定进行记录。

1. 司法记录建立后，司法局应向国家司法记录中心提交一份副本，并附上公文。如司法局提交多份司法记录，则需附上包含姓名、身份证号及司法记录编号的司法记录清单。

2. 若司法记录基于判决建立，司法局应向国家司法记录中心提交一份包含以下内容的司法记录：第一编“个人信息”，第二编“犯罪记录基本信息”以及第三编“犯罪记录信息”中的“判决内容”部分。

3. 若司法记录基于法院破产宣告决定建立，司法局应向国家司法记录中心提交一份包含以下内容的司法记录：第一编“个人信息”和第四编“禁止担任职务、设立和管理企业合作社的信息”。

1. 根据《司法记录法》第27条、第28条、第30条第1款和第33条的规定，当司法记录更新信息时，司法局应根据更新后的信息内容，向国家司法记录中心提交补充司法记录信息申请表，并附上与补充司法记录信息相关的决定和证明书复印件。

2. 当收到已建立司法记录的人提供的由有权机关根据《司法记录法》第18条和第19条规定的决定和证明书时，国家司法记录中心应向司法局提交补充司法记录信息申请表，并附上相关决定和证明书的复印件。

条12. 更新刑事判决或后续破产宣告决定时填写补充司法记录信息申请表

1. 根据《司法记录法》第29条的规定，对于后续判决的更新，司法局应根据已更新的司法记录，在补充司法记录信息申请表中记录该判决信息，包括司法记录第三编“犯罪记录信息”中的“判决内容”部分，并提交给国家司法记录中心。

2. 对于后续破产宣告决定的更新，司法局应根据已更新的司法记录，在补充司法记录信息申请表中记录该破产宣告决定的信息，包括司法记录第四编“禁止担任职务、设立和管理企业合作社的信息”部分，并提交给国家司法记录中心。

“补充刑事记录信息”一栏应详细记录相关判决的信息：判决书编号、宣判日期和作出判决的法院；以及已更新到刑事记录中的决定、证书的信息，具体如下：

1. 更新刑事判决执行决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的法院、决定内容、执行主刑的时间。

2. 更新有限期监禁缓刑决定、不羁押改造缓刑决定、居住禁止缓刑决定、管制缓刑决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的法院、被免除执行的刑罚、免除日期、决定生效日期。

3. 更新暂停执行有期徒刑决定、暂时停止执行有期徒刑决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的法院、暂停或暂时停止执行的时间、决定生效日期、监督和管理机关或组织。

4. 更新减少执行有期徒刑期限决定、减少执行不羁押改造期限决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的法院、减少执行的刑罚、减少的时间、决定生效日期。

5. 更新缩短缓刑考验期决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的法院、缩短的时间、决定生效日期。

6. 更新驱逐出境执行结果通报文本、已执行完毕居住处罚、管制处罚、剥夺部分公民权利处罚、减免国家财政收入义务决定、民事执行中止决定、确认已执行完毕罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务的文本时，应详细记载：文本编号、作出文本的日期、作出文本的机关、文本主要内容、执行完毕处罚的日期。

7. 更新减刑死刑决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的机关、决定主要内容、决定生效日期。

8. 更新执行罚金、没收财产、诉讼费和其他民事义务决定时，应详细记载：决定编号、作出决定的日期、作出决定的机关、需执行的款项、决定生效日期。

9. 更新民事执行结果证明书时，应详细记载：文本编号、作出文本的日期、颁发证明书的机关、证明内容（全部或部分）；仍需执行的民事义务（如有）。

10. 更新特赦证明书时，应详细记载：证明书编号、作出文本的日期、颁发证明书的机关、特赦决定编号、提前释放日期、特赦后的居住地、仍需继续执行的附加刑（如有）。

11. 更新大赦证明书时，应详细记载：证明书编号、作出文本的日期、颁发证明书的机关、大赦决定编号、大赦释放日期、大赦后的居住地。

12. 更新再审决定、重审决定、无犯罪记录证明书、无犯罪记录决定时，应详细记载：文本编号、作出文本的日期、作出决定的法院或颁发证明书的法院、决定内容或证明内容。

13. 更新自然消除犯罪记录条件核实结果时，应详细记载：核实日期、核实地点、核实结果。

第十四条 填写刑事记录表

一、填写刑事记录表一中“犯罪记录情况”一栏的方法：

二、填写刑事记录表二中“犯罪记录情况”一栏的方法：

（a）对于未被定罪的人，应填写“无犯罪记录”。如果该外国人曾在越南居住，则应填写“在越南居住期间无犯罪记录”。此栏不需填写入刑事记录表。

如果一个人因不同判决而被判刑，则其犯罪记录应按时间顺序填写。

对于没有附加刑、民事责任、诉讼费用内容的犯罪记录，在相应栏目内划斜线“//”。

例如：填写刑事记录表二中姓名为“阮文A”的表格：

阮文A的犯罪记录情况是：有犯罪记录。在要求出具刑事记录表时，阮文A的刑事记录中更新至“暂缓执行监禁判决”的决定，则在“执行情况”一栏中填写：根据……号决定，于……年……月……日，由……人民法院作出暂缓执行监禁判决。

（d）填写“消除犯罪记录”一栏：对于已消除的犯罪记录，应填写“已于……年……月……日消除犯罪记录”。对于尚未消除的犯罪记录，应填写“尚未消除犯罪记录”。

三、填写“禁止担任职务、成立和管理企业、合作社信息”一栏的方法：

（a）对于未被禁止担任职务、成立和管理企业、合作社的人，应填写“无禁止担任职务、成立和管理企业、合作社的情况”，此栏不需填写入刑事记录表。

（b）对于被禁止担任职务、成立和管理企业、合作社的人，应填写被禁止担任的职务、不得成立和管理企业、合作社的期限。

（c）对于申请刑事记录表一且不要求确认禁止担任职务、成立和管理企业、合作社信息的个人、机关或组织，“禁止担任职务、成立和管理企业、合作社信息”一栏无需填写入刑事记录表一。

四、如果刑事记录表中居住地、父母、配偶姓名等信息不完整，则在缺少的信息栏目内划斜线“//”。

国家司法记录中心主任、司法厅厅长或被授权人有权签署司法记录证明书和补充提供司法记录信息证明书，并对司法记录证明书和补充提供司法记录信息证明书的内容负责。

1. 司法记录簿的登记如下进行：

a) 司法记录簿必须连续填写每页，不得留空。每年各簿册中的编号必须连续到12月31日止，从第01号开始。如果在未结束当年的情况下已写到簿册的最后一页，则使用另一本簿册，从上一本簿册的编号继续；如果在当年结束时簿册尚未用完，则继续用于下一年，从第01号开始。使用簿册的第一年编号必须明确标注为01/使用年份。

例如：2010年的第一个编号是01/2010。

b) 簿册封面外，卷号是该簿册当年的编号，注明开簿和封簿的日期。

例如1：2010年只登记了一本簿册，在封面外注明：

- 卷号：01/2010；

- 开簿：2010年1月1日；

- 封簿：2010年12月31日。

例如2：2010年需要更换第二本簿册而未用完，则继续用于2011年，从第01号开始，在封面外注明：

- 卷号：02/2010，01/2011；

- 开簿：2010年10月1日；

- 封簿：2011年12月31日。

2. 司法记录簿必须在每页之间加盖骑缝章，从第一页到最后一页。当使用完司法记录簿后，应进行封簿。封簿时，必须在最后一页注明总页数和已记录的事项总数。主管司法记录数据库的机关负责人签字确认并盖章。

3. 簿册封面必须使用硬质纸张，质量良好。司法记录簿必须保存和妥善保管，以供长期使用，服务于司法记录管理活动。

4. 主管司法记录数据库的机关有责任采取措施防止虫害、霉菌、酸化和其他导致司法记录簿损坏的因素。

条 17. 表格和司法记录簿中记录、修改和更正信息的一般规定

1. 在表格和司法记录簿中记录的内容必须准确、清晰，使用同一种黑色墨水书写，不得擦除。

2. 如果在记录或打印司法记录证明书中出现错误，则应废弃原证明书并重新记录或重新打印。

3. 修改或更正司法记录内容必须经主管司法记录数据库机关负责人或被授权人的批准。获得批准后，负责更新和处理信息的工作人员应划掉错误部分，清楚地记录修改或更正的内容，签名并注明修改或更正人员姓名。

如果司法记录簿中有错误内容，则应划掉错误部分，清楚地记录修改内容，在备注栏内签名并注明修改人员姓名，并由该部门负责人确认。

4. 严禁擅自擦除、修改或补充导致记录内容失真的信息。

条 18. 生效日期

1. 本通知自2011年8月10日起生效。

2. 废除司法部和公安部于1999年2月8日联合发布的第07/1999/TTLT-BTP-BCA号通知所附的申请司法记录证明书表格和司法记录证明书格式。

3. 在执行本通知过程中，如遇困难或问题，有关机关、组织和个人应及时书面反映给司法部研究并指导解决。/。