시행규칙 제 02호 2019년도 인사혁신처 명령 2019/02/NĐ-HC 관련 전자기록 보관 자료의 입력 데이터 표준 및 보관 요구 사항 규정

시행규칙

정보 입력 데이터 표준 및 전자 기록 보존 요구 사항에 관한 규정

 전자 기록 보존 자료의 보존 요구 사항 

2011년 11월 11일 기록법에 근거함;

정부가 2017년 4월 3일 발한 제34/2017/NĐ-CP호 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 법률에 근거한다;

정부가 제정한 법률적 시행 세부 규정에 관한 2013년 1월 3일 제1호 대통령령(2013년 1월 3일 제정)에 의거함

정부 총리가 2018년 7월 12일 제28/2018/QĐ-TTg 호에 의거하여 국가 행정 시스템 내 기관 간 전자 문서 발송 및 수신에 관한 사항;

국가문서보존국 국장의 제안에 따라;

내무부장관은 정보 입력 데이터 표준 및 전자 기록 보존 요구 사항에 관한 시행규칙을 발포한다.

장 1

총칙

조 1. 적용범위

본 통지는 전자 기록 보존 자료의 정보 입력 데이터 표준 및 보존 요구 사항, 전자 기록 보존 자료의 특성 데이터(이하 "전자 기록 보존 자료 데이터베이스"라 함)를 형성하는 과정에서 기관, 단체의 활동 중에 발생하는 것을 규정한다.

조 2. 적용대상

1. 본 통지는 2014년 기업법에 따른 공공 기관, 공기업(이하 "기관, 단체"라 함)에 적용된다.

2. 제1항에 해당하지 않는 기관, 단체와 개인에게 본 통지의 규정을 적용하도록 권장한다.

조 3. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.

1. 전자 기록 보존 자료 데이터베이스는 전자 기록 보존 자료와 그 특성 데이터를 포함한 데이터 집합으로, 전자 매체를 통해 접근, 활용, 관리 및 업데이트를 위해 배열되어 있다.

2. 전자 기록 보존 시스템은 기록 보존 업무의 모든 프로세스를 정보화한 것으로, 수집, 보존 및 활용 업무를 포함한다.

3. 정보기술 사고는 정보기술 시스템이 운영 중에 발생하는 비정상적인 현상으로, 고장, 비정상 작동; 데이터, 소프트웨어 변경, 수정, 삭제, 복제, 불법 소프트웨어에 의한 불법 접근; 악성 코드, 스파이웨어 포함되거나 사용자가 절차를 잘못 수행하는 경우를 포함한다.

4. 저장 매체는 전자 기록 보존 자료 데이터베이스, 소프트웨어(하드 드라이브, 메모리 카드, 테이프, 광디스크 등 포함)를 저장하기 위한 물리적 장치이다.

5. 백업은 전자 기록 보존 자료 데이터베이스, 소프트웨어의 복사본 생성 작업이다.

6. 저장 매체 이동은 전자 기록 보존 자료 데이터베이스, 소프트웨어를 하나의 저장 매체에서 독립된 다른 저장 매체로 이동하는 작업이다.

7. 증분 백업은 이전 백업 이후 변경 또는 업데이트된 모든 정보를 백업하는 방법이다.

8. 완전 백업은 이전 백업과 상관없이 선택된 모든 정보를 백업하는 방법이다.

디지털화된 기록 보존 자료는 기록 보존 자료의 내용을 완전하고 정확하게 디지털화하여 기록 보존 자료를 디지털화 관리하는 기관, 단체에 의해 서명된 전자 문서이다.

장 II

전자 기록 보존 자료 데이터베이스의 정보 입력 데이터 표준

조 4. 정보 입력 데이터 구조 설계 원칙

1. 기관, 단체의 전자 기록 관리 시스템의 정보 입력 데이터 표준과 일치해야 한다.

2. 통신 및 포괄적 정보 교환을 위한 전자 문서 및 관리 시스템 간 연결을 위한 데이터 패키지 구조 및 형식에 대한 국가 기술 규격(2016년 4월 1일 제10/2016/TT-BTTTT 호)과 정부통신미디어부가 2017년 12월 15일 제39/2017/TT-BTTTT 호에 규정한 정부 기관에서의 정보기술 응용 기술 규격에 적합해야 한다.

3. 역사적 기록 보존 시스템의 전자 기록 관리 시스템과 기관 기록 관리 시스템 간의 데이터 교환이 보장되어야 한다.

조 5. 데이터 메타데이터의 목록 요건

1. 데이터 메타데이터의 목록은 설명할 문서의 내용을 간결하고 명확하게 보장해야 한다.

2. 내용 속성 값이 여러 가지인 경우, 내용 속성을 세미콜론(; )으로 구분한다.

3. 문서 메타데이터의 내용이 변경될 경우, 해당 기관 또는 조직은 업데이트 및 보완 책임을 진다.

조 6. 문서 저장소 데이터베이스의 입력 데이터 표준

1. 종이 문서에서 디지털화된 전자 문서 저장

가) 포터블 도큐먼트 포맷(.pdf), 버전 1.4 이상;

나) 컬러 이미지;

다) 최소 해상도: 200 dpi;

라) 디지털화 비율: 100%;

마) 문서 디지털화 관리 기관 또는 조직의 디지털 서명 형태

- 위치: 문서 첫 페이지 우측 상단;

- 이미지: 기관 또는 조직의 도장, 빨간색, 실제 도장 크기와 동일한 크기, 포터블 네트워크 그래픽(.png) 형식;

- 정보: 기관 또는 조직 이름, 서명 시간(년, 월, 일; 시, 분, 초; 베트남 시간대 ISO 8601 표준에 따른);

바) 파일 이름: 문서 코드와 문서 내부 번호를 점(.)으로 구분하여 포함한다.

2. 이미지 문서

가) 형식: JPEG;

나) 최소 해상도: 200 dpi.

3. 영상 문서

가) 형식: MPEG-4, .avi, .wmv;

나) 최소 비트레이트: 1500 kbps.

4. 오디오 문서

가) 형식: MP3, .wma;

나) 최소 비트레이트: 128 kbps.

5. 문서 저장소 데이터베이스의 입력 데이터는 각 기관 또는 조직의 전자 문서 관리 시스템에서 생성되며, 통신 및 정보 산업부가 2017년 12월 15일에 제정한 시행규칙 제39/2017/TT-BTTTT에 따라 공공기관 정보기술 응용 기술 표준에 의해 패키징된다.

6. 본 통지 부록 I에 규정된 문서 저장소 메타데이터.

7. 문서 저장소 메타데이터의 목록 및 업데이트는 본 통지 부록 II에 규정된다.

장 III

문서 저장소 데이터베이스 보존

조 7. 원칙

1. 문서 저장소 데이터베이스는 안전하게 보관되며, 모든 저장 매체에서 인증되고 보안되어야 한다.

2. 문서 저장소 데이터베이스의 접근, 관리, 검색, 업데이트 능력을 보장해야 한다.

조 8. 요구사항

1. 국가 비밀 범위 내의 정보를 포함하는 문서 저장소 데이터베이스는 인터넷, 컴퓨터 네트워크, 통신 네트워크에 연결된 장치에 저장되지 않아야 한다.

2. 국가 비밀 범위 내의 정보를 포함하는 문서 저장소 데이터베이스를 저장했던 장치는 데이터베이스가 완전히 삭제되지 않은 상태에서는 사용 목적을 변경하지 않아야 한다.

3. 문서 저장소 데이터베이스는 최소 2개의 복사본을 독립적인 저장 매체 각각에 보관해야 하며, 복사는 완전하고 정확하며 신속하고 안전하게 이루어져야 한다.

4. 데이터 검사, 복사, 복구 프로세스의 일관성을 보장해야 한다.

5. 문서 저장소 데이터베이스를 관리하는 기관 또는 조직의 지정된 사람은 데이터베이스의 검사, 보관, 복사, 복구를 책임진다.

조 9. 문서 저장소 데이터베이스 검사

1. 검사 기간: 연간 정기적으로 실시한다.

2. 검사 프로세스는 본 통지 부록 III에 규정된다.

3. 검사 보고서는 본 통지 부록 IV에 규정된다.

조 10. 문서 보관 기록 데이터베이스 및 소프트웨어 백업

1. 백업 시간 및 방법

a) 문서 보관 기록 데이터베이스는 매일 증분 백업 방식으로 백업해야 하며, 매월 첫날은 완전 백업 방식으로 백업해야 한다.

b) 저장 매체 전환

문서 보관 기록 데이터베이스 및 소프트웨어는 3년마다 1회 완전 백업 방식으로 저장 매체를 전환해야 하며, 문서 보관 기록 특성 데이터는 XML(확장 마크업 언어) 파일 형식으로 백업하고 저장한다.

2. 백업 절차는 본 통지의 부록 V에 규정되어 있다.

3. 백업 로그는 본 통지의 부록 VI에 규정되어 있다.

4. 백업 보고서는 본 통지의 부록 VII에 규정되어 있다.

조 11. 문서 보관 기록 데이터베이스 복구

1. 문서 보관 기록 데이터베이스 복구 절차와 내용은 본 통지의 부록 VIII에 규정되어 있다.

2. 문서 보관 기록 데이터베이스 복구 보고서는 본 통지의 부록 IX에 규정되어 있다.

조 12. 문서 보관 기록 데이터베이스 보안 확보

1. 문서 보관 기록 데이터베이스는 정부령 제85/2016/NĐ-CP 호 2016년 7월 1일 정부가 발행한 정부령과 정보통신부 장관이 2017년 4월 24일 발행한 제03/2017/TT-BTTTT 호에서 정한 등급에 따라 정보 보안을 확보해야 한다.

2. 문서 보관 기록 데이터베이스 저장 매체 파기는 정보 보안 요구 사항에 따라 등급에 맞게 이루어져야 한다.

3. 문서 보관 기록 데이터베이스 저장 매체는 관련 당국의 승인 없이는 보관 기관 또는 역사 보관소를 벗어나지 못한다.

장 IV

시행규정

조 제13조 효력 발생

본 통지는 2019년 3월 10일부터 효력이 발생한다.

조기 시행

1. 장관, 정부 직속 부처의 수장, 정부 소속 기관의 수장, 각 지방자치단체의 주석 및 관련 기관, 단체는 본 통지를 이행하는 책임을 진다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면 관련 기관, 단체, 개인은 내무부에 신고하여 연구하고 적절히 수정 보완하도록 요청한다./.