决定第45/2018/QĐ-TTg号关于国家行政系统机关管理运作中的会议制度

决定
关于行政管理活动中召开会议的规定
国家行政机关的管理活动

___________

根据2015年6月19日《政府组织法》；

根据2007年4月20日颁布的乡、镇、市镇民主实施条例；

根据二〇一六年十月一日政府第138/2016/NĐ-CP号决定关于政府工作规则；

部长兼政府办公厅主任的提议；

总理发布本决定，规定国家行政机关在行政管理活动中的会议制度。

第一章
总则

第一条 调整范围

1. 本决定规定国家行政机关在行政管理活动中的会议制度。

2. 总理、副总理召开的会议按照政府工作规则和本决定规定的组织会议的原则和程序进行。

3. 政府会议、各级人民代表大会会议、接见公民会议、调查、审计机关与国家行政机关机构之间的会议、新闻发布会、国际会议、研讨会、科学座谈会不适用本决定。

第二条 适用对象

1. 总理、副总理；由总理设立的咨询和跨部门协调机构。

2. 部门、相当于部级的机构及其下属机构；部长、相当于部长的机构负责人；部或相当于部级机构下属机构负责人的负责人。

3. 省、直辖市人民政府主席；市辖区、县、县级市、省辖市人民政府主席；乡、镇、街道办事处主任。

4. 省、直辖市人民政府的专业机关及其负责人（以下统称省级人民政府）；市辖区、县、县级市、省辖市人民政府的专业机关及其负责人（以下统称县级人民政府）；由省级和县级人民政府设立的咨询和跨部门协调机构。

条3. 术语解释

在本决定中，下列术语定义如下：

1. 会议（包括大会）是国家管理活动的一种形式，是一种解决问题的方式，通过这种方式，行政机关负责人直接实施领导、指导和处理其职能范围内的事务，根据法律规定。

2. 咨询会议是指行政机关负责人听取并讨论下级机关负责人、专家和学者的意见、建议和提案，以获取充分的信息和依据，在其职能范围内作出决策。

3. 工作会议是指上级行政机关负责人与下级机关负责人或机关工作人员召开的会议，解决日常事务或讨论管理活动中遇到的问题；统一指挥意见，解决重要复杂的工作任务，涉及多个层级和行业；处理有不同意见的内容，在作出决定前提交有权机关审议，超出下级权限的内容，或者对下级执行情况作出现场评价。

4. 专业会议是指讨论专业技术、业务、计划、报告等问题的会议。

5. 交班会是指行政机关领导召开的会议，了解任务执行情况，交换意见并指导解决日常事务。

6. 协调工作会议是指受行政机关负责人委托的人主持的会议，与相关机构讨论仍有不同意见的问题，统一意见后提交有权机关审议决定。

7. 培训和部署会议（培训大会）是指传达和统一理解和行动，关于党和国家的重要政策精神的会议。

8. 中期总结和年终总结会议（中期总结大会、年终总结大会）是指检查和评估半年度、年度或阶段性的任务完成情况，并讨论下一阶段的任务方向。

9. 专题会议是指讨论和部署某一重要政策在全国或部分地区、某些行业的实施情况的会议。

10. 现场会议是指主持人和参与者在同一地点、同一会议室举行的会议。

11. 视频会议是指通过应用软件、网站或专用数据网络、内部网络（广域网）或互联网进行的会议，使处于不同地理位置的人能够远程参与会议，就像他们在一个会议室里一样。

12. 会议主持人是指总理、副总理，或根据本决定第三条规定负责机关或组织的负责人或副手，主持会议并提出结论性意见。

13. 会议参与者是指被邀请参加会议的人；代表被邀请单位参加会议的人；被授权参加的人。

14. 部长、相当于部长的机构负责人召开的会议是由部长、相当于部长的机构负责人，或由被分配主持会议的副部长主持的会议。

15. 人民代表大会主席召开的会议是由主席或副主席主持的会议。

条4. 组织会议的原则

1. 按照职权自主负责处理任务和权限范围内的工作。上级不干预下级职权范围内的工作，下级也不将属于其职权范围的工作转交给上级处理。

2. 遵守法律法规，集中民主；公开透明并确保国家机密按照法律规定执行。

3. 根据工作计划或根据实际需要组织会议，符合问题性质、要求和内容以及各类型机关单位的组织特性和活动特点。

4. 明确目的、要求、内容和参会人员；提高并严格履行个人在指导、主持和参加会议中的责任，以及保障和服务会议的责任。

5. 合理结合相关类型的会议内容；加强信息技术在会议组织中的应用；简化会议组织程序，确保质量、效率、实用、节约，反对铺张浪费形式主义。

6. 不影响机关、组织、有权限人员的公务活动，以及公民和组织按法律规定接受和处理行政手续。

条5. 国家行政机关负责人在提高会议质量和节约反对浪费方面的职责

1. 应用科学技术，特别是信息技术，在领导、指导和管理工作中。主要通过网络环境收集、交换和协调处理信息。加强和扩大在线会议的形式。

2. 定期检查下属机关单位执行法律法规和上级文件的情况，并直接在现场处理属于其权限范围内的新出现的工作事项。

3. 对于复杂且需要多个层级和部门配合，或者存在不同意见的内容，可以委托主管综合机关负责人召开协调会议，统一处理方案，然后提交审议决定或报请有权机关审议决定。

4. 遵守规定并对组织会议承担责任；明确具体地记录会议内容；跟踪督促检查会议结论和指示的执行情况，并及时处理新出现的问题。

5. 严格按照法律规定指导会议经费的使用。

条6. 不组织会议的情形

1. 在自然灾害或紧急情况下召开会议解决常规工作。

2. 召开会议解决已授权给下级行政机关负责人处理的工作。

3. 召开会议解决法律规定的可以通过其他方式而非会议解决的工作。

4. 代替直接检查下级机关单位和基层情况而召开会议听取工作报告。

5. 结合参观、交流、休假或以会议形式组织娱乐活动。

第二章
会议组织流程

条7. 确定会议形式

1. 根据内容、规模、参加人员、技术设备条件，会议主持人决定采用现场会议或在线会议的形式，确保高效、便利、节约，并保障国家机密。

2. 扩大在线会议形式的适用范围，具体如下：

a) 定期工作会议和主席与下级政府主席之间的事务处理会议；部属机构与地方下属单位之间的会议；

b) 部门组织的工作任务部署会、阶段总结会和全面总结会；省级人民政府组织的地方行业总结会；

c) 总理、部门和省级人民政府组织的专业会议；

d) 部门和省级人民政府、县级人民政府组织的培训会议；

e) 在全国范围内或省、直辖市范围内举行的项目、计划草案讨论会；

f) 其他根据召集机关要求召开的会议。

条8. 会议内容准备

1. 会议主持人指定机关或单位准备会议内容，包括参会人员、时间、议程及必要时的会议结论方案。

2. 与会议内容相关的问题以及需要在会议上讨论和征求意见的内容必须提前准备好并形成书面材料，同时注明分发范围和保密等级。

对于长篇且内容丰富的资料，除全文外还需准备摘要。

条9. 会议邀请函

1. 会议邀请函应明确记载以下内容：

a) 主持人；

b) 参会人员；

c) 议程、时间和地点；

d) 对参会人员的具体要求；

e) 联系信息；

f) 机关或单位负责人的签名或数字签名。

2. 会议邀请函应在会议日期前至少三个工作日发送给被邀请的机关或个人，特殊情况除外。

3. 收到邀请函后，机关、单位和个人应通过公务电子邮件、个人电话或行政管理系统确认参会情况。

条10. 文件发送方式、期限和途径

1. 邀请函和会议服务文件须按法律规定进行数字签名，并通过文管系统功能发送电子版给参会机关、单位和个人（涉密文件按国家秘密文件规定执行），此外还可采取以下方式：

a) 传真、公务电子邮件；

b) 个人电话、短信、经批准的社会媒体通知；

c) 在会议主办方网站上发布。

2. 会议文件最迟应在定期会议开始前三个工作日内发送；对于临时会议，文件发送时间由召集人确定。

3. 对于已列入工作计划并得到主持人原则同意但尚未正式确定时间的会议，在等待最终决定期间，会议主办方可以提前发送会议文件供参会方研究准备，并在主持人正式决定后发出邀请函。

条11. 参会人员组成和数量

1. 根据会议性质、内容、目的和要求，会议主持人决定参会人员组成和数量。参会人员是负责指导、组织实施、直接提供咨询处理和与会议结论直接相关的责任人。

2. 被邀请参加会议的机关或单位负责人有责任指派符合会议内容和要求、具有足够权限、能力和水平的代表参加。

如果被召集或邀请的机关或单位负责人无法参加，则必须向会议主持人报告，并在得到同意的情况下授权有能力满足会议内容和要求的下级代替出席。

条12. 会议时间安排

会议时间规定如下：

1. 办公会议、解决问题会议、咨询会议、协调会议不超过半天工作时间。

2. 专业会议从半天到一天，对于大型复杂项目可以适当延长会议时间。

3. 总结工作会议不超过一天。

4. 专题会议不超过一天，根据专题性质和内容而定。

5. 培训和部署会议为一至两天。

条13. 会议进行的要求

1. 每次会议可以结合解决多个议题，采用适合议题性质和具体条件的多种形式和方式进行，以节省时间、确保质量和效率。

2. 主持人或指定人员仅需简要介绍议程中的提案、项目或问题，或仅提出存在不同意见的问题，不宣读会议全部文件，不详细阐述需要处理的所有内容。

3. 在会议上的发言和讨论应集中于会议内容和存在不同意见的问题上，提出处理措施。

4. 主持人的结论意见应明确具体，充分反映会议性质、内容和要求。

条14. 会议主持人的职责

1. 明确会议的目的、要求、议程和时间。

2. 确定参会人员发言的最大时间；接近会议结束时可发放意见征询表汇总研究。

3. 按照事先公布的议程主持会议，鼓励民主讨论；提倡批判性意见；加强对话、交流和直接辩论。

4. 会议结束时作出结论和决定。会议提出的结论和决定内容应清晰严密，具有可行性，包括以下内容：

a) 工作内容、性质和重要性；

b) 主办单位、配合单位和个人；

c) 实施时间和步骤。

5. 指示收回标有内部流通范围的文件和已确定密级的会议材料。

6. 指派机构或单位发布会议结论通报（如必要）。

7. 决定推迟、取消会议或更改会议的时间、地点、内容和议程，在以下情况下：

a) 发生不可抗力情况；

b) 上级有指示；

c) 未准备好会议内容、物质基础或其他必需事项；

d) 视频会议出现突发技术或网络故障。

8. 决定是否允许中央或地方新闻媒体记者参加并报道会议。

条15. 参会人员的责任

1. 就参加会议事项向主办方回复。

2. 在参会前研究会议资料和文件，并准备好在会议上的发言意见。

3. 必须按规定的人员参加，准时到会并全程参与会议。因突发情况且经主持人同意的情况下，参会人员可以在会议结束前离开。

4. 严格遵守确保安全、秩序、安全和办公文化的规定。在会议期间不得从事与会议内容无关的个人事务。

5. 只能在会议主持人允许的情况下发表意见；在会议上陈述意见或辩论时必须简明扼要，紧扣主题，并且不超过会议主持人允许的时间。

6. 如果被指派代替参加会议，参会者的意见被视为所在机关或单位的正式意见，并需向指派其参加会议的机关或单位领导报告会议结果。

7. 不得向无权或不直接负责与会议相关工作的机关、单位和个人提供会议信息、内容或文件。

条16. 会议记录和会议结果通报

1. 会议主持人决定是否记录会议纪要、录音或录像。主办方根据指示组织会议纪要、录音或录像工作。录音或录像资料的保存应符合相关规定。

2. 会议纪要必须详细准确地记录会议的内容和进程，包括以下主要内容：

a) 主持人及参会人员名单；

b) 会议的程序、进程、内容和讨论的问题；

c) 参会人员的发言意见；

d) 表决结果（如有）；

e) 主持人的结论和其他会议决定。

3. 对于需要发布会议结论通报的情况，依据会议主持人的指示，有关机关或单位必须以书面形式发布会议结论通报，并在会议结束后五个工作日内发送给相关机关、单位和个人知悉并执行。

条17. 落实会议结论和决定的责任以及监督执行情况

1. 各机关、单位负责人有责任组织落实在其职责范围内发布的会议结论和决定。对于需要紧急处理的工作，各机关可根据会议主持人的指示立即组织实施，无需等待会议结论通报。

2. 各级政府办公厅、部门办公厅负责跟踪督促落实部长、部门负责人、各级人民政府主席发布的会议结论和决定；定期每月或每季度汇总、审查、检查执行情况并向政府、部门领导汇报，并告知相关责任机关、单位执行。

3. 参加会议或与会议结论和决定执行相关的个人或组织有责任执行、监督执行情况，并及时向有权领导反映如果相关机关、单位未认真、按时执行会议结论和决定。

第三章
部长、副部长会议

条18. 部长、相当于部级机构主任的会议

部长、相当于部级机构主任的会议包括：

1. 部长、相当于部级机构主任的办公会议，与副部长、相当于副部级机构副主任和直属单位负责人。

2. 策划咨询会议。

3. 解决事务会议。

4. 培训任务部署会议。

5. 专题会议。

6. 总结评估会议。

条19. 组织召开行业工作任务部署会议；全行业总结评估会议

部长、相当于部级机构主任决定召集行业工作任务部署会议；全行业总结评估会议，评价情况和任务完成结果。

条20. 组织召开专题会议

部长、相当于部级机构主任决定组织关于实施政策、措施的专题会议，属于其管理范围内的行业或领域，但不包括第32条第2款2016年第138号法令所规定的政府工作规则的内容。

条21. 部长、相当于部级机构主任与地方解决事务的会议

1. 当部长、相当于部级机构主任认为必要或根据省级人民委员会的要求，为解决相关问题而召开与地方解决事务的会议。会议可以在部、行业总部或地方举行。

2. 地方应在部长、相当于部级机构主任到地方工作前至少7天准备并提交有关内容的报告及建议（如有）。

3. 根据地方的报告，部办公厅主持，配合相关部门提出处理地方建议的意见，并向部长、相当于部级机构主任汇报。

4. 在解决事务会议后，最迟在5个工作日内，部办公厅发布会议结论通报，除非部长、相当于部级机构主任有其他指示。

条22. 部办公厅主任对部长、相当于部级机构主任会议的责任

1. 汇总并整合部长、相当于部级机构主任主持的会议安排，纳入年度、月度、周计划中，呈报部长、相当于部级机构主任批准。

2. 协助部长、相当于部级机构主任合理安排和组织会议。

3. 监督分配的任务，确保会议所需材料和文件齐全且符合规定要求。

4. 指导准备会议地点、物质条件和其他服务设施，确保会议安全（如果会议在部、相当于部级机构总部举行），并与相关部门合作执行这些任务，如果会议在部下属机构举行。

5. 参加或指派下级参加会议。

6. 根据会议主持人的指示，组织记录会议纪要和录音。

7. 以书面形式传达会议主持人的结论意见和指示。

8. 检查监督会议结论意见和指示的落实情况。

9. 是提供和发布部、相当于部级机构网站信息的主要联系人，并向新闻媒体提供会议信息。

10. 指导按照规定管理会议档案和文件。

11. 提出提高会议质量、减少会议数量的方案，每年向部长、相当于部级机构主任报告。

第四章 实施细则
各级人民政府主席会议
和省、县级专业机构

条 23. 省、县人民政府主席的会议

省、县人民政府主席的会议包括：

1. 省、县人民政府主席每周与同级人民政府副主席召开例会。

2. 召开处理日常事务和复杂、紧急事务，涉及多个部门和领域的会议。

3. 与本级人民政府各机关、单位负责人及下级人民政府主席召开处理事务会议。

4. 与方案主管机关及相关机关代表召开咨询会议，听取报告和建议，在作出决策前进行咨询和建议。

5. 专题会议。

6. 当有新政策时，召开培训和部署会议。

7. 召开总结会议。

条 24. 省人民政府主席与省级专业机关负责人及县级人民政府主席召开处理事务会议

1. 每季度一次，省人民政府主席与省级专业机关负责人及县级人民政府主席召开会议，讨论经济和社会发展计划、财政预算执行情况以及对政府和主席指示的遵守情况，并审议本级人民政府工作规则的实施情况。

2. 当有必要时，省人民政府主席可与自己负责领域的专业机关召开会议，检查和掌握情况，督促落实工作计划并指导突发问题；省人民政府主席可召集部分专业机关负责人和部分县级人民政府主席开会，讨论涉及这些机关和地区的问题。

条 25. 组织处理跨部门重要事务或解决各部门间意见分歧的会议

1. 省级专业机关负责人和县级专业机关负责人可以提议组织省人民政府主席主持的会议，以协调解决超出专业机关权限的重要跨部门事务。

2. 在向省、县人民政府主席提交的项目、草案或具体事务处理过程中，如果各部门之间存在不同意见，省人民政府办公室主任、人民代表大会常务委员会办公室主任和县级人民政府办公室主任应组织相关机关会议，协调处理并统一方案，然后在两个工作日内由主要提交机关与省人民政府办公室合作研究、采纳并完善文件；省人民政府办公室、人民代表大会常务委员会办公室和县级人民政府办公室准备文件提交省、县人民政府主席审查、决定或提出指导意见。

条 26. 省人民政府办公室主任、人民代表大会常务委员会办公室主任和县级人民政府办公室主任在组织省人民政府主席会议中的职责

1. 整合并纳入省人民政府主席及其副主席的年度、月度和周度会议计划，呈交省人民政府主席批准。

2. 就省、县人民政府主席和副主席的会议安排提供咨询，合理安排会议。

3. 审查由专业机关负责人提议的、需省人民政府主席组织的处理重要跨部门事务会议的必要性和内容，这些事务超出了专业机关的权限。

4. 根据领导指示邀请相关部门和个人参加会议。

5. 督促并指导被分配准备会议材料的专业机关，确保按要求准备齐全并在会议前提交所需文件。

6. 指导准备会议地点、设施和其他服务条件，确保会议安全；如会议在本级人民政府机构内举行，则与相关机构合作完成上述任务。

7. 审查会议议题中的提案、项目或问题，总结会议议题，确定有争议的问题并提出处理建议。

8. 参加会议或指派下属参加会议。

9. 根据会议主持人的指示记录会议纪要和录音。

10. 书面传达会议主持人的意见和指示（如有）。

11. 检查并督促有关机关落实会议结论和指示。

12. 是信息发布的联络点，根据省人民政府主席指示，在门户网站或电子政务网站上发布信息，并向新闻媒体提供会议信息。

13. 提出提高会议质量、减少会议数量的措施，呈交省人民政府主席。

条27. 省人民政府职能部门会议、县乡人民政府主席会议

1. 省人民政府职能部门负责人、县乡人民政府主席决定在其管辖范围内组织会议。

2. 省人民政府职能部门、县人民政府主席因需要邀请省人民政府主席或副主席参加会议或工作，须提前向省人民政府办公室登记，以便协调准备内容、安排工作日程并指派工作人员跟进服务。对于紧急问题，省人民政府办公室主任直接报告并主动安排时间，使省人民政府主席或副主席能够与相关单位处理突发问题。

3. 乡人民政府主席因需要邀请县人民政府主席或副主席参加会议或工作，须提前向县人民代表大会和人民政府办公室登记，以便协调准备内容、安排工作日程并指派工作人员跟进服务。对于紧急问题，县人民代表大会和人民政府办公室主任直接报告并主动安排时间，使县人民政府主席或副主席能够与相关单位处理突发问题。

条28. 省县人民政府职能部门总结会议

1. 省人民政府职能部门认为有必要召开地方全行业年度工作总结会议时，须提交书面申请，并获得省人民政府主席关于会议内容、参会人员、时间和地点的同意。

2. 县人民政府职能部门每年的工作总结会议如需邀请上级职能部门领导、同级职能部门领导以及乡、镇、街道办事处的专业领导参加，则必须得到县人民政府主席的同意。

条29. 省县人民政府职能部门培训和部署会议

1. 省人民政府职能部门负责人召集培训和部署会议，若邀请县人民政府主席或副主席及同级其他职能部门负责人参加，则须获得省人民政府主席的同意。

2. 县人民政府职能部门负责人召集培训和部署会议，若邀请乡、镇、街道办事处的人民政府主席或副主席及其他同级职能部门负责人参加，则须获得县人民政府主席的同意。

条30. 乡人民政府主席会议

1. 每周召开例会，邀请乡人民代表大会常务委员会、乡人民团体联合会主席和乡各群众团体负责人及乡干部、职员参加，讨论相关问题。

2. 召集村长、居民小组组长及部分干部、职员，指导和解决根据任务要求提出的问题。

3. 每半年一次或在必要时，与乡党委常务委员会、乡人民代表大会常务委员会、乡人民团体联合会主席、乡各群众团体负责人、乡非专职干部和职员、村长、居民小组组长联席会议，通报经济和社会情况，检查政府的指导和管理，并部署即将开展的任务。

4. 专题会议和年度工作总结会议，按照上级国家机关的指导进行具体工作任务的组织。

第五章
执行责任

条 31. 国务院办公厅

1. 组织实施关于总理召集会议的组织规定的职权范围内的规定。

2. 指导、督促检查各部、各直属机构、各级人民政府执行本决定的情况。

条 32. 信息和通信部

1. 指导建设、部署网络基础设施和设备；连接视频会议系统的技术标准；信息技术应用，为各部、各级人民委员会召开的在线会议服务。

2. 主持与国务院办公厅、公安部合作，采取措施确保在线会议的信息安全。

条 33. 部长、各直属机构主要负责人的职责

1. 指导实施关于会议组织的规定，在部、各直属机构的活动中，并在每年12月31日前向总理报告会议组织情况、提高会议质量的措施以及减少在部、各直属机构内举行的会议数量。

2. 执行组织机构改革、改进指导和管理方法，以减少、改进并提高会议的质量和效率。

3. 建设、部署网络基础设施和设备，应用技术为部、各直属机构的在线会议服务，并发布《管理、运行和使用在线会议系统和设备的规定》，负责提供部、各直属机构在线会议所需的资金。

4. 指导建立专门的会议栏目，在部、各直属机构的门户网站或网站上发布会议邀请函、议程和材料，适用于部长、各直属机构主要负责人指示的会议。

条 34. 省级人民委员会主席的职责

1. 指导实施关于地方行政机关活动中的会议组织规定，并在每年12月31日前向总理报告会议组织情况、提高会议质量的措施以及减少在地方举行的会议数量。

2. 建设、部署网络基础设施和设备，应用技术为省级人民委员会与各厅局、县级人民委员会、乡级人民委员会之间的在线会议服务；安全管理、节约、高效使用。

3. 发布《管理、运行和使用在线会议系统和设备的规定》，负责提供地方在线会议所需的资金。

4. 指导建立专门的会议栏目，在地方行政机关门户网站或网站上发布会议邀请函、议程和材料。

第六章
实施条款

条35. 生效日期

1. 本决定自2018年12月25日起生效，并取代2006年5月25日总理发布的第114/2006/QĐ-TTg号决定关于国家行政机关活动中的制度规定。

2. 废除随2006年3月8日第53/2006/QĐ-TTg号决定发布的省、直辖市人民委员会工作规则样本中的第二十二条和第二十三条；废除随2006年4月12日第75/2006/QĐ-TTg号决定发布的县人民委员会工作规则样本中的第二十一条和第二十二条；废除随2006年4月13日第77/2006/QĐ-TTg号决定发布的乡、镇、街道人民委员会工作规则样本中的第十条第二、三、四、五、六、七、八、九项。

3. 各部部长、各直属机构主要负责人、省级人民委员会主席、各机关、组织、单位的主要负责人和个人有关人员对执行本决定负责。/