决定第996/QĐ-BNN-VP号 关于农业与农村发展部会议制度的规定

决定

关于颁布农业与农村发展部会议制度的规定

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 农业农村部部长

根据2003年7月18日第86/2003/NĐ-CP号政府法令，规定农业与农村发展部的职能、任务、权限和组织结构；

根据2006年5月25日第114/2006/QĐ-TTg号政府总理决定，关于颁布行政机关活动中的会议制度规定；

根据办公厅主任的提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 随本决定颁布农业与农村发展部会议制度规定。

条 2. 本决定自签发之日起生效。此前与本决定附带规定的条款相冲突的规定均予废止。

条 3. 部办公厅主任及部内有关机关、单位负责人负责执行本决定。

规定

农业与农村发展部会议制度
（随2007年4月9日第996/QĐ-BNN-VP号决定颁布）

规定了在兽医领域活动中形成的档案和文件的保管期限。

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 第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

一、调整范围

本规定调整农业与农村发展部在管理、指挥活动中组织各种会议（以下简称会议）的行为。

国际会议；科学研讨会、座谈会不属本规定调整范围。

二、适用对象

a) 部长、副部长；

b) 部内各单位及其负责人，包括：

- 各局、司、监察部、部办公厅、湄公河委员会越南办公室、农业企业改革与管理委员会；

- 各项目管理委员会：农业、林业、水利（CPO）；

- 各中心：农村清洁水源与环境卫生中心；信息统计中心；全国农业推广中心。

1.教育培训机构应根据保障教育质量的条件和社会经济发展的要求，在自主权和责任报告中确定和实施每年的招生指标。

为减少会议数量，提高会议质量，在部和部属机关单位的工作中节约开支，反对浪费，促进积极继续改革，提高行政领导和指挥的有效性和效率，以满足行政改革的要求。

第三条 部和部属单位的会议类型

1. 部级会议是由部长、副部长或由部长授权的单位负责人主持的会议，包括：

a) 部长与副部长和直属单位负责人召开的交班会；

b) 咨询会议；

c) 工作会议；

d) 培训和部署工作任务会议（研讨会）；

e) 专题总结会议（研讨会）；

f) 半年度工作总结会议（研讨会）；

g) 年度工作总结会议（研讨会）。

2. 单位会议是由单位负责人主持的会议，包括：

a) 单位负责人与副职和直属单位负责人召开的交班会；

b) 咨询会议；

c) 工作会议；

d) 专业会议；

e) 培训和部署工作任务会议（研讨会）；

f) 专题总结会议（研讨会）；

g) 半年度工作总结会议（研讨会）；

h) 专业领域年度工作总结会议（研讨会）。

第4条. 术语解释

在本规定中，下列术语具有以下含义：

1. 会议是国家管理的一种形式，是一种解决问题的方式，通过这种方式，部领导和单位直接领导实施领导、指导和指挥活动，解决属于部和单位职能和权限范围内的工作事项，依照法律规定。

2. 交班会是单位领导召开的会议，用于了解任务执行情况；交换意见并指导解决日常事务。

3. 咨询会议是部领导或单位负责人听取下级单位负责人、专家和学者的意见和建议，以便在职能和权限范围内做出决策前获得足够的信息和依据。

4. 工作会议是上级单位负责人与下级单位负责人召开的会议，用于解决超出下级权限的重要事务，或直接检查下级单位的任务执行情况。

5. 专业会议是讨论专业技术问题的会议，旨在制定和完善项目和方案。

6. 培训和部署会议是传达和统一理解和行动，关于党和国家关于经济和社会管理的重大政策的精神和内容的会议。

7. 专题总结会议是评估一项重要政策在行业或领域内实施情况和结果的会议。

8. 半年度和年度工作总结会议是检查和评估半年度和年度任务执行情况，并规划未来半年度和年度任务的会议。

9. 行业年度总结会议是检查和评估全行业或专业领域年度任务执行情况，并规划未来年度任务的会议。

10. 突发会议是不在计划内的会议，用于解决紧急事务。

11. 主办会议单位（简称主办单位）是指被指派准备和组织实施会议的单位。

12. 会议主持人是有权主持会议并提出结论性意见的人。

13. 会议参与者是指被召集、被邀请或代表被邀请单位参加会议的人，或者被授权参加会议的人。

条 5. 组织会议的原则

1. 确保按照职权和分工范围处理工作，上级不干预下级职权范围内的事务，下级也不将属于自身职权范围的工作推给上级处理。

2. 只在确实需要为领导部、单位负责人指导和管理重要工作任务服务时才召开会议。不得用会议代替管理决策的发布。

3. 明确目的、要求、内容和与会人员，以确保会议质量高、效果好、实际、节约，不流于形式、铺张浪费。

4. 按照计划；改进并简化程序规定，合理安排；

第二章

会议制度管理

条 6. 实施减少会议数量和提高会议质量和效率的措施

1. 加强领导效能和责任，通过机关、单位管理的指挥、管理文本来提升机关、单位负责人的个人责任。

2. 积极应用科学技术，特别是信息技术，在领导、指挥、管理工作中：网络信息交流、在线会议、视频会议。

3. 制定年度、季度、月度工作计划，科学合理，符合管理、执行的要求和单位的能力。加强行政纪律，确保管理工作计划的实施。

4. 实行定期检查制度，单位负责人对下属进行现场解决问题：

a) 上级单位负责人不使用会议形式听取下级单位工作情况报告，替代直接检查下级单位和基层单位。

b) 单位负责人应适当分配时间，并制定具体计划，定期检查下级单位执行法律法规和上级文件的情况，直接在现场处理属于其权限的相关事项。

5. 结合需要解决的问题，将会议合并组织，合理安排。

条 7. 不召开会议的情形

1. 宣传贯彻和落实法律法规文本、上级指挥文件。

对于重大政策性、重要任务的法规文本，当需要时可以组织会议进行宣传培训，统一认识和行动，但在实施前需按本规定的第八条规定申请批准。

2. 总结评估半年情况，执行年度计划任务，邀请地方和相关部门参加。

3. 处理自然灾害或紧急状态下的日常事务。

4. 解决已经明确授权或分工给下级组织或个人的具体事务。

5. 组织各级各部门领导参与建设完善项目方案，但不包括涉及多个部门领域的重大重要项目。

6. 上级召集下级直接分配任务或听取汇报，替代实地考察、监督。

7. 单位间的信息交流或经验分享。

8. 处理专业技术和准备工作，除大型重要会议外。

9. 法律规定可以通过其他方式解决的事情，无需召开会议。

条8. 组织会议前请示报告制度

1. 部组织的会议须向国务院总理请示：

a) 为贯彻实施党和国家在本部门、本行业管理范围内的重要方针政策，确实认为有必要召开的全国性工作会议；

b) 没有政府或国务院总理指示但确实认为有必要召开的专业总结会；

c) 对年度工作情况进行全面总结的全行业大会；

d) 邀请省、自治区人民政府和直辖市人民政府（全区域、全国范围）以及各部、委、中央机构领导参加的会议。

对于上述会议，会议主办单位负责人应在预计会议日期前至少15天准备请示文件报国务院总理。对于临时会议，应立即上报需求。请示文件必须明确目标、要求、内容、参会人员、经费、时间和地点。

2. 单位组织的会议须向部长请示：

a) 符合第1款a、b、c点规定的会议，但属于单位专业领域内的事项；

b) 邀请10个以上省农业农村厅领导参加的会议；

c) 邀请各省、自治区、直辖市分局参加的会议（全区域、全国范围）。

对于上述会议，单位负责人应在预计会议日期前至少10天准备请示文件报部。对于临时会议，应立即上报需求。请示文件必须明确目标、要求、内容、参会人员、经费、时间和地点。

3. 单位邀请部长参加的会议，单位应提前至少一周向部长报告会议内容、参会人员、地点和时间，并提前提交相关资料（临时会议，应立即上报需求）。

条9. 会议参会人员组成及数量

1. 根据会议性质、内容、目的和要求，召集人应仔细考虑并确定合适的参会人员组成和数量，确保节约和高效。

2. 被邀请参加会议的机关、单位负责人应指派符合参会要求且具有相应权限的人参加。

3. 如被召集或邀请的机关、单位负责人无法参加会议，应请假并授权副职参加。

4. 参加会议的单位或个人可以因以下情况不参加会议，但仍需对会议结论中涉及的内容承担责任：

a) 无法指派符合条件的人员参加；

b) 确认会议内容与单位或个人职责无关。

条 10. 会议时间

1. 会议时间规定如下：

a) 研究、咨询会议不超过半天；

b) 半年度工作总结会和年度工作部门总结会不超过一天；行业工作总结会不超过两天；

c) 专题总结会从一天到两天，视专题性质和内容而定；

d) 培训和任务部署会议从一天到三天，视培训性质和内容而定。

2. 其他会议根据性质和内容合理安排时间，但不超过两天。

条 11. 会议主持人的责任

1. 指导准备所有内容以组织符合已批准方针的会议。

2. 组织确保会议目标、质量和效果：

a) 宣贯会议目的、要求、议程和时间；

b) 按照预定目的和要求控制会议；

c) 总结会议（评估组织情况并得出结论）；

d) 将发布会议结果的通知文本的责任分配给有权限的机构或单位，并传达给相关机构、单位和个人。

3. 在副部长被部长指派主持或单位负责人被部长授权主持的情况下，主持人对会议的所有内容、议程和组织负责，并向部长或授权的副部长报告结果。

条 12. 参会人员的责任

1. 在参会前研究会议资料和文件。

2. 提前准备在会议上的发言意见。

3. 准时参加会议并全程参与。只有在突发情况下且得到主持人同意的情况下，参会人员才能提前离开会议。

4. 在会议上发表意见要简明扼要，直接针对议题，并且不超出主持人允许的时间。

5. 在会议期间不得处理与会议无关的工作或事务，不得在会议室接听电话。

6. 负责保管自己携带的财物。

7. 向所在机构或单位领导汇报会议的内容和结果。

条 13. 登记和使用由部办公厅管理的会议室

1. 会议室登记

需要使用会议室的单位应在会议召开前至少提前两个工作日向部办公厅登记，对于代表人数超过70人的会议，则需提前四个工作日。

会议室使用的登记程序由办公厅主任规定。

2. 会议室安排

部办公厅根据会议性质、代表人数、会议室能力和服务能力，按以下优先顺序安排会议室：

a) 由部领导主持的会议；

b) 由部领导授权单位负责人主持的会议；

c) 部内各司、监察部、办公厅、农业企业改革与管理委员会的会议；

d) 各局、中心、项目管理办公室和其他单位的会议。

条 14. 会议经费

1. 会议经费标准和支出制度按照财政部2004年12月8日发布的第118号通知《关于行政事业单位国内差旅费和会议费开支标准的规定》执行。

2. 对于特殊情况下的会议，如果其经费支出不同于本条第一款的规定，则按照经有权机关批准的预算执行。

3. 会议经费

a) 对于由办公厅管理行政经费的单位，办公厅负责支付该单位主办的部级会议或单位会议的费用。

b) 如果由办公厅管理行政经费的单位被指定负责具有会议经费的项目、课题或计划，在组织与这些项目、课题或计划相关的会议时，该单位应从项目、课题或计划的经费中支付会议费用。

c) 对于拥有独立经费账户的单位，该单位负责支付会议费用。

d) 上述b点和c点所述的会议主办方，在使用部办公厅管理的会议室时，应向部办公厅支付会议室使用费用，包括水电费、装饰费用和会议服务设备费用（如有）。会议室使用费用的标准和支付程序由办公厅主任与财务司司长协商确定。

e) 当会议包含多个由不同单位负责的主题时，会议组织费用将根据批准的预算分配给各个单位。

条15. 严禁将会议与参观、休假、联欢、招待等活动结合进行。

1. 严禁将会议与参观、休假或以会议形式组织娱乐活动相结合。

2. 严禁使用财政资金在会议期间组织联欢、招待等活动。

3. 会议主持单位负责人对违反本条第1款、第2款规定的行为负个人责任。

第三章

部门会议组织程序

条16. 制定会议组织计划

一、各单位的责任

a) 各单位负责人负责制定年度、季度和月度重要会议的组织计划，并将其纳入本单位工作计划中，提交部办公厅汇总，编制部门总体计划。

b) 对于临时会议和其他未列入总体计划的会议，主办单位需向分管该领域的部领导报告并获得批准，除非是部领导要求召开的会议。

2. 农业农村部办公厅的责任

a) 汇总部门工作计划中的会议组织计划，呈报部长审批。

b) 提出将时间地点相近且参会人员相似的会议合并或联合举办的建议，呈报部长决定。在汇总计划过程中，监督各单位执行情况，定期审查已批准的会议计划和新出现的会议需求，及时提出建议。

c) 在获得部长同意后，通知主办单位配合实施。

3. 条3第1款所列会议无需按照本条规定执行。

条17. 审批具体会议组织计划

1. 经批准召开会议后，主办单位应与部办公厅共同制定具体计划，并呈报部长或分管领域副部长审批。具体内容包括：

a) 目的、要求；

b) 会议名称；

c) 主持人；

d) 参会人员、时间、地点；

đ) 报告目录（主要报告和专题报告），分配准备报告的单位；

e) 预算（支出内容、来源）；

g) 预计成立会议筹备委员会（对于大型会议）；

h) 分配准备和服务会议的任务；

i) 会议议程草案。

2. 条3第1款所列会议无需按照本条规定执行。

条18. 准备会议内容

1. 与会议内容相关的文件和需要讨论的问题必须提前书面准备。

2. 准备并通过报告：

a) 负责准备报告和上级领导讲话（如有）的单位负责人应指导准备相关材料，并呈报分管领域的部领导审批；

b) 需要部长审批的报告包括：年度工作指导和管理总结；重要项目和方案的执行总结以及其他部长要求的报告；

c) 提交报告供部领导审批的时间期限

- 主要报告应在会议前至少3个工作日内获得部领导审批；

- 其他报告（根据部领导要求）应在会议前至少2个工作日内获得部领导审批。

条 19. 准备和发送会议邀请函

1. 会议邀请函草案

主办单位起草会议邀请函。邀请函应包括以下内容：

a) 邀请单位、被邀请对象；

b) 会议内容、参会人员、时间、地点；

c) 对参会代表的要求；

d) 其他必要信息。

2. 签发邀请函

a) 部领导签署邀请上级机关领导；各部、行业领导；省、直辖市人民政府领导；国际组织领导的邀请函；

b) 邀请各厅、直属部单位和其他对象的邀请函：

- 由办公厅领导签署，适用于由部领导主持的会议；

- 由主办单位领导签署，适用于由部授权的会议。

3. 发送邀请函

a) 办公厅与主办单位根据已批准的名单向由部领导主持的会议的参与者发送邀请函；

主办单位根据已批准的名单向由部领导授权的会议的参与者发送邀请函；

b) 邀请函应在会议日期前至少提前三天发出（如有关权限人要求，可附带相关会议资料）；

c) 对于突发紧急会议，可以传真或电话发送，并同时寄送正式文本；

d) 对于已在部领导工作日程中安排的工作会议，各单位根据工作日程参加相应人员。办公厅只向部外单位发放邀请函。

条 20. 分工准备和服务会议

1. 在部内举行的会议

a) 办公厅的责任：

- 安排会议室、布置会场、准备会议所需设备和服务，以及在需要时提供服务；

- 协同主办单位印制由办公厅管理经费的单位的会议材料；

- 协同主办单位接待代表、签到、分发材料；指导代表停车，确保会场外部的安全秩序。在需要时协同主办单位确保会场内部的安全秩序；

- 组织宣传、表彰奖励、安排代表接送和医疗保障，当需要时；

- 协同主办单位监督由部领导主持的会议；将会议结论草案提交部领导审批并签署发布；

b) 主办单位的责任：

- 根据已批准的计划与办公厅准备相关事项；

- 按照已批准的预算准备会议经费；

- 印刷会议材料（对于有独立预算的单位、项目）；

- 接待代表、签到、分发材料；

- 汇总代表名单报告给主持人；

- 负责会场内部的安全秩序；

- 监督会议，起草会议结论通报；

- 执行分配的其他任务；

c) 有关单位的责任：执行已批准计划中的任务。

2. 在部外举行的会议

主办单位主动实施或与办公厅合作按照已批准的计划实施。

条 21. 组织会议

1. 主办单位负责礼仪、介绍代表、议程；协助主持人按照预定议程主持会议。

2. 会议中的报告应简要陈述内容，或者仅提出有不同意见的问题，不宣读全文。只有在主持人要求时才宣读全文。

3. 在会议上的发言和讨论需要集中于仍有不同意见的问题上，以提出处理措施。

4. 主持人对会议的总结必须清晰具体，充分反映会议的内容和要求。

条 22. 会议记录和会议结论通报

1. 会议过程的内容必须记录成会议纪要。必要时，可以录音或录像会议。

会议纪要包括以下主要内容：

a) 主持人及参会人员名单；

b) 会议上提出的和讨论的问题；

c) 参会人员的发言意见；

d) 主持人的结论。

2. 自会议结束之日起五个工作日内，被指定的责任机构必须书面通报会议结论，并发送给相关机关、单位和个人知悉并执行。

3. 会议结论通报文本不能替代根据法律规定由有权机关负责人发布的规范性文件或个别文件来解决会议决定的相关问题。

条 23. 落实会议结论

各单位负责组织落实会议已确定的内容。部办公厅检查督促，并向部领导汇报会议结论落实情况。

条 24. 会议延期或取消

1. 会议主持人决定会议延期、更改时间、内容、议程或取消会议。

2. 当有延期或更改会议的决定时，已经签署会议邀请函的有权机关或部办公厅主任签署会议变更或延期通知。

3. 已发出会议邀请函的单位有责任至少提前一天将会议变更或延期通知发送给相关单位和个人。

第四章 实施细则

单位会议组织

条 25. 对直接处理个人和组织事务的单位的要求

1. 直接处理个人和组织日常事务的单位不得因召开本单位会议或参加其他会议而延误或妨碍个人和组织按法律规定接受和处理事务。

2. 单位负责人不得使用接待公民、直接处理公民申诉的规定时间来主持或参加会议。

条 26. 单位会议组织程序

单位负责人具体规定本单位及其下属单位的会议组织程序，遵守本规定的相关内容，并符合实际情况。

第五章

组织实施

条 27. 检查会议组织工作的责任

1. 各单位负责人的责任：

a) 改进领导、指导和管理方式，履行职责任务，减少不必要的会议，提高会议质量和效率，节约开支，反对浪费；

b) 定期督促、检查和总结会议组织工作，发现错误应及时纠正和处理；

c) 跟踪汇总并向部报告由其管理的专业领域内各单位的会议组织情况，在月报、半年度总结和年度总结中反映单位的会议组织情况；

2. 部办公厅主任的责任：

跟踪汇总并在季度例会、半年度总结和年度总结中报告部的会议组织情况。

第二十八条 奖励和惩戒

一、本规定的实施是年度或临时奖励评比的依据之一，按照部的奖励制度进行。

二、违反本规定内容的单位和个人，将根据违规性质和程度，依照现行规定处理。

条 29. 实施条款

一、部办公厅主任负责监督、督促并组织检查本规定在调整对象中的执行情况。

二、各单位负责人负责在其管辖范围内监督、督促并组织检查本规定的执行情况；对相关单位进行监督并提出建议。

三、在执行过程中，如遇问题或新情况，各单位应及时向部办公厅通报并提出改进意见，由办公厅汇总后报部长审定，作出相应修改以适应实际情况。/。