决定第3149/QĐ-BNN-VP号关于农业与农村发展部公文和信息的接收、处理和管理规定

决定

规则关于接收、处理和管理农业与农村发展部的文件和信息

_____________________

农业农村部部长

根据2003年7月18日第86/2003/NĐ-CP号政府法令，规定农业与农村发展部的功能、任务、权限和组织机构；

根据2004年4月8日第110/2004/NĐ-CP号政府法令，关于文书工作；

根据办公厅主任的提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 随本决定发布农业与农村发展部的文件和信息接收、处理和管理规则。

条款2. 本决定自2006年10月24日第95/2006/QĐ-BNN号农业与农村发展部部长决定废除2003年5月5日第58/2003/QĐ-BNN号农业与农村发展部部长决定发布的文件和信息接收、处理规则；起草、征求意见、审查、评估、呈批、发行、管理和存档文件规则生效之日起施行。此前的规定与本决定附带发布的规则相抵触的均予废止。

条 3. 办公厅主任、各司、局、监察局、农业企业改革与管理局负责人负责执行本决定

规则

接收、处理和管理农业与农村发展部的文件和信息

（随2006年10月25日第3149/QĐ-BNN-VP号农业与农村发展部部长决定发布）

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第一章

总则

第一条 调整范围

本规则规定单位和个人在接收、处理来文、信息；起草、征求意见、呈批、签署、发行、管理和存档文件过程中的程序和责任。

第二条 适用对象

本规则适用于各司、局、监察局、办公厅、农业企业改革与管理局（以下统称单位）及其工作人员在履行任务时。

条3. 术语解释

文本中某些术语解释如下：

1. 来文是指收到的文件、资料、申请书或信件。

2. 去文是指发出的文件、资料或信件。

3. 信息是指通过传真、电子邮件、网络传输、电话、口头传递或携带的信息。

4. 工作档案是指反映一个事件或问题从开始到结束过程中，由工作人员在执行任务期间形成的相互关联的一系列文件，并按时间顺序整理。

第二章

接收和处理来文、信息

第四条 接收、登记来文、信息

1. 所有来文都必须在文书处办理接收手续：

a) 部办公厅文书（以下简称部文书）负责办理所有发给部、办公厅的来文，以及寄给部领导和办公厅个人的信件、资料的接收手续；

经部办公厅转交至玉花街各单位的来文，部办公厅应单独记录并转交至相关单位；

b) 各单位文书负责办理所有发给单位的来文的接收手续；

c) 直接从机关或个人处接收发给部或单位的来文的工作人员，必须将这些来文交给部文书或单位文书进行接收和登记手续。

2. 对于地址错误、字迹模糊、破损或黑色复印的来文，部文书应退还发送方（传真件和随附文件除外）。

对于地址错误、字迹模糊、破损或黑色复印的来文（传真件、随附文件及部转来的文件除外），单位文书应退还发送方。

3. 文书不得拆封标有“绝密”（A）、直接寄给个人或注明“只有信封上姓名的人才能拆封”的信件。

4. 文书应对投诉、举报信件、匿名信件或需要检查、核实的文件保留信封。

5. 对于非办公时间收到的来文，机关值班人员负责办理接收手续；对于标有“特急”、“紧急”、“加急”的来文，值班人员应在信封上记录文号、发函机关名称，并立即报告单位领导处理。其余来文，应在次日上班时移交文书。

6. 登记来文：

a) 部办公厅主任规定建立部来文登记簿；

b) 单位负责人规定建立单位来文登记簿。

7. 对于通过传真、电子邮件或网络接收的信息，应将其登记在专门的登记簿中，并提交单位负责人处理。

8. 对于通过电话或口头传达的相关于部或单位指挥、管理工作的信息，接收人应记录下内容、接收时间和传达人的姓名，并立即转交单位负责人处理。

条 5. 处理来文

1. 来文分类如下：

a) 需回复发送方的来文：

- 类别A：注明需回复期限的来文；

- 类别B：未注明需回复期限的来文；

b) 不需回复发送方的来文：类别C。

2. 部办公厅的责任：

a) 文书局的责任：

- 向办公厅呈送来文。紧急、特急、加急的来文应在登记后立即呈送；

- 根据规定，将办公厅主任处理意见录入来文管理系统或来文登记簿；

- 将来文转交负责处理的单位或个人；

- 按规定保管密件；根据办公厅主任或部长的要求复印来文存档；

b) 办公厅主任的责任：

- 确定来文类别；在“来文处理单”（本制度附带发布）上记录处理意见；对于直接送达各单位的来文，在必要时明确回复期限；

- 开启标注为“绝密”的信封，并按相关规定处理；

c) 综合处：

- 使用部统一的来文管理系统更新领导处理意见；

- 将领导直接收到并与部指导工作相关的来文转交文书局；将领导转交各单位处理的来文转交文书局；

- 监督、催促各单位处理类别A和B的来文；汇总并在每月部例会上报告；

3. 部领导的责任：在“来文处理单”上记录处理意见；在必要时明确回复期限；

4. 单位的责任：

a) 单位文书科的责任：

- 向单位负责人呈送来文；

- 将单位负责人处理意见录入部统一的来文管理系统或来文登记簿；

- 将来文转交负责处理的组织或个人，或将不属于权限范围内的来文退回发送方；

- 在处理完毕后归还部文书科电报密码；

- 使用部统一的来文管理系统更新类别A和B来文的处理结果；

- 监督类别A和B来文的处理结果；

- 每周统计单位来文处理情况并向单位负责人报告；

b) 单位负责人的责任：

- 根据内容要求和职能任务，及时处理来文。对于发给部的来文，仅在收到由部领导或办公厅主任转来的正式来文（附有“来文处理单”）后处理。直接发给单位的来文，单位应根据职能任务和权限自行处理并承担责任；

- 对于不属于权限范围内的来文，主动配合文书科办理退回手续；

- 主动与其他单位合作处理涉及多个单位的来文，或根据主办单位的要求进行联合处理；

- 检查、督促来文处理，更新处理结果；

- 规定直接接收单位的来文接收和处理程序；

c) 各单位、干部、职员对未在文书科登记的来文没有处理责任。

条 6. 回复来文的期限

1. 对于需部领导签署的文件：

a) 对于A类文件，主办单位负责在来文中规定的期限前至少提前一个工作日向部领导提交回复文件；

b) 对于B类文件，主办单位负责在收到来文后向部领导提交回复文件：

- 一般文件应在收到之日起四个工作日内回复；

- 关于中央部委、省、直辖市的规划、项目、方案的文件应在收到之日起八个工作日内回复；

- 至少提前三个工作日按照法律规定的时间完成审查和批准项目的期限。

2. 对于各单位受委托或授权签署的文件；属于单位权限范围内的文件：

a) 对于A类文件，主办单位应按来文中规定的期限及时回复；

b) 对于B类文件，主办单位应按以下规定回复：

- 一般文件应在收到之日起五个工作日内回复；

- 按照法律规定的时间完成审查和批准项目的期限。

第三章

发出文件的管理

条 7. 文件的形式、格式和技术要求

1. 文件的形式、格式和技术要求应遵循法律法规的规定，以及《国务院令第110号》（2004年4月8日）关于文书工作的规定，《联合通知第55号》（2005年5月6日）关于文件形式和技术要求的指导。

文件中使用的字体为Times New Roman（Unicode编码）。

2. 部门文件中的缩写和符号应按照办公厅主任的指导执行。

条 8. 文件起草

1. 由一个单位起草的文件：

a) 起草单位负责人的职责：

- 具体任务分配给一名公务员或一组公务员（其中一人为主要负责人），根据计划、内容和时间进行起草，并完善草案，报告部领导；

- 对涉及政策、战略、长期计划、国家级和部级项目等文件，在单位领导班子内部组织讨论；

- 对于第九条第一款规定的文件类型，征求相关单位的意见；

- 整理并解释采纳的意见；

- 提出文件的密级、紧急程度和流通范围；

- 对文件的内容对部长和法律负责。

b) 起草人的职责：

- 根据文件的形式、格式和技术要求进行起草；

- 提出每份文件的密级和紧急程度；

- 对所分配的专业内容、法律性和技术性负责。

2. 由一个单位牵头与其他一个或多个单位共同起草的文件：

a) 牵头单位负责人的职责：

- 分配起草责任给各合作单位；

- 执行本条第一款的规定。

b) 合作单位负责人的职责：

- 指派有能力参与起草的人；

- 对其单位参与的内容专业负责。

3. 法规文件的起草应遵循《立法法》及相关法规的规定，以及《农业部决定第73号》（2004年12月13日）关于农业部法规文件起草、审核和发布的规章（以下简称《决定73》）。

条 9. 征求意见

1. 应当征求意见的文件类型：

a) 法规性文件；

b) 方案、项目、计划；

c) 部领导要求的文件；

d) 起草单位认为必要的文件。

2. 征求意见的方式：

a) 书面形式；

b) 组织会议。

3. 起草单位负责人的责任：

a) 提交文件草案并明确答复期限（如以书面形式征求意见）或至少提前一天发送（如组织会议）；

b) 全面汇总并采纳所有意见；对未采纳的意见进行书面说明。

4. 被征求意见单位负责人的责任：

a) 按照起草单位的要求提供意见。对于紧急文件，负责人有责任按照文件中的要求回复；

b) 对于本单位主管的专业内容所提意见，向部长和法律负责。

5. 对于征求政府成员意见的文件，法制司负责组织相关单位的意见征集、汇总并向部长报告。被征求意见的单位应根据本条第4款的规定参与。

条 10. 向部领导提交文件签署

1. 提交签署的文件材料：

a) 下列类型的文件需要提交签署材料：

- 法规性文件；

- 审查批准方案、项目、计划的文件；

- 与组织人事财务工作相关的文件；

- 请求上级解决行业具体问题的文件；

- 交换意见、配合解决问题、回应各部委、地方及直属单位请求的文件；

- 表彰奖励、纪律处分决定；

- 审计后处理决定。

b) 提交签署的材料包括：

- 文件呈批表（随本规定发布），适用于由一个单位牵头与其他一个或多个单位共同起草的文件；

- 文件草案两份，其中：一份在首页左上角有主要起草单位和联合呈批单位（如有）领导签字；在“送审单位”部分下方有起草人员和处长（对于局、监察、办公室）的姓名和签字（第一份）；另一份用于复制（第二份）；

- 如需或按部长要求，由起草单位负责人提交的请示；

- 审查、审核、提出意见的文件（如有）；

- 其他相关文件。

c) 法规性文件的提交签署材料按照《决定》第73条的规定执行。

d) 对于其他提交签署的文件：包括两份按规定在第1条第2款中签字的文件；文件呈批表（如有）；其他相关文件。

2. 提交签署的责任：

a) 各单位负责人指定专人负责提交签署、接收和分发文件。

b) 办公厅主任：

- 组织各单位提交的文件接收，包括电子文件，并在一个地点（综合科）反馈结果；

- 将不符合权限范围的文件退回；

- 组织检查文件格式和技术表达以及提交程序。如果符合条件，在“文件呈批表”或首页左上角注明呈部长或副部长的意见；指定电子文件提交；在“文件呈批表”（如有）或首页左上角签字。如果不符合条件，注明原因，退回起草单位完善后再提交签署。

c) 如果办公厅主任和起草单位负责人意见不一致，起草单位负责人有责任向部长汇报并作出决定。

3. 签署发布

a) 文件符合条件，部长签署两份。

b) 文件不符合条件，部长在“文件呈批表”或首页左上角注明意见，退回起草单位完善后再提交签署；如果起草单位负责人、参与单位或办公厅主任的意见与部长意见不同，则可以保留意见（记录在“文件呈批表”或单独附在材料中），但必须执行部长的意见。

c) 如果部长或分管副部长不在：

- 对于没有紧急签署要求的文件：等待部长或分管副部长返回处理；

- 对于有紧急签署要求的文件：部长秘书或分管副部长助理负责联系征求意见并提出建议，报告办公厅主任决定；向部长或分管副部长报告处理结果。

条 11. 代签和授权签字

1. 签字权限：

a) 各单位负责人根据部长的决定，可以代签（DL）部长的决定，或者由部领导直接指定；

b) 各单位负责人可以根据部长的授权决定进行授权签字（TSQ）。

2. 文件：

a) 文件呈批单：对于需要呈批单的文件，按照第十条第一款第b项的规定执行；

b) 文件草案：两份；

c) 其他文件，按法律规定和单位负责人的要求提供。

3. 发布的文件包括两份：一份在首页左页边有室主任签名，文件起草人员姓名及签名在“收件人”部分下方（适用于各局、监察机构、办公室），或在首页左页边有主要起草人员签名（适用于各司、改革与企业管理委员会）；单位负责人签名按规定位置签署（第一份）；另一份仅由单位负责人签名用于复制（第二份）。

代签和授权签字的文件必须向主管领域的部领导提交一份正本。

4. 单位负责人代签和授权签字时，对文件的内容和形式负法律责任。

条 12. 各单位文件的起草和发布

各单位负责人依据本制度规定，按照所赋予的职能和任务，制定单位文件的起草和发布的程序。

条 13. 处理错误文件

1. 对于已经部领导签署或发布的文件，如果发现格式或内容上的错误，应立即通知部办公厅主任或文件起草单位负责人，报告部长或副部长审查决定。

2. 对于已经各单位负责人代签或授权签字并已发布的文件，如果发现格式或内容上的错误，应立即通知签署该文件的单位负责人审查决定。

3. 定期（每六个月），部办公厅与法制司、人事司合作检查各单位代签和授权签字的文件，并向部报告结果。

4. 更正文件：

a) 需要更正的法规文件，由主要起草单位与法制司合作更正；

b) 部门行政文件，由主要起草单位与部办公厅合作更正。

第四章 实施细则

发行、管理和为国内外媒体提供信息

条 14. 文件发行

1. 文件经部领导签署后，部办公厅（综合处）将文件档案交回起草单位办理发行手续。起草单位负责将电子文件发送给部办公厅，对于办公厅主任指定的文件。

2. 文件发行档案：

a) 文件呈批单（如有），需具备规定的全部签名；

b) 按照本制度第十条和第十一条规定，具备全部签名的两份文件；

c) 附带材料（如有）。

3. 文件发行盖章：

a) 盖章人员检查签名是否正确齐全，如正确齐全则编号、日期并盖章。如签名不正确或不齐全，则退回；

b) 盖章方式：

- 在有权签字人的签名上盖章：需覆盖签名左侧三分之一，整齐清晰，方向正确；

- 对于随文件附带的附件（如有）：在首页盖章，覆盖机关名称或附件名称的一部分；

- 对于随部长决定发布的各类文件，以及部长批准的投资项目、科研课题、财务决算和其他文件，根据办公厅主任的要求，在文件右侧边缘盖章；

- 对于部提供的会议服务报告，部长、副部长的公函，外交文件及其他领导要求的文件，在机关名称下盖章；

- 对于各种卡片和证件，按照具体发证规定盖章；

- 根据法律规定，加盖紧急、保密和其他文秘印章。

c) 如需确认签名，由办公厅主任确认并加盖办公厅印章。

3. 文件发行

a) 对于各司、监察机构、部办公厅、农业企业改革与管理委员会起草的文件，由起草单位与部办公厅（行政组织处）合作复制和发行，按照文件中记载的“收件人”地址；

b) 对于各局起草的文件，以及有印刷经费的计划和项目，发行工作由各单位自行完成。

4. 文件发行登记、邮寄手续和跟踪文件发送情况，按照国家文书和档案管理局的指导进行。

条 15. 发行文件管理

1. 部办公厅负责：

a) 存档发行文件，包括：

- 文件呈批单（如有）；

- 正本1份；

- 正本2份。

b) 向部长、副部长和办公厅主任报告部每日发布的文件目录。

2. 主办单位负责存档：

a) 正本；

b) 法律依据、审查意见、审核意见和其他相关材料。

条 16. 向国内外媒体提供信息

1. 部办公厅主任根据法律规定和部的规定向国内机构和媒体提供农业与农村发展部的文件、资料和信息，并对部长和法律负责。

2. 国际合作司司长根据法律规定和部的规定向国外机构和媒体提供农业与农村发展部的文件、资料和信息，并对部长和法律负责。

3. 部属各单位负责人向国内机构和媒体提供其管辖范围内的文件、资料和信息，并对部长和法律负责。

4. 公务员只能在书面或直接由部领导或单位领导要求的情况下向媒体提供信息，并对其提供的信息范围和内容负责。

第五章

档案工作

条 17. 建立档案

1. 各单位工作人员每年应按照《档案法实施细则》和第110/2004/NĐ-CP号法令的规定建立档案。

2. 单位负责人应指导执行本单位的档案法律法规，定期督促和检查档案建立和归档情况。

条 18. 档案保管

1. 各司、办公厅、监察局、农业企业改革委员会的档案部门职责为：

a) 每年编制单位档案目录，报单位负责人批准；按已批准的目录收集个人和下属单位的档案；

b) 整理到期需移交部档案馆保存的档案。

2. 各局的档案部门职责为：

a) 每年编制单位档案目录，报单位负责人批准；按已批准的目录收集个人和下属单位的档案；

b) 收集、整理并保存档案，十年后办理移交国家档案馆手续。

3. 部档案部门职责为：

a) 每年一月接收各司、监察局、办公厅、农业企业改革委员会的档案；

b) 编制年度档案目录，整理部档案，组织档案保存；十年后办理移交国家档案馆手续。

4. 各单位负责人每年成立评估小组，销毁无价值的文件，并确定需要提交档案馆保存的文件。

5. 每年部办公厅主任成立评估小组，评估部档案的价值，按规定进行销毁或移交给国家档案馆。

条 19. 档案和资料的管理和利用

部档案部门和各单位负责按照部和国家的规定管理并提供利用本单位负责范围内的档案和资料。

条 20. 组织检查

1. 各单位负责人负责组织本单位的档案工作检查。

2. 部办公厅主任每年或随时组织检查，并向部报告各单位的档案工作情况。

第六章

应用信息技术在管理和存储文件中

条 21. 在管理来文中的信息技术应用

1. 所有发往部的文件统一由“来文管理系统”管理（除规定需单独登记的文件外）。

2. 部办公厅主任的责任：

a) 组织研究提出建设或购买“来文管理系统”的建议，并在各单位实施；

b) 确保系统在使用过程中运行顺畅、安全和保密。

3. 各单位负责人的责任：

a) 在单位内组织实施“来文管理系统”。指定专人根据系统要求及时更新信息；

b) 定期投资并升级信息技术设备，以确保系统的正常运行。

条 22. 在管理发文中的信息技术应用

1. 所有带有部印章的发文统一由“发文管理系统”管理（除规定需单独登记的文件外）。

2. 部办公厅主任的责任：

a) 组织研究提出建设或购买“发文管理系统”的建议，并在各单位实施；

b) 每日更新部发文目录并向部长、副部长报告；

c) 根据规定将相关文件上传至www.mard.gov.vn网站；

d) 根据规定更新部文件数据库。

2. 各单位的责任：

a) 将法规性文件的电子文档发送给法制司以便在公报上发布并在政府网站上公布；

b) 将规定需要附带发送的各类文件的电子文档发送给部办公厅。

条 23. 在档案工作中的信息技术应用

1. 部办公厅主任负责研究并提出建议，由部建设或购买信息技术应用以支持档案工作，并将其转交给部属各单位使用。

2. 各单位负责人负责在其单位内应用信息技术以支持档案工作。

第七章

组织实施

条 24. 各单位

各单位负责人负责将本制度传达给单位全体干部和职员；组织实施；定期检查，总结经验并及时纠正不符合本制度的行为；依据本制度制定单位内部规章制度。

条 25. 部办公厅

部办公厅主任负责组织传达、指导、监督和检查本制度的执行；收集并汇总修改和补充的意见，并向部长提出完善本制度的建议。

条 26. 奖励与处罚

执行本制度是计算竞赛积分和奖励的基础。对于不遵守本制度的单位和个人，必须进行审查，明确责任；根据违规程度，依法处理。

第二十七条 补充、修改细则

在执行过程中，如遇问题，单位应及时发现并提出、报告部（通过部办公室）不适宜之处，以便及时修改、补充。