通知第1411/TT-CC号关于实施政府第31/CP号决定关于国家公证组织和活动的指导意见

通知

实施政府令第31号（1996年5月18日）的指导

关于国家公证活动的组织和运作

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根据政府令第31号（1996年5月18日）关于国家公证活动的组织和运作；

根据1993年6月4日第38号政府令（1993/38/CP）关于司法部职能、任务、权限和组织的规定；

司法部对实施政府令第31号关于国家公证活动的组织和运作作出如下指导：

一、国家对公证工作的管理

A. 在国家对公证工作的管理领域，司法部执行以下基本任务和权限：

1. 准备提交政府审议或根据职权制定有关国家公证活动组织和运作的法律法规文本；

2. 指导并监督地方设立国家公证处，机构设置，人员配置等组织方面的事项，按照法律规定；

3. 指导并监督地方解决公证程序和手续方面的问题，确保国家公证处、县级人民政府及其派出机关、乡级人民政府及其派出机关在公证证明中的适用法律问题；

4. 根据司法厅长的建议任命或解聘公证员；颁发和收回公证员证书；

5. 制定并实施全国公证业务培训计划和规划；组织公证科学研究；

6. 制定并发布在全国范围内使用的公证文书样本和公证簿样本；规定这些样本的印刷和发行；

7. 检查国家公证处的成立，人员招聘和配置以及公证处成员待遇制度的执行情况；

检查违反国家公证处应执行的公证规定的公证行为，公证证明程序，公证档案保管情况以及县级人民政府及其派出机关的证明活动；

对有举报的情况进行调查；

8. 制定并实施国际公证员培训，公证信息化，公证经验交流项目的计划和规划。

B. 在国家对公证工作的管理领域，省、直辖市人民政府（以下简称省级）执行以下任务和权限：

1. 决定设立隶属于司法厅的国家公证处；决定任命或解聘国家公证处处长；

在需要大量公证服务的省份或直辖市，可以设立多个国家公证处，并按顺序编号；

省级人民政府主席决定每个国家公证处在涉及不动产的民事交易公证中的管辖范围。“管辖范围”在此指该地区的一个或多个县、区、市辖区、省辖市；

2. 决定分配编制，经费，保障办公场所，物质设施和工作设备以支持每个国家公证处的运作；

3. 决定设立评估委员会，负责私营企业初始实物投资资产的评估，依据政府令第31号第31条的规定；

C. 在国家对公证工作的管理领域，司法厅长执行以下任务和权限：

1. 提出方案，报请省级人民政府批准设立国家公证处；

2. 向司法部部长建议任命公证员；

3. 从已任命的公证员中选择，推荐给省级人民政府主席任命为国家公证处处长；

4. 根据国家公证处处长的建议，决定任命或解聘国家公证处副处长；

5. 根据国家公证处处长的建议，决定认可国家公证处常驻翻译人员名单；

6. 将国家公证处处长提出的关于编制、招聘、晋升工资、培训和其他事项的建议提交省级人民政府审批或决定，按照现行干部编制管理制度；

7. 定期或不定期检查国家公证处的公证活动，人员配置，工作流程和待遇制度的执行情况；

与国家公证处一起，组织对县级、乡级人民政府的公证业务培训；

检查县级、乡级人民政府的证明活动；

8. 及时报告组织和公证活动中遇到的困难和障碍，请求司法部和省级人民政府的指导和建议，每半年和每年向司法部和省级人民政府报告组织和公证活动情况。

二、具有公证权的国家机关

A. 国家公证处

1. 属于司法厅的国家公证处具有法人资格，有自己的银行账户和印章，按照政府规定。

国家公证处可以开设独立账户，由国家公证处处长作为账户持有人，包括限额资金账户、存款账户等，按照现行国家制度。

国家公证处至少要有两名公证员。

国家公证处设有公证处处长、副处长和其他工作人员。

2. 公证员的任职标准和条件：

a. 在越南境内有固定住所的越南公民；

b. 政治品质良好，道德高尚，公正，诚实，廉洁，客观，有责任感和完成任务的能力；

c. 大学法学专业毕业；

d. 已从事法律工作五年以上，在司法机关、法院、检察院、公证处、执行机构、监察机构、海关、律师等单位；或在人民政府、人民代表大会及其法制部门担任法律专员。

đ. 已参加由司法部规定的公证业务培训课程和内容。

公证员必须专职从事公证工作，不得兼任国家机关、经济组织的其他职务，也不得从事自由执业。

提名公证员的人员档案应按照本通知附件一的规定办理。

公证员须持有公证员证书以履行职责。公证员证书样式见本通知附件二。

3. 公证员应根据第31号法令第二十一条的规定执行任务。

在执行任务时，公证员必须态度和蔼、适度、礼貌，尊重民众；不得傲慢推诿，将公证要求转交给其他机构。

4. 国家公证处主任负责以下职责和权限：

a. 制定并指导实施国家公证处的工作计划和方案；分配公证员和其他员工的任务；

b. 管理国家公证处的日常事务；

c. 代表国家公证处在与其他机关和组织的关系中；

d. 执行已授权的干部政策；

đ. 处理在其权限范围内的申诉；

e. 建议任命或免去公证员；

g. 及时报告在公证过程中遇到的困难、障碍及新问题，并就组织、人事、业务等方面请求指导和指示；定期每半年和每年向司法厅长和司法部报告国家公证处的组织和活动情况。

国家公证处主任和副主任作为公证员执行公证事务。

B. 县级人民政府

县级人民政府执行以下公证事项：

1. 验证从原件制作的副本文件；

2. 根据本通知第三部分的指引验证合同；

3. 根据法律规定验证其他民事交易。

主席可指派副主席或委员为办公室主任，负责处理县级人民政府权限范围内的公证申请，并对所作的公证承担责任。

法律科科长协助被指派的委员会成员进行公证。

根据副主席或委员作为办公室主任的工作条件，主席可以决定授权县级法律科科长签署属于县级人民政府权限范围内的公证事项，并加盖县级人民政府印章。

C. 乡级人民政府

乡级人民政府执行以下公证事项：

1. 公证遗嘱；

2. 验证放弃继承遗产的行为；

3. 根据法律规定验证其他事项。

乡级人民政府主席或副主席负责法律工作的人员负责处理乡级人民政府权限范围内的公证申请，并对其所作的公证承担责任；不得委托他人进行公证。

D. 越南社会主义共和国驻外外交机构或领事馆

越南社会主义共和国驻外外交机构或领事馆根据领事条例的规定，处理越南公民和组织在国外提出的公证要求。

在外交机构或领事馆进行公证的程序和手续必须遵守领事条例、第31号法令（1996年5月18日）和本通知的指引。领事官员必须对其执行的公证承担责任，并接受司法部和外交部关于执行公证要求的管理。

III. 公证程序和手续

A. 合同公证

1. 涉及不动产的合同：房屋买卖合同、不动产赠与合同、不动产交换合同、不动产拍卖合同、房屋租赁合同、不动产承包租赁合同、不动产抵押合同，由有权管辖该不动产所在地的国家公证处证明。

涉及不动产的合同，如果不在国家公证处的管辖范围内，则由县级人民政府验证。

2. 对于涉及共同财产所有权的合同公证，必须符合民法第二百三十七条及其他相关规定的条件。

如果共同所有者中有失踪者，则只有当当事人出示法院宣布其失踪的有效判决时，才能进行合同公证。

3. 如果不动产权利或动产权利依照法律规定需要登记，则在公证合同时，所有权人必须出示所有权证书原件。

4. 请求公证的当事人必须清楚说明财产状况，如果财产正在争议中，已被查封用于履行其他义务，或已被质押或抵押，则不得对该财产相关的合同进行公证，除非符合民法第三百四十二条和第三百六十条的规定。

5. 当请求公证合同时，各方必须出示以下身份证明文件：

a) 居民身份证或其他有效证件，如果是外国人则需出示护照；

b) 如果是代理人，则需出示证明代理资格和代理权限的文件；

c) 根据法律规定需要提供的其他相关文件。

6. 合同草案可以由各方起草，也可以根据各方的要求由公证员起草。

合同内容不得违反法律法规和社会公德。如有主管部门发布的合同范本，则合同必须依照该范本。

合同文本末尾应注明页数、页码、合同正本份数及保管人。

7. 公证员在接受申请材料时，必须检查材料中所有文件的合法性；如发现有不清楚或可疑之处，必须进行核实。

8. 公证员向各方宣读合同草案全文，并解释各方的权利和义务以及合同无效时根据民法典的规定所承担的法律责任，或者在各方违反合同时所承担的法律责任。

如果各方同意合同草案的所有条款，则应在每一页上签署并由公证员面前在合同文本末尾签名。

公证员应在合同文本最后一页盖骑缝章，记录公证词，注明公证日期，并签字盖章。

B. 遗嘱认证

1. 国家公证处或乡级人民政府根据立遗嘱人的要求对遗嘱进行认证。

2. 在请求认证遗嘱时，当事人需提交遗嘱及其身份证件；如果遗嘱涉及转移其财产给他人且该财产依法须登记所有权，则还需出示所有权证书。

3. 公证员必须检查当事人提供的文件，确认立遗嘱人的行为能力；公证员还应提问以确定立遗嘱人是否清醒理智，未被欺诈、威胁或强迫。

遗嘱公证应按照民法典继承部分的规定执行，并确保保密性，在必要情况下可以录音。

经过审查遗嘱内容后，公证员应认证该遗嘱。公证员不应通过代理人认证遗嘱，也不应认证违法或违背社会道德的遗嘱。

正本遗嘱和录音带应存放在国家公证处或遗嘱认证的乡级人民政府。

4. 如立遗嘱人要求修改或补充已公证的遗嘱，则修改或补充遗嘱也应按立遗嘱时的程序进行公证。

C. 存放遗嘱

1. 国家公证处根据立遗嘱人的要求接受遗嘱存放。

对于已经公证的遗嘱，除了存放在国家公证处的副本外，立遗嘱人还可以要求国家公证处存放遗嘱。

2. 在接受遗嘱存放时，公证员应制作两份接收证明书，一份交给立遗嘱人，另一份存档。

存放的遗嘱应在立遗嘱人面前密封，并记录在册。

3. 当遗嘱存放在国家公证处时，公证员负责公布遗嘱。开启封印和公布遗嘱应制作笔录，由公证员和相关权利人签字。公证员应将遗嘱副本发送给所有与遗嘱内容有关的人。此副本应由公证员认证。遗嘱副本与原件核对，以及将外文遗嘱翻译成中文或反之，应按照民法典的规定办理。

D. 认证放弃遗产声明

1. 请求认证放弃遗产声明的人应提交申请书，并出示身份证或其他有效证件。

2. 如果超过民法典第645条规定的期限，公证员不认证放弃遗产声明。

Đ. 认证私人企业初始实物投资资产评估委员会会议纪要

1. 国家公证处根据私营企业主的要求认证初始实物投资资产评估委员会会议纪要。

公证员可受邀参加评估委员会的评估活动。

2. 私营企业主应出示身份证、资产所有权证书、成立评估委员会的决定和评估委员会的评估纪要。

3. 公证员在检查当事人提供的文件、审查评估纪要内容并确认评估委员会成员符合成立决定后，认证评估委员会的会议纪要。

E. 认证译本

1. 国家公证处根据当事人的要求认证译本。

2. 请求认证译本的人应向国家公证处提交译本的原件。

公证员应认证译者的签名。

国家公证处应保存译本及其副本。

G. 认证海事抗辩书

1. 公证员接受船长因海上事件或船舶停靠港口期间发生的事件而提交的海事抗辩书。

2. 在审查海事抗辩书后，公证员应认证船长提交海事抗辩书的时间。如果超过事故发生后24小时或事故发生后船舶停靠港口后的24小时，则公证员不认证提交海事抗辩书的行为。

H. 发放和认证副本

1. 有权机关发放副本。

已经颁发户籍相关文件正本的机关包括：出生证、结婚证、死亡证明和其他户籍文件，有权发放这些文件的副本。

学校、教育培训机构已经颁发文凭、证书及其他文件的，有权发放这些文件的副本。

根据法律规定有权发放其他文件的其他机关也有权发放这些文件的副本。

2. 认证副本

a) 当事人可以在任何国家公证处要求对副本进行公证。

b) 副本可以从原件复制、拍照、打印，但当事人必须出示原件以供核对。

只能对由有权机关颁发的原件制作的副本进行公证；如果副本超过两页，则必须加盖骑缝章。

c) 公证员仅对其从原件制作的副本公证承担责任，不对当事人使用该副本的行为负责。

d) 在进行副本公证时：

- 应检查原件的合法性。如果怀疑原件是伪造的，则必须在颁发该原件的机关进行鉴定或核实；

- 如果当事人已有副本，则必须核对和审查从原件复制的内容。

e) 不得对以下文件进行公证：

- 内容违反法律的文件、资料；

- 已被涂改、修改、添加或删除，或者已损坏、破旧无法明确内容的原件；已被错误授权或不合法的原件；

- 从副本复制的副本、传真件，包括已经公证的副本；

- 法律法规；政府机构、团体、社会组织和经济组织确定密级的决定、公文、文件；禁止在大众媒体上公布的资料；

- 发票、凭证、票据、票证、债券、股票、期票和其他具有货币价值的文件；

- 与出入境、进出口有关的文件；

- 各类地图、图纸；

- 没有经有权机关认证的自立单据、信函及其他文件；

- 法律规定不得公证的其他文件。

IV. 公证书的形式

1. 公证书应当清晰表达。

公证书中的文字可以手写、打字或电脑打印；不得缩写或使用符号，不得跨行书写或覆盖行，不得添加；因技术错误需要修改的，应由公证员确认并盖章。

公证员签署公证书的日期应以数字和汉字表示；根据当事人的要求或公证员认为必要时，可以记录小时和分钟。

与金额相关的数字也必须用汉字表示。

2. 如果公证书超过一页，则每页都应编号，并且超过两页的应加盖骑缝章。

3. 当事人和见证人在公证员面前签名或按指印。公证员应在当事人和见证人面前签名。

V. 公证档案及保管制度

1. 公证档案包括公证书原件及相关文件、资料，必须保存。档案中的文件、资料应编制目录以便查阅。

2. 公证档案应编号，并按公证事项类别和时间顺序排列，符合公证登记簿的记载。

3. 公证档案应严格保管，采取防火、防潮、防虫等安全措施。

4. 公证档案应在实施公证的机关长期保存。

对于副本，保存期限为五年。销毁副本时须有委员会参与。

VI. 处理申诉和举报

A. 处理申诉

1. 对于公证业务活动的申诉，由公证处主任处理，并在收到申诉之日起十日内答复申诉人；如果当事人不同意公证处主任的处理结果，可向司法局局长申诉，司法局局长应在收到申诉书之日起十五日内审查、处理并答复当事人。

2. 对于公证处主任公证业务活动的申诉，由公证处主任在收到申诉之日起十五日内审查、处理并答复申诉人；如果当事人不同意公证处主任的处理结果，可向司法局局长申诉。司法局局长应在收到申诉之日起二十日内审查、处理并答复申诉人。

B. 处理举报

对于公证处主任、副主任、公证员及其他公证处工作人员违法行为的举报，按照公民申诉和举报法令的规定处理。

在执行公证工作过程中，如遇到未被法律规定的新问题和困难，公证处主任、司法局局长应及时报告，征求司法部意见以解决。