决定第218/2000/QĐ-BTC号关于颁布会计档案保管制度

第一条： 本制度规定的应保存和归档的会计资料包括：

一、会计凭证，包括原始凭证和记账凭证；

二、会计账簿，包括明细账、卡片账和总账；

三、财务报告，包括月度、季度和年度财务报告；

四、其他与会计相关的资料，包括但不限于用于编制会计凭证的资料；与经济活动相关的资料（如经济合同、借款合同、租赁合同、联营合同等）；与资金、基金和收益相关的资料（如补充资本的决定、分配基金的决定等）；与预算收支、资金使用和经费相关的资料（如经费决算、国家预算基金决算、投资资金决算等）；与向国家缴纳税收义务相关的资料（如减免税决定、退税决定、追缴税款决定、年度税收决算等）；与资产清查和评估相关的资料（如清查表、评估记录等）；与审计、检查和监察相关的资料（如审计报告、检查结论等）；计算机会计程序文档和销毁会计资料的相关资料。

条2： 第一条规定的会计资料如果以电子形式或其他存储介质（如磁带、磁盘、支付卡等）记录，在归档前必须打印成纸质文件，并且必须符合国家关于会计资料的法律规定（如表格格式、编号、签名、印章等）。

条3： 归档的会计资料必须完整系统，分类整理成各类档案（如凭证档案、账簿档案、财务报告档案等）。在每类档案中，会计资料应按发生时间顺序排列，确保合理，以便查阅和使用。

条4： 会计资料归档的具体规定如下：

一、对于已结束会计期间且不再用于下一期记账的会计资料，最迟应在会计期间结束后12个月内归档；

二、关于已完成项目的投资决算报告的会计资料，最迟应在投资决算报告被批准后的12个月内归档；

三、涉及解散、破产、股份制改革或所有权转换的会计资料，最迟应在相关工作结束后6个月内归档。

条5： 会计资料的存放地点规定如下：

一、各单位的会计资料应存放在该单位的档案库房；

二、中外合资企业及外资独资企业在其在中国人民共和国境内经营期间的会计资料，应存放在该企业在中国境内的办公地点；

三、解散或破产单位（包括中外合资企业和外资独资企业）的会计资料，包括各会计期间的会计资料和与解散或破产事件相关的会计资料，应存放在设立该单位的机关（发证机关）或登记机关，或者按照解散或破产决定指定的地点存放；

四、进行股份制改革或所有权转换单位的会计资料，包括各会计期间的会计资料和与股份制改革或所有权转换相关的会计资料，应存放在新所有者的单位，或者按照股份制改革或所有权转换决定指定的地点存放；

五、已经结束的会计期间的会计资料，以及因分立或拆分为两个或多个新单位而产生的会计资料，如果可以分割，则存放在新单位；如果不能分割，则存放在分立或拆分决定指定的地点。与分立或拆分相关的会计资料则存放在新成立的单位；

六、已经结束的会计期间的会计资料，以及与被合并单位相关的会计资料，存放在接收合并单位的地点。

在单位未设立档案室或档案库的情况下，可以与档案保管机构签订合同，委托其保管会计资料。合同中必须明确各方对受托保管的会计资料的责任、费用及支付方式。

“条 6. 省级人民政府专业机关法制组织的任务和权限 在每个单位中，会计主管或负责会计工作的人员应协助单位负责人组织、分类和整理会计资料，并办理会计资料归档手续。

条款7： 存储的会计资料应当按照国家现行法律法规关于保护存储资料的规定进行保管，并遵守本制度的相关规定。会计资料应存放在单位的档案库中。档案库应配备足够的保管设备和设施，确保会计资料的安全，如：书架、柜子、防火设备；防潮、防霉；防洪、防虫、防鼠等。

单位负责人应对单位存储的会计资料的安全性、完整性和合法性承担法律责任。

条8：各单位应建立“会计档案保管登记簿”，记录和管理存储的会计资料。会计档案保管登记簿应包括以下主要内容：档案类型、编号、入库日期、入库时的状态、保存期限。

第九条：负责管理和保管会计档案的人员应对因自身主观原因导致会计档案丢失、损坏或其他事故承担责任，向单位负责人报告。

管理和保管会计档案的人员未经单位负责人或其授权人的书面同意，不得允许任何组织或个人查阅或使用存储的会计资料。如果发现会计档案存在丢失、虫蛀、损坏等情况，管理人员应及时向单位负责人报告，以便及时采取措施处理。

条 10： 在存储期间的会计资料，在所有合法利用情况下均具有法律效力。查阅和使用存储的会计资料需经单位负责人或其授权人书面同意，并应在档案库内进行。

根据法律规定，有权机关要求提供并带出单位的会计档案时，单位和执行任务的人员必须制作“会计档案交接清单”。除一般文书内容外，“会计档案交接清单”还应详细记录：档案类型、数量、会计年度、状态、使用时间和归还时间。

单位有责任向调查机关、税务机关和其他依法履行监督职责的国家机关提供会计资料。这些机关在使用期间应妥善保管会计资料，并在规定时间内完整归还。

根据法律规定，司法机关以书面决定形式扣押会计原始凭证作为证据时，单位应将被扣押的会计资料以副本形式保存。扣押会计资料时，司法机关和单位应制作“会计资料扣押清单”。

条11： 所有在会计年度内使用的会计资料以及根据本制度第四条规定准备归档的会计资料，应按现行会计制度进行管理、保管和使用。

会计资料保存期限

条 12： 根据本制度第一条规定的会计资料，按以下期限保存：

一、最短期限为五年；

二、二十年期限；

三、超过二十年期限。

第十三条： 用于日常管理和运营但不直接用于记账和编制年度财务报表的会计资料（如入库单、出库单、收款单、付款单等未纳入会计凭证集的资料；每日、月、季度、半年度、九个月度财务报表等）至少保存五年，自会计年度结束之日起算。

条14： 直接用于记账和编制年度财务报表的所有会计资料必须保存二十年，具体如下：

一、会计年度内的会计资料：自会计年度结束之日起保存二十年；

二、项目完成后的决算投资资金会计资料，包括各会计年度的会计资料：自项目决算投资资金批准之日起保存二十年；

三、固定资产及其处置、转让相关会计资料：自固定资产处置、转让完成之日起保存二十年；

四、涉及解散、破产、股份制改革、所有权转换的会计资料：自每项工作完成后保存二十年；

五、销毁会计档案的记录及相关资料：自记录形成之日起保存二十年；

“条15. 公布行政程序决定 保存超过二十年的会计档案是具有历史价值和经济、政治、社会意义的资料，例如：

一、综合会计账簿；

二、年度财务报告；

三、项目完成后的决算投资资金报告档案；

四、其他会计凭证和资料。确定保存超过二十年的会计档案，由单位、行业或有权机关根据资料的历史价值和长期意义决定，并交由会计部门或其他部门以原件或其它形式保存。

条16： 会计档案超过五年或二十年保存期限，但与诉讼、争议或已审结、正在审理或尚未审理的案件有关的，不适用第十三条、第十四条和第十五条规定的保存期限，而应按照现行相关法律法规的规定或者有权机关的决定执行。

条17： 遇到自然灾害等不可抗力导致会计档案损毁或丢失时，单位应当成立由单位负责人担任主席，会计主管或会计负责人及相关部门代表组成的恢复处理委员会。该委员会必须完成以下工作：

- 采取一切可能措施恢复并保护可恢复的档案；

- 进行清点，确定现有档案数量，以及无法恢复的损毁或丢失档案的数量；

- 编制记录现有档案数量和丢失档案数量的清单，按每种会计档案类型分别记录。该记录应与损毁或丢失的档案保存期限相同。

会计档案超过保存期限的销毁

条18： 根据本制度规定，超过保存期限的会计档案，在没有国家机关或有权机关另行指定的情况下，可以由单位负责人决定销毁。销毁超过保存期限的会计档案必须严格按照本制度规定的程序进行。

条19： 销毁超过保存期限的会计档案的程序如下：

1- 单位保管的会计档案由该单位负责销毁；

2- 单位负责人决定成立“销毁超过保存期限的会计档案委员会”。该委员会成员包括单位领导、会计主管或会计负责人及档案管理部门代表；

3- 销毁超过保存期限的会计档案委员会必须对每种类型的会计档案进行清点、评估和分类，编制“销毁会计档案目录”和“保存超过二十年的会计档案目录”；

4- 编制“销毁超过保存期限的会计档案记录”，并进行会计档案销毁。销毁超过保存期限的会计档案记录除了一般文书记录的内容外，还必须详细记载：被销毁的会计档案类型、每种类型的保存期限（从哪一年至哪一年）、销毁方式、结论和委员会成员签名；

销毁超过保存期限的会计档案记录连同“销毁会计档案目录”和“保存超过二十年的会计档案目录”作为登记“会计档案保管登记簿”的依据，并在单位档案库中保存二十年。

条20： 销毁超过保存期限的会计档案必须在编制销毁记录的同时进行。根据各单位的具体情况，采用焚烧、切割、手工或机械粉碎等方式确保销毁后的会计档案信息无法再使用。如果回收废纸作为原料，销毁委员会必须先按照上述方法销毁后再将废纸移出单位。

实施条款

条21： 本会计档案管理制度自2001年1月1日起生效。此前与此制度相抵触的规定一律废止。

条22： 对于破坏、损毁或丢失会计档案的行为，视其性质和严重程度，将依法给予行政处罚或其他法律规定的处理。

条23： 各行业和领域具有特殊性的会计档案（如银行、证券市场等），应根据本制度并与财政部、国家档案局合作制定各自行业的会计档案管理制度。