通知2011年第14号令规定乡、镇、街道人民议会和人民委员会活动形成的档案和文件管理

通知

关于管理人民代表大会和乡、镇、城市街道办事处活动形成的档案、文件的规定

乡、镇、城市街道办事处

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根据2008年4月17日国务院第48号令《关于国务院机构改革方案的决定》，规定内务部职能、任务、权限和组织结构；

根据2001年4月4日国家档案法；

根据2004年4月8日国务院关于文书工作的决定第110号令；

根据2010年2月8日国务院第9号令，对2004年4月8日国务院关于文书工作决定第110号令的部分条款进行修改和补充；

根据2004年4月8日国务院第111号令，详细规定实施国家档案法的一些条款；

根据2010年4月28日内务部第2号通知，指导内务部、相当于部级的机构、政府下属机构以及各级人民政府档案室、档案馆的功能、任务、权限和组织结构；

内务部就管理人民代表大会和乡、镇、城市街道办事处活动形成的档案、文件作出如下规定：

第一章

总则

第一条 调整范围与对象

本通知规定了管理人民代表大会（以下简称人大）和乡、镇、城市街道办事处（以下简称地方政府）活动形成的档案、文件的原则、内容和责任制度。

贷款金额

1. 人民代表大会和地方政府活动形成的档案、文件 包括制定法律法规文本、行政文本的档案、文件以及乡、镇、城市街道办事处各组织、团体的档案、文件。

2. 存储在地方政府档案室的档案资料 是从人民代表大会和地方政府活动形成的全部档案资料中选出具有政治、经济、文化社会、教育、国防、安全、科学技术价值的资料。

存储在地方政府档案室的档案资料是原件、正本或与正本等效的副本。

3. 在地方政府档案室管理档案、文件 包括管理来往文件；建立档案、文件并提交至地方政府档案室；收集、整理、确定档案价值；保存和使用由人民代表大会和地方政府活动形成的档案资料。

第三条 管理档案、文件的原则

人民代表大会和地方政府活动形成的档案、文件必须集中存储在地方政府档案室。档案工作的业务活动如收集、整理、确定档案价值、统计、保存和使用档案，必须统一按照本通知和现行法律规定执行。

第四条 管理档案、文件的责任

一、地方政府主席的责任

地方政府主席负责管理人民代表大会和地方政府活动形成的档案、文件，并指导地方遵守国家关于文书和档案工作的规定。

二、人民代表大会主席的责任

人民代表大会主席负责指导人民代表大会档案、文件管理工作，根据人民代表大会和地方政府的文书和档案工作规则。

三、地方政府文书和档案工作人员的责任

地方政府文书和档案工作人员应对地方政府主席负责，执行本通知第五条规定的工作任务。

四、乡级干部、公务员和非专职人员的责任

乡级干部、公务员和非专职人员在处理事务过程中，应遵守本通知和其他法律规定，不得违反国家利益、组织和个人合法权益。

严禁非法占有、销毁、损坏档案、文件或将其用于违背国家利益、组织和个人合法权益的目的。

条 5. 公务员在乡级人民政府从事文书和档案工作的任务

乡级人民政府的公务员从事文书和档案工作，其任务为：

1. 向乡级人民政府主席提供咨询，执行国家管理职能，确保乡级人民政府文书和档案工作的统一管理。

2. 向乡级人民政府主席提供咨询，管理乡级人民议会和乡级人民政府的文件和资料。

3. 管理来往公文；管理乡级档案库中的文件和资料；指导乡级人民政府工作人员建立工作档案；组织系统化、安全保管文件和资料，以长期服务于乡级人民议会和乡级人民政府的工作。

4. 为组织和个人使用档案文件的需求提供服务。

第二章

文件和资料管理（在乡级人民议会和乡级人民政府活动过程中形成的）

节 1

收到的公文和发出的公文管理

条 6. 收到的公文管理

1. 收到的公文管理

所有来自任何来源的收到的公文都必须集中统一管理于乡级人民议会和乡级人民政府的文书部门。文书部门负责接收并登记收到的公文，向乡级人民议会和乡级人民政府主席（或被指定的责任人）请示分发意见，并将收到的公文正本转交给被指定的责任人处理，确保准确无误并保密内容。紧急和加急公文必须立即登记、呈报并移交。

2. 收到的公文应登记入《收到公文登记簿》或使用计算机管理软件进行登记。

3. 乡级人民议会和乡级人民政府的文书部门应设立以下类型的《收到公文登记簿》：

- 各机关和组织的收到公文登记簿；

- 投诉和举报信件登记簿；

- 密级收到公文登记簿。

在使用计算机程序管理公文的情况下，登记操作应按照程序使用指南进行。特别地，密级公文应登记入纸质簿册或不联网的计算机中。

条 7. 发出的公文管理

1. 在乡级人民议会和乡级人民政府从事文书和档案工作的公务员，在发出行政公文前，必须检查其格式、形式和技术展示；记录编号、标志和日期；加盖公章和紧急、密级印章（如有）。发出的公文应在签署当日完成文书手续并发送出去，最迟不超过下一个工作日。

2. 发出的公文应登记入《发出公文登记簿》或使用计算机管理软件进行登记。

乡级人民议会和乡级人民政府的文书部门应设立以下类型的《发出公文登记簿》：

- 法规和个别决定的发出公文登记簿；

- 其他行政公文的发出公文登记簿；

- 密级发出公文登记簿。

在使用计算机程序管理发出公文的情况下，登记操作应按照程序使用指南进行。特别地，密级公文应登记入纸质簿册或不联网的计算机中。

条 8. 密级公文管理

涉及国家秘密内容的公文和资料（简称密级公文）应根据现行法律法规关于保护国家秘密的规定进行登记和管理。

根据有权机关决定的国家秘密目录，乡级人民政府主席规定属于国家秘密的文件类型，包括绝密、机密和秘密等级。

密级公文封面上应标注相应的密级标志：秘密文件加盖“C”字印章；机密文件加盖“B”字印章；绝密文件加盖“A”字印章。专门寄给特定责任人处理的密级文件应加盖“仅限收件人拆封”印章。

密级公文的封面应采用不易渗水且不可透视的纸张制作；必要时应按规定密封；运输工具应确保在所有情况下安全；如认为有必要，应安排专人负责密级公文的运输。

所有涉及密级公文交接的情况都必须记录在册，并由交方和接方签字确认。

在通过通信和计算机传输国家秘密内容的情况下，国家秘密内容必须按照有关密码法的规定进行加密。

条 9. 文本存档制度

每份发出的文本应存档两份，原件存放在乡人民议会和乡人民委员会档案室，另一份正本存放在直接处理该事务的干部、公务员的工作档案中。

存放在乡人民议会和乡人民委员会档案室的发出文本必须加盖印章并按登记顺序排列。

节

立卷与移交归档至乡人民委员会

条 10. 立卷要求及立卷后的文件要求

1. 立卷内容

a) 开立文件夹

根据乡人民委员会发布的文件目录、干部、公务员的任务以及实际分配的工作任务，乡人民委员会档案和保管工作的公务员指导干部、公务员准备文件夹封面，并记录文件标题以进行立卷。

b) 收集文件和资料到文件夹中

在处理工作过程中，干部、公务员必须收集所有与需要立卷的工作相关的文件、文书和其他资料。

文件夹中的文件必须按照时间顺序或事件发展顺序排列，准确反映已发生的工作内容。

c) 结束文件夹

当工作完成后，文件夹也结束，负责立卷的干部、公务员有责任检查并补充缺少的文件、文书，并从文件夹中删除重复、多余的草稿、不必要的资料和书籍。

2. 对每个立卷文件的要求

a) 立卷文件必须准确反映人民议会和人民委员会的功能和职责，以及干部、公务员被分配解决的任务；

b) 收集到文件夹中的文件和资料必须相互关联，并准确反映事件的发展过程或解决问题的过程。

3. 立卷工作的责任

a) 乡人民委员会主席负责根据国家现行规定管理立卷工作；

b) 乡人民委员会档案和保管工作的公务员负责协助乡人民委员会主席在管理、指导立卷工作中提供咨询；监督、指导立卷工作，并将文件、资料移交给乡人民委员会档案库，遵守国家现行规定。

c) 乡人民议会和乡人民委员会的干部、公务员在跟踪、处理工作过程中必须建立工作文件。

条 11. 移交文件、资料至乡人民委员会档案库

1. 移交期限

a) 行政文件自工作结束之日起一年内；

b) 基础建设文件自工程决算之日起三个月内；

c) 影像、录音、录像文件自工作结束之日起三个月内。

2. 移交手续

干部、公务员在向乡人民委员会档案库移交文件、资料时，必须制作两份文件、资料移交目录。

乡人民委员会档案和保管工作的公务员制作两份文件交接清单。

移交方和接收方各保留一份。

3. 各部门、干部、公务员的责任

各部门、干部、公务员必须按照本条第1款规定的期限将文件、资料移交给乡档案库。如果各部门、干部、公务员需要保留已到期应移交的文件、资料，必须编制清单提交给乡档案库，但保留期限不得超过两年。

人民议会和乡人民委员会的领导干部、公务员在调职、离职、退休前必须将文件、资料移交给继任部门或人员。不得擅自占有文件、资料用于个人目的，带回家或带到其他机构。向乡档案库移交文件、资料必须形成书面文件。

节 3

收集、补充和保存资料

条12. 收集、补充文件

每年，从事文书、档案工作的公务员有责任指导各部门和个人准备需要提交的文件和档案；组织收集已到期限应存入乡级档案的文件和档案。

乡人民政府主席指示各部门和个人将已到期限应存入乡级档案的文件和档案提交。

条13. 提交归档的来源及需收集、补充的文件组成部分

1. 提交归档的来源

a) 上级机关；

b) 乡人民议会和乡人民政府领导：主席、副主席；

c) 各部门的专业干部和公务员；

d) 乡级群众团体。

2. 需收集、补充并归档于乡级档案的文件组成部分

a) 乡人民议会文件组

- 关于选举乡人民议会的文件和档案；

- 定期会议和临时会议的文件和档案；

- 乡人民议会监督活动的文件和档案；

- 接待民众工作的文件；

- 其他相关文件。

b) 乡人民政府文件组

- 综合文件，包括领导和指导工作的文件；

- 办公室统计文件；

- 公安文件；

- 军事文件；

- 司法户籍文件；

- 土地建设文件；

- 财政会计文件；

- 文化社会文件；

- 其他相关文件。

c) 乡级群众团体的文件和档案。

条14. 档案文件保管

1. 乡级档案文件必须在档案库中安全保护和保管。

2. 保管档案文件的仓库必须满足保护和安全保管档案文件及其信息的要求。

a) 档案文件保管室或仓库必须独立设置在乡人民政府办公地点内，面积至少为20平方米；²;

b) 保管室或仓库的位置应避免潮湿或直接暴露在阳光下；

c) 保管室或仓库必须坚固，防止入侵，不受风雨、洪水影响，不受害虫破坏；

d) 保管室或仓库必须保持清洁，并配备通风设备；

e) 必须配备足够的书架、文件夹、盒子等保管文件的设施；

f) 配备足够的防火、灭火设备。

3. 必须执行仓库卫生制度；实施并维持防止害虫破坏文件的措施。

条15. 行政乡单位分立、合并时的文件管理

1. 当行政乡单位分立成新的行政乡单位时，接收原办公地点的新乡继续管理原有被分立乡的文件和档案。

2. 当行政乡单位从一个县调整到另一个县管理。

a) 如果行政乡单位从一个县调整到另一个县管理但保留原来的行政乡单位名称，则该乡的文件管理不变；

b) 当从一个乡调整部分自然面积和人口到另一个乡管理时，所有关于调整部分自然面积和人口的文件和档案仍由原乡继续管理。

3. 当若干乡合并（或合并）成一个新的乡

合并前各乡现有的文件和档案集中保存在新乡。

条 16. 统计报告制度、清查制度

1. 每年，乡级档案管理部门必须定期统计档案资料、保管档案资料的设备和利用档案资料的工作。

2. 定期年度档案统计数据从每年1月1日零时至12月31日24时（按照2005年1月6日由内务部发布的第13/2005/QĐ-BNV号决定中的表格）。

3. 乡级人民政府的统计报告必须按照规定提交给县级内务办公室。

4. 定期清查制度

乡级档案管理部门必须每年在12月31日组织一次档案清查。

第四节

整理、确定档案价值及销毁无价值档案

条 17. 档案整理

1. 在档案进入档案库保存之前必须进行整理。乡级人民政府从事文书和档案工作的公务员有责任指导本乡人民议会和乡级人民政府工作人员进行档案整理工作。

2. 整理后的档案必须满足以下要求：

a) 分类并建立完整的档案卷宗；

b) 确定档案卷宗和文件的保管期限；

c) 对档案卷宗和文件进行系统化；

d) 建立档案卷宗和文件目录；

e) 制定无价值档案销毁清单。

条 18. 确定档案价值

1. 确定档案价值委员会

a) 确定档案价值委员会成员包括：

- 负责文秘和统计工作的乡级人民政府副主席，委员会主席；

- 乡级人民政府从事文书和档案工作的公务员，委员会委员（兼秘书）；

- 持有或管理档案的公务员，委员会委员。

b) 确定档案价值委员会的任务

确定档案价值委员会负责向乡级人民政府主席提供咨询，以决定保留保管的档案卷宗和文件以及无价值档案的清单。

2. 确定档案价值的要求如下：

a) 确定永久保存的档案和有固定年限保存的档案；

b) 确定需要销毁的无价值档案。

条 19. 销毁无价值档案

1. 销毁前审查无价值档案

县级内务办公室审查乡级无价值档案。

2. 决定销毁无价值档案的权限

乡级人民政府主席在收到县级内务办公室关于保留档案卷宗和文件目录及无价值档案清单的书面审查意见后，作出销毁无价值档案的决定。

3. 销毁无价值档案的程序

a) 确定档案价值委员会审查无价值档案清单及其说明（由乡级人民政府档案部门或档案整理单位提交），必要时需与保留档案卷宗和文件目录核对；

b) 完成无价值档案清单和文件，提交乡级人民政府主席审阅；

c) 办理申请审查无价值档案的手续；

d) 根据县级内务办公室的审查意见，完善文件，提交乡级人民政府主席发布销毁无价值档案的决定；

e) 组织销毁无价值档案；

f) 建立并保存关于销毁无价值档案的文件。

4. 销毁无价值档案的组织

a) 包装无价值档案；

b) 编制乡级人民政府档案部门（档案库管理员）与执行销毁无价值档案人员之间的交接记录；

c) 执行销毁无价值档案：可以在乡级人民政府办公地点进行，也可以转移到造纸厂进行回收再利用；

d) 编制关于销毁无价值档案的记录。

5. 关于销毁无价值档案的文件

a) 关于销毁无价值档案的请示；

b) 无价值档案清单及其说明；

c) 确定档案价值委员会会议记录；

d) 县级内务办公室关于审查无价值档案的意见书；

e) 乡级人民政府主席批准销毁无价值档案的决定；

f) 无价值档案交接记录；

g) 关于销毁无价值档案的记录；

h) 成立确定档案价值委员会的决定（如果尚未成立确定档案价值委员会）；

i) 其他相关文件。

销毁无价值档案的文件必须在乡级档案馆保存至少20年，自档案被销毁之日起算。

节5

组织利用、使用档案资料

第二十条 组织档案的开发利用

一、档案开发利用的对象。

村级人民政府档案用于满足本单位干部、公务员的工作需求以及机关、组织和个人正当的需求。负责文书和档案工作的公务员有责任直接为保管在村级档案馆的档案的开发利用需求提供服务。

二、保管在村级档案馆档案的开发利用手续

由村级人民政府主席规定。

三、使用档案时，单位和个人必须严格遵守保密规定，并确保档案的安全。

第二十一条 使用档案和复制档案的许可权限

一、村级人民政府主席负责批准使用和复制保管在村级档案馆的档案。

二、档案的复制工作必须由负责文书和档案工作的公务员直接执行。

第二十二条 档案副本和证明的发放

需要申请档案副本或证明的读者应按照村级人民政府的规定办理相关手续。村级人民政府主席负责审核档案副本和证明的发放。

第二十三条 开发利用档案收费制度

开发利用档案的收费制度按照财政部的规定执行。

第三章

生效、责任实施

条24. 生效

本通知自发布之日起四十五日后生效。

第二十五条 执行责任

各省、自治区、直辖市人民代表大会和人民政府负责组织实施本通知。/。