决定第58/2003/QĐ-BNN号关于颁布农业与农村发展部接收、处理信息和文件；起草、征求意见、审查、评估、呈批、发布、管理和存档文件的规定

部长决定

农业农村部

关于发布接收、处理信息和文件的规定；

起草、征求意见、审查、评估、呈批、发布，

管理和保存文件的农业与农村发展部；

农业农村部部长

根据政府第73号决定（73/CP）的规定，该决定规定了农业与农村发展部的职能、任务、权限和组织机构； 1/11/1995 根据1996年11月23日颁布的《制定规范性法律文件的规定》法律和1963年9月28日政府会议通过的第142号决定（142/CP），该决定发布了关于公文工作和档案工作的章程；

随本决定发布的有接收、处理信息和文件；起草、征求意见、审查、评估、呈批、发布、管理和保存文件的农业与农村发展部的规定。

根据办公厅主任的提议，

决定： 

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 本决定自发布之日起十五日后生效，并取代农业与农村发展部部长2000年8月8日发布的第82/2000/QĐ-BNN-VP号决定。

条 2.  部办公厅主任和各直属单位负责人对执行本决定负责。

条 3.  制

决  接收、处理信息和文件；

（根据农业与农村发展部部长2003年5月5日发布的第58/2003/QĐ-BNN号决定）

起草、征求意见、审查、评估、呈批、发布，

管理和保存文件的农业与农村发展部；.

（根据2003年5月5日农业和农村发展部第58/2003/QĐ-BNN号决定发布）  2003年5月5日

农业农村部部长令).

第一章

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 对象和调整范围。

1. 规定程序, 接收和处理信息、文件的责任；起草文件、征求意见、审查、评估、呈批、发布、管理和保存文件的责任。

2. 本规定适用于各司、局、部办公厅、部监察局（以下简称各单位）。

3. 所有加盖农业与农村发展部印章的行政文件，在起草、呈批、发布和保存时都必须遵守本规定。

条 2.  在本规定中，以下术语  如下理解。

1. 收到的文件是指由各单位收到的公文、资料、信件。

2. 发出的文件是指由各单位发出的公文、资料、信件。

3. 信息是指通过电话、口头、传真、电传、电子邮件、计算机网络、信件、公文、资料传递的消息。

4. 审查文件是指调查和检查文件的法律依据、可行性和内容准确性。

5. 评估文件是指研究、检查和评价文件的程序、格式和合法性；确保草案符合宪法、统一性和协调性以及文件的可行性。

条 3. 各单位的责任。

各单位负责人负责监督和督促处理信息、文件和管理档案；主持起草文件或参与相关领域的意见征求和审查工作，确保按时完成并对其负责。

第二章

接收和  处理信息、收到的文件。

组织实施 接收信息、收到的文件。

1. 所有的收到文件都必须在部办公厅行政处或各单位文书处办理接收手续。

2. 行政处将退回不符合文件格式、行政程序、破损难以阅读的文件。

3. 文书不拆开密件、极密件、绝密件的信封，以及注明“只有指定人员才能拆开”的信封，发给党组的文件、举报信、私人信件。  4. 发给各单位但通过部办公厅转交的文件，部办公厅行政处单独登记并转交给各单位。

5. 其他类型的文件，文书进行登记并输入电脑（编号、发文机关、主要内容）以便管理和跟踪处理过程，并在当天报告办公厅领导和部领导。特别是举报信，要保留信封（附上），以备必要时查阅。

6. 对于密电，文书必须立即转交给办公厅主任，或者转交给相关部门处理。处理完毕后，再转交给文书，按照规定退还中央机要部门。  7. 当接收紧急文件或其他相关信息（如电话、口头、传真、电传、电子邮件）涉及部的指挥和管理工作时，接收人应立即向办公厅主任或有关责任人报告，以便及时处理。  处理收到的文件。  1. 每天，办公厅主任在“公文流转单”上签署处理意见；文书登记并按办公厅主任和部领导的意见将文件转交至指定地点。

2. 文件经部领导签署处理意见后，综合处将文件退回文书，以便转交给负责处理的单位，并负责跟踪处理过程。  3. 当接收来自其他地方的文件时，接收单位负责人应：

a. 根据内容要求、时间限制和规定的权限进行审查和处理。

第五条。 b. 不属于本单位权限的文件，退回部办公厅或转交单位。

检查各单位处理文件的情况。  1. 办公厅综合处处长负责监督和督促各单位执行处理文件的指示，每天向办公厅主任报告进展情况。

2. 法制司负责检查和督促准备规范性法律文件；征求政府成员意见的文件，并每天向主管专业领域的部领导和  办公厅主任报告进展情况。

报告和请示处理收到的文件。

对需要报告或请示部领导的文件，各单位只需提交一份给主管副部长（以下简称主管副部长）。如果需要紧急请示而主管副部长不在，办公厅主任负责向值班部领导请示。涉及多个单位的问题，必须在提交部领导之前征求相关单位的意见。

起草、征求意见、审查和评估文件。

条6. 1. 内容属于一个专业领域且由一个单位负责起草的文件：

一、办公厅综合处长负责监督和督促各单位执行指导意见处理文件，并每日向部长办公厅主任报告进展情况。

二、法制司负责检查和督促准备法律法规文件；就政府成员意见征求的文件，每日向主管专业领域的部领导和  办公厅主任

条7. 报告处理文件的意见和请求。

对于需要报告或征求部领导意见的文件，各单位仅需提交一份给主管专业领域的副部长（以下简称主管副部长）。如果急需征求意见而主管副部长不在，办公厅主任应负责将问题提交给在机关值班的部领导处理。涉及多个单位的问题，在提交部领导之前必须先征求相关单位的意见。

第三章。

起草、征求意见、

审查和审批文件.

条 8. 起草、征求意见、审查和审批文件。

一、对于内容属于一个专业领域并由一个单位负责起草的文件：

a- 单位主要负责人负责起草文本的，应当具体指派一名公务员或者一个小组（其中有一名主要负责人）按照计划、内容和时间要求起草文本。

b- 对于提交政府审议的草案法令；由部发布的决定、通知、指示；涉及国家或部级政策、战略、长期计划、项目等的文本，其内容必须在单位领导集体中进行讨论并通过。

2- 涉及多个专业领域并由一个机构牵头与其他单位共同起草的文本：

a- 负责起草文本的单位主要负责人除执行本条第1款规定外，还应向相关单位发出书面请求，并附上草案文本（需签字确认），征求其意见并对草案内容进行审查；同时，负责汇总所有相关单位的意见，并完善草案文本，对其负责的专业部分承担责任。

b- 相关单位的主要负责人必须直接研究并根据起草单位的要求以书面形式提出意见和审查内容。如果超过本制度第八条第六款规定的期限，相关单位未提出意见，则视为该单位同意草案，其主要负责人将对所负责的专业内容承担全部责任。

c- 当牵头起草单位组织会议审查或征求意见时，起草单位应在会议前两天（2天）将材料发送给相关单位。相关单位的领导或被分配参加会议审查或提供意见的工作人员，必须仔细研究相关内容，并与牵头起草单位一起参与项目和草案文本的内容讨论。会议上的意见被视为单位主要负责人的意见。

d- 如有必要，部长可以决定成立审查委员会，根据法律规定审查项目和草案文本。  

3- 对于规范性文件和其他需要征求政府成员意见的文本：

a- 规范性文件除了按照上述规定征求意见和审查外，部法制部门还负责在提交部长之前对文本的形式和合法性进行审核。 文本。

b- 对于需要征求政府成员意见的文本，部法制部门负责组织相关单位征求意见，汇总并直接提交部长。相关单位有责任根据本条第二款b项和c项的规定回复或提供意见。

4- 对于答复国会议员质询和选民建议的文本：

a- 当收到国会议员的质询文本时，部办公厅主任负责将其呈交分管副部长，以便分配相关单位准备答复内容。综合处（部办公厅）督促各单位实施，汇总并完成文本，报告分管副部长审阅，在提交部长批准签署答复国会议员之前。 提交主管副部长，以便 分配给相关单位准备答复内容。办公厅综合处督促各单位执行，汇总并完善文件，提交主管副部长审阅后，再呈部长批准签署答复国会代表。

b- 对于答复选民建议的文本，部办公厅主任负责将其呈交分管副部长，以便分配相关单位准备答复内容。综合处督促各单位实施并汇总，完成文本后呈交分管副部长审阅，签署或签署简要意见后提交部长签署答复选民。  相关单位准备答复内容。办公厅综合处督促各单位执行并汇总，完善文件提交主管副部长再次审阅其负责的专业领域内容后签署，或者签署简要意见呈部长签署答复选民。

5- 对于通报部领导分配各单位执行由党或国家领导人交办任务的文本：

收到中央党务办公室、全国人大常委会办公室、国家主席办公室、国务院办公室通报党或国家领导人交办任务的文本后，部办公厅主任负责呈交部领导分配相关单位执行任务，并随后负责监督这些单位的执行情况。

根据通报的内容和要求，分管副部长或部长签署答复上级的文本。

6- 回复和提供意见的时间期限：

a- 单位必须在起草单位公文明确规定的期限内回复，对于紧急要求的文本，单位主要负责人必须按部领导的要求回复。

b- 对于部长有权发布的规范性文件，回复期限不得超过3个工作日。对于政府、各部委和行业的文本，回复期限不得超过4个工作日。

对于处理基本建设工作的文本，回复期限不得超过4个工作日。对于审查和评估项目的文本，评估期限按照国务院令第52号的规定执行：A类项目不超过45天，B类项目不超过30天，C类项目不超过20天，自收到完整有效文件之日起计算。关于招标结果，小型标段不超过10天，其他标段不超过20天，自收到完整招标结果审批文件之日起计算。

条9. 签署文本。

1- 一般规定。

a)- 提交签署的文本必须符合格式；表述清晰整洁；遵循法定的起草程序和步骤。

b)- 各单位不得直接将文本提交部领导。所有提交签署的文本必须通过部办公厅。

c)- 提交部长的文本，必须由单位主要负责人和部办公厅主任或副主任（负责综合和法制工作）共同签署，并且必须有分管副部长的意见记录在“呈文表”中。

d)- 提交签署文本必须按照本条规定的程序进行。

2- 提交签署文本的程序。

a)- 完成提交签署的文件。

主办单位负责起草关于机制、政策的决定，关于成立、合并、分立、补充职能和任务的决定，指示以及涉及多个领域的规划、方案和项目时，应按照本规定第十条的要求准备文件，并在“呈文表”上清楚注明起草人员姓名并由其签字，主办单位领导签字，相关单位领导签字。  本制度；在“呈文表”上明确填写起草人员姓名并由其签字，主办单位领导签字。

对于内容不涉及其他单位且由一个单位起草的文件，由主办单位领导和起草人员在“呈文表”上明确填写姓名并签字。

提交签署的文件必须有两份（两份），其中一份需在草稿边页由主办单位领导签字，并在草稿最后一页结束符号后签署缩写，包括表格（如有）；起草人员需在所有草稿页面的最后一行签署缩写。

b) 检查提交签署的文件。

部办公厅主任或副主任（负责综合和法制工作）需再次审查文件的形式和行政程序。如果正确，则在文件最后一页结束符号后签署缩写，并明确意见呈副部长签署发布，或征求部长意见后再呈部长签署；指定将文件纳入部信息网络并在“呈文表”上签字。如不符合签署条件，则明确原因退回起草单位修改并重新提交。

如果是规范性文件，在提交签署前，必须经过部法制部门审核形式和内容的合法性，签署所有草稿页面并在“呈文表”上签字。如果是授权文件，则需审查授权范围并在文件最后一页结束符号后签署缩写。如不符合签署条件，则明确原因退回起草单位修改并重新提交。

c) 部领导签署发布。

部领导对下级的所有指示都必须以书面形式体现，部领导必须按规定格式在文件中签字。

如各职能司局有文件请求关于培训计划、会议、派遣人员出差或审阅草稿的意见，部领导可根据内容在文件边页记录意见并签字。

如各单位有文件请求关于机制、政策、国家管理的意见，涉及整个行业和多个单位，部办公厅需起草反映意见和指导思想的文件，由部领导签署回复单位。（不得在请求部领导意见的单位文件上签署缩写或边页。）

根据文件内容和部长分配的任务领域，副部长负责决定签署发布，或在签署前征求部长意见，或呈部长签署。      

如副部长或部长未签署并要求修改内容，则需在“呈文表”上明确指示修改内容，并退回起草单位修改后重新提交。

d) 如意见未达成一致。

在提交签署过程中，如起草单位领导或部办公厅主任对部领导的指示内容有不同的意见，可在“呈文表”或单独附上的文件中保留意见，但仍需执行部领导的指示，修改草案并按规重新提交。

3- 副部长负责出差期间。

a) 对于不需要紧急签署发布的文件，  等待副部长出差返回处理。

b) 如需要紧急签署发布的文件，由部办公厅负责跟踪该领域工作的人员联系并发送草稿（通过传真）征求副部长对该草案内容的意见。  副部长审查，记录意见并签署后返回给 部办公厅（通过传真），由负责跟踪专业领域的人员报告部办公厅主任呈部长，或正在办公机构工作的副部长签署发布。如通过电话联系，若副部长同意签署，则负责跟踪专业领域的人员需在提交签署的草稿每页签署缩写。副部长对所提意见或签署的草稿内容向部长和法律负责。

如无法联系到副部长，则需报告部办公厅主任呈部长审议决定。

当副部长出差返回时，部办公厅综合处负责报告全部处理文件的情况。

4- 发现文件错误。

已经由部领导签署发布或已发行的文件，如各单位或个人发现形式和内容有错误，应及时通报部办公厅主任，以便报告部领导签署文件指示纠正、收回或发布新文件替代已发布的文件。

条10.  签署的文件档案和呈文表。

1- 提交签署的文件档案。

a- 统一格式的“呈文表”。

b- 最终完成的最新文件草案。

c- 起草单位负责人提出的建议或报告。

d- 法律依据文件和审查、评估、意见。

2- 呈文表。

+ “呈文表”适用于以下类型的文件：

- 审查、批准项目、方案、规划。

- 规范性文件，部长关于组织、干部、奖励、纪律的决定。

- 请求上级解决具体问题。

- 交换意见，与各部门合作解决问题。

- 解决、答复下级和地方的请求。

- 督促、指导、检查下级执行上级的规定。

条 11. 各单位负责人的文件签署权限。

1- 各单位负责人根据总理决定或部长在成立单位时的决定规定的权限签署文件。

2-由部长授权签署的文件，必须由部长或负责该内容的副部长直接批准存档草案的内容。

3-  由授权签署的文件，单位负责人应根据授权决定中记录的内容签署，并对部长和法律规定的形式及专业内容承担责任。

4-正式发布的文件只能使用深色墨水（蓝色、黑色）签署，并且签名必须在规定的位置。

条12. 各方的责任。

文件起草工作应由一个领导和一名公职人员负责，具体责任如下：

1-起草人的责任。

被指定的主要起草人应制定大纲、起草文件并就专业内容和形式、起草技术、法律语言和拼写向单位负责人个人负责。

2-主要起草单位负责人的责任。

主要起草单位负责人应具体指导，创造条件完成项目和草案，并就专业内容向部领导和个人负责；组织相关单位征求意见，确保按照规定程序和手续提交审批；保证文件格式和内容的合法性。  3-参与起草单位负责人的责任。

参与起草的单位负责人应指派人员参与，并就所负责的专业内容向部领导和个人负责。

4-法制司的责任。

法制司应对法规文件和征求政府成员意见的过程进行监督、督促、检查执行情况，或直接参与各单位的起草工作；组织审查并在正式文本送交部办公厅主任审核、呈报部领导前，对格式、内容的合法性、法律语言和拼写错误承担责任。

5-部办公厅领导的责任。

部办公厅领导应对最终审查的格式、起草和发布程序、语法和拼写承担责任，在呈报部领导签字前。如果发现内容不妥，办公厅领导应与起草单位协商修改补充；如无法达成一致，办公厅主任应报告部领导审议决定。

综合处工作人员应跟踪各专业领域，对格式和程序承担责任，向办公厅领导和分管副部长负责所有待签文件。

6-部领导的责任。

副部长应对自己签署的文件内容和形式向部长和法律规定承担个人责任。

部长应对自己签署的文件内容和形式向政府总理和法律规定承担个人责任。

部门领导被分配起草任务并要求提供意见或审查，若文件在内容和格式上出现错误，则需向部领导和法律规定承担责任，并按本制度第19条规定处理或依法处理。

发布、管理和利用文件。

第四章 实施细则

文件发布。

条13- 文件经部领导签字后，将返回起草单位，转交办公厅行政处登记、盖章并办理发布手续。

盖章人员应检查“文件呈批表”，确认符合规定的签字后，方可编号、日期并复制盖章。如不符合规定签字，则要求取章人重新按规定办理。

不得在文件边栏（部领导意见部分）盖章，除非文件模板已规定盖章位置。

主办单位应与办公厅行政处合作，按文件签发时注明的发送范围发布文件。

农业农村部办公室负责复制和发送由各司、监察局、办公厅主办并加盖农业农村部印章的文件。对于已授权的专业领域文件，由各单位负责复制和发送。

农业农村部办公室（行政处）负责保存档案，包括：（1）文件呈批表，（2）正式签字原件，（3）呈批稿（有主办单位领导签字的边栏，有起草人员签字的最后一页），并将文件录入部内计算机系统，由办公厅领导指定在“文件呈批表”中记录。

3-  主办单位应保存：（1）正式发布的原件，（2）法律依据、审查意见、相关单位的意见等资料。

农业农村部办公厅主任应对农业农村部文件的发布负责，并对向国内机关和媒体提供的文件、资料和信息向部长和法律规定负责。

国际合作司司长应对向国外机关和媒体提供的文件、资料和信息向部长和法律规定负责。

各单位负责人应对向国内机关和媒体提供的专业领域文件、资料和信息向部长和法律规定负责。

档案和文件管理。

条14-  1-保管档案和文件，防止丢失是单位负责人和每个干部、职员的责任。

2-各单位和个人管理的档案和文件应妥善保管。秘密档案和文件应按照国家保密制度管理，需要复制或对外提供时，须经有权人书面同意。  单位。

二、由机关、单位和个人管理的档案和资料必须妥善保管。涉及国家机密的档案和资料必须按照保护秘密  制度  进行管理。当需要复制或提供给外部机关、单位时，必须有有权人的书面意见。

3. 到年底或调离时，干部、职员必须将档案、资料（包括由各单位实施的使用财政资金的研究课题）交还给单位。已经国家有权机关批准设立独立档案库的单位按照法律规定执行。其余单位须按规定的程序在部办公厅档案库保存文件。  并在部计算机上保存。

4. 部办公厅负责对文件进行分类，在档案库中保存，并在部计算机上保存。

5. 部计算机室（部办公厅）负责与各有关单位合作收集、汇总并保存全国各省、市的基本数据，包括面积、人口、经济、社会、文化、教育等；以及由部管理并在各省、直辖市实施的投资项目和工程的数据，以供部领导工作指导和研究之用。

条15- 档案资料的利用。        

单位和个人需要利用部（由部办公厅管理）保存的档案资料，必须持有介绍信或申请书，并得到部办公厅领导的同意。利用档案资料必须遵守国家关于档案工作的规定和部关于档案管理的规定。

从事档案工作的人员必须指导各单位和个人按照档案管理规定的内容查阅档案资料，不得擅自允许各单位和个人超出许可范围查阅档案资料。

第五章

组织实施。

条16。 对于部属各单位。

各单位负责人有责任向本单位的干部、职员传达并贯彻执行本制度的内容。每月召开会议检查执行情况，及时推广好的做法，总结不足之处的经验教训，以便改正并严格执行规定。

条17. 对于省、直辖市级农业和农村发展局及其下属分局。

根据本制度，省、直辖市级农业和农村发展局局长及省级人民政府农业分局局长应制定关于接收和处理内部文件的制度；准备地方人民代表大会常务委员会、省长或市长根据法律规定权限发布的部门管理规范性文件的程序。  关于接收和处理内部文件的规定；地方行业管理法规文件准备程序，由地方人民代表大会常务委员会、省或市市长根据法律规定权限发布。

条 18- 对于部办公厅。

部办公厅主任负责检查各单位按照本制度接收和呈批文件的情况；协助部长指导，  检查各单位执行本制度的情况；定期总结经验，向部长和部领导报告执行结果。

条 19- 表彰与纪律处分。

a. 执行本制度表现良好的单位和个人将被经常或临时表扬奖励。

b. 已经发布但后来发现错误的文件，相关组织和个人必须接受审查，明确个人责任；根据错误的范围和程度，违反规定的单位和个人将受到纪律处分，或者依法追究刑事责任。

条 20- 实施条款。

本制度取代根据2000年8月8日农业和农村发展部部长第82/2000/QĐ-BNN-VP号决定发布的相关规定。

在执行过程中  如遇问题应及时反映给部办公厅，以便向部长报告并进行修改、补充和调整。

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