시행령 제 06/2025/TT-BNV는 문서 보관에 관한 법률 일부 조항을 세부적으로 규정함

시행규칙

기록법 일부 조항에 대한 세부 규정

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2024년 6월 21일 법률 제2024-6-21호 「기록 보존법」을 근거로 함;

정부가 제정한 법률 제25/2025/NĐ-CP 호 2025년 2월 21일에 대한 지침에 의거하여 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구성을 규정함에 있어;

국가기록원장의 요청에 따라;

내무부장관은 기록법 일부 조항에 대한 세부 규정을 제정한다. 

장 1

총칙

조 1. 적용범위

이 통지는 다음 사항에 대한 세부 규정을 제정한다:

1. 기관 또는 단체가 해체, 파산 또는 재조직되는 경우 기록 문서 관리(제13조 제2항)

2. 기록 문서 폐기 절차 및 절차(제16조 제6항)

3. 역사 기록에 기록 문서 및 자료 수집 절차 및 절차, 기록 문서 및 자료 제출 절차(제19조 제3항)

4. 기록 문서 및 기록 문서 사본 사용 방법(제23조 제5항)

5. 특별 가치를 가진 기록 문서 인정 및 인정 취소 절차 및 절차(제39조 제6항)

6. 기록 업무 검사; 기록 업무 자격증 발급, 재발급, 회수 절차(제56조 제7항)

조 2. 적용대상

정부기관, 국유기업, 공공기관(이하 "기관 및 단체"라 함) 및 관련 개인 또는 단체

장 II

기록 문서 및 자료 제출 절차 및 절차 및 역사 기록에 기록 문서 수집

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

기록 문서 및 자료 제출 절차 및 절차

조 3. 기록 문서 및 자료 제출 등록

1. 기관 또는 단체는 권한 있는 역사 기록에 기록 문서 및 자료 제출을 등록한다. 등록 내용에는 보관 파일 또는 프로젝트 이름, 문서 시간, 기록 문서 및 자료 수 또는 보존 단위, 제출 방식, 예상 제출 시간 및 기록 문서 목록이 포함된다.

2. 역사 기록은 기관 또는 단체와 역사 기록에 기록 문서 및 자료 제출에 대해 일치한다.

3. 실제 기록 문서 및 자료 제출 등록은 본 조항 제1항과 제2항 및 내무부장관이 2025년 5월 14일에 제정한 제05/2025/TT-BNV 통지에 따른 기록 문서 디지털 보관 업무 세부 규정에 따라 이루어진다.

4. 종이 기록 문서 및 자료 목록 양식은 부록 I에 명시되어 있다.

조 4. 기록 문서 및 자료 제출 요청

1. 기관 또는 단체는 권한 있는 역사 기록에 기록 문서 및 자료 제출 요청 및 기록 문서 목록을 전송한다.

2. 역사 기록은 기관 또는 단체의 기록 문서 및 자료 제출 요청을 수신한다.

조 5. 역사 기록은 기록 문서 및 자료 목록 검토 및 기록 문서 및 자료 검토

1. 역사 기록은 기록 문서 및 자료 목록 검토 및 직접 기록 문서 및 자료 검토

a) 기록 문서 및 자료 목록과 기록 문서 및 자료가 요구 사항을 충족하는 경우, 기관 또는 단체는 본 통지 제6조에 따라 기록 문서 및 자료를 역사 기록에 제출한다.

b) 기록 문서 및 자료 목록 또는 기록 문서 및 자료가 요구 사항을 충족하지 않는 경우, 기관 또는 단체는 역사 기록의 의견에 따라 기록 문서 및 자료 목록 및 기록 문서 및 자료를 수정하고 완성한다.

2. 역사 기록은 기관 또는 단체의 기록 문서 및 자료 제출 요청 수신 후 최대 30일 이내에 서면 의견을 제공한다.

조 6. 기록 문서 및 자료 수령

1. 기관 또는 단체는 기록 문서 및 자료를 역사 기록으로 운송하고, 기록 문서 및 자료와 함께 기록 문서 및 자료 목록(종이 버전 및 전자 버전)을 제출한다.

역사 기록에 제출된 기록 문서 및 자료 보관 상자는 국가 표준에 따라 제작된다.

2. 역사 기록은 제출된 기록 문서 및 자료를 기록 문서 및 자료 목록과 대조하고, 기록 문서 및 자료를 수령하며, 기록 문서 및 자료 수령 확인서를 작성한다.

기록 문서 및 자료 수령 확인서 내용에는 보관 파일 또는 프로젝트 이름, 문서 시간, 기록 문서 및 자료 수 또는 보존 단위, 기록 문서 및 자료 목록 수 및 기타 검색 도구(있을 경우), 수령 시간, 수령자, 제출자, 확인서에는 수령자와 제출자의 성명 및 서명, 권한 있는 사람의 성명 및 서명, 역사 기록 및 기록 문서 및 자료를 제출한 기관의 도장이 포함된다.

3. 역사 기록은 보관 창고 및 보존 장비를 준비하고, 기록 문서 및 자료를 보관 창고로 운송한다.

4. 디지털 기록 문서 및 자료 수령은 내무부장관이 2025년 5월 14일에 제정한 제05/2025/TT-BNV 통지에 따른 기록 문서 디지털 보관 업무 세부 규정에 따라 이루어진다.

절 2

역사 기록에 기록 문서 수집

조 7. 역사 기록 수집 원칙

역사 기록은 관리 권한에 따라 결손된 기록 보관소의 기록을 수집하고, 실질적인 활동, 과학 연구, 역사 및 사회 연구를 위한 국가적, 지역적 가치가 있는 기록을 수집하며, 이 법령 제8조에서 규정된 바와 같이 통합문서의 내용을 보장하기 위해 다음의 원칙을 준수해야 한다.

1. 수집되는 기록은 명확하고 합법적인 출처를 가지고 있어야 하며, 분쟁이나 소송과 관련이 없어야 하며, 역사 기록의 기능과 임무에 적합해야 한다.

2. 국내 역사 기록 보관소, 국립 박물관 및 도서관에 보존되어 있는 기록은 수집 대상에서 제외된다.

조 8. 수집 대상 기록

1. 다음의 개인, 가족, 종친회 등에서 형성된 가치 있는 기록은 수집 대상이다:

a) 정치 활동가, 사회 활동가로서 국가에 많은 공헌을 한 사람;

b) 국가 및 국제 수준에서 상을 받은 사람;

c) 노동 영웅, 민간군사력 영웅;

d) 과학자, 작가, 시인, 기자 등 각 분야에서 활동한 유명 인사(연극, 영화, 사진, 회화, 음악, 역사, 문학, 예술 등);

đ) 역사적으로 중요한 역할을 한 가족, 종친회;

2. 국내 개인, 가족, 종친회 및 조직에서 보관 중인 가치 있는 기록.

3. 해외 기록 보관소, 도서관, 박물관, 연구소, 기타 단체 또는 개인에서 보관 중인 가치 있는 베트남 관련 기록.

조 9. 기록 수집 방법

역사 기록은 기록 보관소로부터 기록을 구매하거나, 기증, 양도받거나, 기록 보관소로 이전받는 방식으로 기록을 수집하며, 기록의 사본을 작성한다.

조 10. 기록 수집 절차

1. 국내외 수집 대상 기록을 조사하고 목록을 작성한다.

2. 수집할 기록을 관리 권한 및 수집 범위를 고려하여 통합문서의 내용에 따라 수집 계획을 세운다.

3. 승인된 계획에 따라 기록 수집을 수행한다.

4. 수집 후 기록의 과학적 관리를 조직하며, 안전하게 통계를 작성하고 보관하며, 효과적으로 사용하고 가치를 발휘하도록 조직한다.

장 III

기록 폐기 절차 및 절차

조 11. 보관 기간 만료 및 중복 기록 목록 작성

1. 현재 기록 보관소 및 역사 기록 보관소는 기록 보관소의 기간 만료 및 중복 기록 목록을 작성하고, 기록 보관소의 기간 만료 및 중복 기록 목록 모범 사례에 따른 설명서를 첨부하여 기관 또는 조직의 책임자에게 제출한다.

2. 기록 보관소의 가치 없는 기록 폐기 작업은 내무부 장관이 2025년 5월 14일에 발표한 제2025-05/TT-BNV 통합문서에 따라 수행된다.

조 12. 현재 기록 보관소에서 기록 폐기 심의위원회 구성

1. 기관 또는 조직은 기록 폐기 심의위원회를 구성한다. 이 위원회는 기관 또는 조직의 책임자가 기록 폐기를 심의하는 데 자문을 제공하는 책임이 있다. 이 위원회는 임무를 완료한 후 해체된다.

2. 기록 폐기 심의위원회는 최소 5명 이상으로 구성되며, 기관 또는 조직의 지도부 대표는 위원회의 의장이며, 기관 또는 조직의 기록 담당자는 부의장이며, 기록을 보유한 부서 또는 부서의 지도부 대표 또는 해당 분야에 대한 이해가 있는 사람은 위원회 위원으로 참여한다.

3. 기록 폐기 심의위원회는 기간 만료 및 중복 기록 목록을 기록 보관 목록과 비교하고, 기록 보관 기간에 대한 규정을 검토하며, 직접 기록을 확인한다. 위원회는 집단 토론을 거쳐 다수결로 결론을 내리며, 다른 의견은 회의록에 기재되며 모든 참석자의 서명이 포함되어야 한다.

조 13. 보존 기간 만료 및 중복 문서 검토

1. 기관, 단체는 보존 기간 만료 및 중복 문서 검토를 위한 서면 요청과 함께 다음 문서들을 첨부하여 제출한다: 평가폐기위원회 설립 결정; 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록; 보존 기간 만료 및 중복 문서 설명서; 평가폐기위원회 회의록.

2. 국가문서보관국은 평가폐기 절차 검토, 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록 검토, 필요 시 직접 문서 검토를 실시하고, 중앙 정부 역사 보관소에 제출되는 기관, 단체의 보존 기간 만료 및 중복 문서에 대해 서면 검토 의견을 제공한다.

3. 지방인사청은 평가폐기 절차 검토, 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록 검토, 필요 시 직접 문서 검토를 실시하고, 지방 정부 역사 보관소에 제출되는 기관, 단체의 보존 기간 만료 및 중복 문서에 대해 서면 검토 의견을 제공한다.

4. 보존 기간 만료 및 중복 문서 검토 기간은 최대 25일로, 국가문서보관국 또는 지방인사청이 요청 문서를 받은 날로부터 시작된다.

조 14. 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 검토

1. 중앙 정부 역사 보관소는 평가폐기 요청 문서와 함께 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록, 보존 기간 만료 및 중복 문서 설명서를 국가문서보관국에 제출한다.

2. 지방 정부 역사 보관소는 평가폐기 요청 문서와 함께 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록, 보존 기간 만료 및 중복 문서 설명서를 지방인사청에 제출한다.

3. 국가문서보관국, 지방인사청은 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록을 검토하며, 필요 시 직접 문서 검토를 실시하고, 의견을 문서로 작성하여 역사 보관소에 전달하고, 16조 제4항에 따라 평가폐기 권한을 가진 사람에게 평가폐기 결정을 요청한다.

조 15. 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 수행

1. 현행 보관소, 역사 보관소는 적절한 폐기 방법을 선택하고, 평가폐기 권한을 가진 사람의 결정에 따라 폐기 작업을 수행한다.

2. 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 단계

a) 문서 포장 및 폐기 장소로 운송

b) 문서 관리자와 폐기 작업자 간의 문서 이양 회의록 작성

c) 문서 폐기

d) 문서 폐기 회의록 작성. 회의록에는 폐기 문서 소유 기관 및 폐기 작업 기관의 서명과 도장을 포함해야 한다.

3. 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 기간은 평가폐기 권한을 가진 사람의 결정을 받은 날로부터 최대 15일이다.

4. 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 관련 문서 작성 및 보관

a) 문서 폐기는 문서화되어야 하며, 다음 문서들을 포함해야 한다: 보존 기간 만료 및 중복 문서 목록; 보존 기간 만료 및 중복 문서 설명서; 평가폐기위원회 설립 결정(현행 보관소에 한함); 평가폐기위원회 회의록(현행 보관소에 한함); 평가폐기 권한을 가진 기관의 검토 및 의견 문서; 평가폐기 결정; 문서 이양 회의록; 폐기 회의록; 기타 관련 문서들.

b) 보존 기간 만료 및 중복 문서 폐기 관련 문서는 폐기 문서를 보관하는 기관에서 최소 20년 동안 보관해야 한다.

5. 실제 문서 폐기는 본 조항 제1항, 제2항 제2호 c, d, 제3항, 제4항 및 2025년 5월 14일 발행된 내무부령 제2025-05-005호에 따른 전자 문서 보관 업무 지침에 따라 이루어진다.

장 IV

보존 문서 및 복사본 사용 방식

파견, 조정, 임기 연장, 철수 절차

현행 보관소 내에서

조 16. 기록물 이용 형태

1. 독자에게 기록물을 읽게 하여 제공한다.

2. 기록물의 복사본을 발급한다.

조 17. 기록물 이용 서비스

기관 및 단체의 책임자는 그 직무와 권한 범위 내에서 기관 및 단체의 기록물 이용 규칙과 독자 이용 서비스 절차를 제정하여 이 시행규칙과 관련 법령에 적합하도록 보장해야 한다.

조 18. 현행 기록 보관소에서의 기록물 복사본 발급

현행 기록 보관소에서의 기록물 복사본 발급은 공문서 사본에 관한 법률의 규정에 따라 이루어진다.

절 2

역사 기록 보관소

조 19. 역사 기록 보관소에서의 기록물 이용 형태

1. 독자가 역사 기록 보관소의 독서실에서 기록물을 이용하는 것을 지원한다.

2. 독자가 온라인으로 기록물을 이용하는 것을 지원한다.

3. 기록물의 복사본을 발급한다.

조 20. 독자 카드 및 계정

1. 역사 기록 보관소는 독서실에서 직접 기록물을 이용하는 사용자에게 5일 이상 이용 시 독자 카드를 발급한다. 독자 카드는 부록 IV의 모델에 따른다.

2. 역사 기록 보관소는 온라인으로 기록물을 이용하는 사용자에게 독자 계정을 발급한다. 독자 계정 정보는 성명, 개인 식별번호 또는 주민등록증 번호, 이메일, 근무 기관, 연락처, 우선 대상(있을 경우)을 포함한다.

3. 독자 카드 및 독자 계정의 유효기간은 역사 기록 보관소가 정한다.

4. 유료로 기록물을 이용하는 독자는 법령에 따라 독자 카드 및 독자 계정을 발급받는다.

5. 독자 카드 및 독자 계정의 발급 시간은 1일 이내로 제한된다.

조 21. 역사 기록 보관소에서의 독자 이용 서비스 절차 및 순서

1. 기록물 이용 신청 절차

a) 독자는 다음 중 하나의 증명서를 제출해야 한다: 주민등록증, 주민등록증, 전자 주민등록증, 여권 또는 사진이 부착된 정부 기관이 발급한 증명서; 공무를 위해 기록물을 이용할 경우 해당 기관 또는 단체에서 발급한 소개서 또는 요청 문서가 필요하다.

b) 기록물 이용 신청: 독서실에서 직접 이용하는 경우, 독자는 기록물 이용 신청서에 필요한 정보를 입력하고 이용 목적 및 우선 대상에 대한 관련 문서를 제공한다. 기록물 이용 신청서는 부록 V에 나열되어 있다. 온라인으로 이용하는 경우, 독자는 이미 발급받은 계정을 통해 시스템에 접속하여 기록물 이용 신청서를 생성하고 이용 목적 및 우선 대상에 대한 관련 문서를 제공한다.

c) 독자가 신청 절차를 완료하면, 역사 기록 보관소는 독자의 기록물 이용 신청서를 검토하고 승인하며, 시스템 또는 독자 등록부에 정보를 업데이트한다. 독자 등록부는 부록 VI의 모델에 따른다.

2. 독자 이용 서비스 순서

a) 독자 지원 직원은 독자를 안내하여 기록물 읽기 요청서, 복사 및 확인 요청서를 작성하게 하고, 부록 VII의 모델에 따른다.

기록물 읽기 요청서, 복사 및 확인 요청서는 시스템 또는 부록 VIII의 모델에 따른 등록부에 관리된다.

b) 독자 지원 직원은 독자의 요청서를 역사 기록 보관소의 책임자에게 제출하여 검토 및 승인을 받는다. 조건부 접근 기록물의 경우, 역사 기록 보관소는 기록물 관리 국가 기관에 승인을 요청한다.

c) 독자의 요청서가 승인되면, 독자 지원 직원은 독자에게 기록물을 제공하거나 읽기 권한을 부여한다. 종이 기록물의 경우, 독자는 기록물을 확인하고 부록 IX의 모델에 따른 기록물 수령 등록부에 서명한다.

d) 독자는 기록물 이용 비용을 납부한다.

조 22. 역사적 기록 보관소에서 기록 자료 사용

1. 독자에게 제공되는 기록 자료의 수는 한 번에 최대 10개의 파일(보존 단위)이며, 사용 기간은 최대 15일을 넘지 않음. 독자는 기록 자료를 읽고 난 후 반드시 역사적 기록 보관소에 반환해야 다음 기록 자료를 받을 수 있음.

2. 독자는 디지털화된 기록 자료와 특별한 가치가 있는 기록 자료에 대해서만 디지털 복제본을 사용할 수 있으며, 물리적 상태가 약하거나 업무 처리 중인 기록 자료는 사용할 수 없음.

3. 기록 자료를 사용하는 기관, 단체 또는 개인은 다른 사람에게 기록 자료의 사본을 받도록 위임할 수 있음.

4. 기록 자료를 사용하는 기관, 단체 또는 개인은 역사적 기록 보관소로부터 제공받은 기록 자료를 합법적인 목적으로 합법적인 방법으로 활용하고, 제26조 제2항에 따른 법적 의무를 이행함.

조 23. 역사적 기록 보관소에서 기록 자료 사본 발급

1. 역사적 기록 보관소는 관리 권한에 따라 기록 자료의 사본을 발급함.

2. 기록 자료는 원본을 복제하거나 사진을 찍거나 인쇄하거나 또는 기록 자료의 전체 또는 일부 내용을 추출하여 사본을 만드는 방식으로 복제될 수 있음.

3. 기록 자료 사본에는 종이 또는 디지털 형식의 확인되지 않은 사본과 확인된 사본이 포함됨.

4. 기록 자료 사본을 발급받고자 하는 독자는 사본 및 확인 요청 양식에 등록해야 함.

조 24. 역사적 기록 보관소에서 기록 자료 사본 확인

1. 확인 형태는 전체 내용 사본 확인과 일부 내용 사본 확인으로 구성됨.

2. 확인 내용

a) 역사적 기록 보관소는 기록 자료의 출처 및 보관 위치 정보를 확인함. 이는 파일 번호, 문서 번호, 문서 목록 번호, 파일 이름 등을 포함함.

b) 종이 형식의 사본 확인 정보는 기록 자료 확인 도장을 통해 표시되며, 이 도장은 사본의 빈 공간 또는 마지막 부분에 찍힘. 사본 첫 페이지의 오른쪽 상단 빈 공간에 사본 도장을 찍음. 확인 도장 및 사본 도장 모양은 부록 X 참조. 2장 이상의 사본을 확인한 경우, 확인 후 접착 도장을 찍어야 함.

c) 디지털 형식의 사본 확인은 내무부 장관이 2025년 5월 14일에 발표한 2025-05-05/05/2025/TT-BNV 통지에 따라 수행됨.

3. 사본 확인은 진실성, 객관성, 정확성을 보장하며, 확인 시스템 또는 부록 VIII에 표시된 기록 자료 확인 서에 기록되어야 함. 확인 작업을 맡은 자와 확인 서명자는 법적 책임을 지게 됨.

조 25. 역사적 기록 보관소에서 기록 자료 제공 승인 및 제공 기간

1. 기록 자료 제공 기간은 기록 자료 읽기 요청 양식을 접수한 날로부터 최대 1일, 사본 및 확인 요청 양식을 접수한 날로부터 최대 2일까지로 제한됨.

2. 조건부 접근 가능한 기록 자료의 제공 기간은 기록 자료 읽기 요청 양식, 사본 및 확인 요청 양식을 접수한 날로부터 최대 7일까지로 제한됨.

조 26. 역사 기록 보관소의 책임 및 개인 서비스 제공자와 기록 이용자의 책임

1. 역사 기록 보관소의 책임

가) 역사 기록 보관소의 독자 서비스를 위한 기록 이용을 지원하기 위해 독자가 이용 가능한 기록 보관소의 독서실에서와 온라인에서 이를 조직한다.

나) 역사 기록 보관소에서 보존하고 있는 기록의 특성과 구성에 따라 기록 이용에 관한 규정을 제정한다.

다) 역사 기록 보관소에서 기록 이용을 지원하기 위한 장비를 확보하며, 이는 독서실 배치, 기록 관리 및 검색 시스템 구축 및 운영을 포함한다.

라) 역사 기록 보관소의 사무소에 공시하고, 기록 이용에 관한 규정 및 표식을 공개적으로 게시한다.

2. 독자 서비스 제공자의 책임

가) 독자 카드 및 계정 발급

나) 독서실에서 독자를 지원하며, 독자가 온라인으로 기록을 이용하는 과정에서 상호작용하고 피드백을 제공한다.

다) 독자가 이용하는 동안 기록 보관을 관리한다.

라) 독자 서비스를 위한 등록 및 관리 시스템의 서류 및 표식을 관리한다.

3. 독자의 책임

가) 법령 및 역사 기록 보관소의 내부 규정에 따른 기록 이용 절차를 준수하고 모든 필요한 절차를 완료한다.

나) 역사 기록 보관소가 요청한 정보를 정확하게 제공하여 독자 카드 및 계정을 발급받는다.

다) 기록을 이용하는 동안 기록을 지우거나 쓰거나 표시하거나 그림을 그리거나 기록을 찢거나 휘거나 더럽히거나 또는 기록의 내용, 형태, 가치에 영향을 미칠 수 있는 다른 행동을 하지 않는다.

라) 법령에 따른 기록 이용 비용을 납부한다.

장 V

특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 및 취소 절차 특별한 가치의 보관

조 27. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 서류

1. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 서류는 제39조 제2항에 따른 법률에 따라 정확하고 충실하며 필요한 서류를 모두 포함해야 한다.

개별자가 제XI 부록에 따른 모델로 작성한 인증 요청 문서와 제XII 부록에 따른 기록 보관 설명서.

2. 기관, 단체, 개인은 온라인으로 또는 직접 또는 우편 서비스를 통해 서류를 제출할 수 있다.

조 28. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 절차

1. 서류 접수 및 검토

가) 국가 문서 및 기록 보관국은 국가 역사 기록 보관소, 중앙 부처 및 기관, 국유 기업 등에서 제출한 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 서류를 접수한다.

나) 내무청은 관할 지역 내 기관, 단체의 소유 또는 관리하는 기록 보관에 대한 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 서류를 접수한다. 다만, 제25항 가목에서 규정된 경우는 제외한다.

다) 국가 문서 및 기록 보관국과 내무청은 서류가 완전하고 정확하다면 이를 접수하고, 그렇지 않다면 보완을 요구하며, 서류를 접수하지 않을 경우 이유를 명시해야 한다.

2. 기록 보관의 특별한 가치 심사위원회의 서류 심사

3. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 결정

가) 기록 보관의 특별한 가치 심사위원회는 내무부 장관 및 지방자치단체 의장에게 심사 및 인증을 요청한다.

나) 제출 서류에는 심사위원회의 회의록, 심사위원회의 의견서(있을 경우), 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 제출 서류가 포함된다.

다) 내무부 장관 및 지방자치단체 의장은 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 결정을 발부한다.

4. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증을 위한 제출 서류 처리 기간은 최대 60일이다.

5. 특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 결과 공고

특별한 가치가 있는 기록 보관 인증 결과는 내무부 웹사이트, 지방자치단체 웹사이트에 공고되며, 제출한 기관, 단체, 개인에게 통보된다.

6. 공고 후 15일 이내에 이의 신청을 받는다. 기록 보관의 특별한 가치 심사위원회는 이의 신청이 있을 경우 이를 처리하고 관련 당국에 보고한다.

조 29. 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회

1. 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회는 내무부 장관 또는 지방자치단체 인민위원회 주석이 내무부 참모 기관의 제안에 따라 내무부 장관 또는 지방자치단체 인민위원회가 국가 기록물 관리 업무를 수행하는 기관의 제안에 따라 설립한다.

2. 위원회는 내무부 장관 또는 지방자치단체 인민위원회 주석에게 기록물이 특별한 가치를 인정받기 위한 기준을 충족하는지 여부를 판단하거나 기록물의 특별한 가치를 인정받은 결과를 평가하는 데 대한 자문 역할을 한다.

3. 위원회 구성원

가) 내무부 장관이 설립한 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회는 최소 7명으로 구성되며, 이는 내무부 대표가 위원회 의장, 내무부 문서 및 기록물 국 대표가 부의장, 내무부 문서 및 기록물 국 공무원이 서기, 그리고 관리자, 전문가, 해당 분야에 통달한 학자가 위원으로 포함된다.

나) 지방자치단체 인민위원회 주석이 설립한 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회는 최소 7명으로 구성되며, 이는 지방자치단체 인민위원회 대표가 위원회 의장, 지방자치단체 내무국 대표가 부의장, 내무국 공무원이 서기, 그리고 관리자, 전문가, 해당 분야에 통달한 학자가 위원으로 포함된다.

4. 위원회 운영 방식

가) 위원회는 민주주의 원칙에 따라 운영되며, 토론, 의견 제출, 비밀 투표 또는 공개 표결 방식으로 의사 결정을 한다.

나) 회의에는 최소 2/3의 위원이 참석해야 하며, 불참한 위원은 서면 의견을 제출해야 한다.

다) 위원회가 권한 있는 당사자에게 특별한 가치를 인정받은 기록물로 간주하거나 그 결과를 폐기하도록 제출하는 자료는 최소 2/3의 위원이 동의해야 한다.

조 30. 특별한 가치를 인정받은 기록물의 폐기

1. 특별한 가치를 인정받은 기록물의 폐기는 기록물 법률 제39조 제5항에서 규정된 경우에 적용된다.

2. 국가 문서 및 기록물 국, 지방자치단체 내무국은 특별한 가치를 인정받은 기록물에 대한 정보를 수집하고 종합한다.

3. 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회는 필요하다면 직접 기록물을 검토하며, 특별한 가치를 인정받은 기록물에 대한 정보를 검토하고 확인한다. 위원회의 작업 방법은 본 통칙 제29조 제4항에 따른다.

4. 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회는 권한 있는 당사자에게 특별한 가치를 인정받은 기록물의 폐기를 제안한다.

제출 문서는 다음과 같다: 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회 회의록, 기록물 가치 특별한 자료 확인 위원회 회원의 의견서(있을 경우), 증거 자료.

5. 내무부 장관 또는 지방자치단체 인민위원회 주석은 권한에 따라 특별한 가치를 인정받은 기록물의 폐기를 결정한다.

6. 특별한 가치를 인정받은 기록물의 폐기는 내무부 웹사이트와 지방자치단체 인민위원회 웹사이트에 공고되며, 해당 기록물을 관리하는 기관이나 소유자에게 통보된다.

장 6

업무 확인 및 기록물 직업 자격증 발급, 재발급, 회수

조 31. 업무등록증 발급, 재발급 및 회수 권한

국가문서보관국 국장은 업무등록증을 발급, 재발급 및 회수한다.

부록 제13에 따른 업무등록증 양식이 정해져 있다.

조 32. 업무등록증 발급 신청 서류

1. 업무등록증 발급 신청 서류는 다음과 같다.

a) 신청서;

보관학과를 포함하여 대학 이상 졸업자 개인은 부록 제14에 따른 업무등록증 발급 신청서를 작성한다.

보관학과를 포함하여 중등교육기관 이상 졸업자 또는 다른 관련 분야 중등교육기관 이상 졸업자는 부록 제15에 따른 업무능력 검사 신청서와 업무등록증 발급 신청서를 작성한다.

b) 신분증 또는 기타 합법적인 증명서;

c) 보관학과를 포함하여 중등교육기관 이상 졸업증명서 또는 보관 서비스 업무 등록을 위한 활동에 적합한 다른 관련 분야 중등교육기관 이상 졸업증명서, 즉 컴퓨터 과학 및 정보기술, 수학, 생물학, 화학;

d) 업무등록증 발급 신청인의 사진: 4x6cm 크기의 흰 배경의 컬러 사진으로 최근 6개월 이내에 찍은 것.

2. 개인은 온라인으로 또는 직접 제출하거나 우편 서비스를 통해 제출할 수 있다.

온라인 제출 시 전자 문서를 제출하고, 직접 제출 시 원본을 확인하기 위해 사본을 제출하며, 우편 서비스를 통한 제출 시 공증된 사본을 제출해야 한다.

3. 업무등록증 발급을 신청하는 개인은 통일부령 제15호 2025년 4월 16일자 통일부령 제2025-15호에 따라 업무등록증 발급 비용을 납부해야 한다.

조 33. 업무등록증 발급 절차

1. 서류 접수 및 검토

a) 국가문서보관국은 법 제56조 제3항에서 정한 조건을 충족한 개인의 업무등록증 발급 신청서를 접수한다.

중등교육기관 보관학과 졸업자 또는 다른 관련 분야 중등교육기관 이상 졸업자는 국가문서보관국의 업무능력 검사 실시 통보를 받은 후 업무등록증 발급 신청서를 제출한다.

b) 국가문서보관국은 신청서가 완전하고 정확한 경우 이를 접수하고, 미완성 또는 불충분한 경우 보완을 요구하며, 거절할 경우 이유를 명시해야 한다.

2. 서류 검토 및 업무능력 검사 실시

a) 국가문서보관국은 대학 이상 보관학과 졸업자 개인의 업무등록증 발급 신청서를 검토한다.

b) 국가문서보관국은 업무능력 검사를 받아야 하는 개인에게 이 법 시행규칙 제34조에 따른 업무능력 검사를 실시한다.

3. 업무등록증 발급

a) 이 조 제2항 제a호 또는 이 법 시행규칙 제34조 제6항에 따른 검사 결과 인증 결정일로부터 15일 이내에 국가문서보관국 국장은 업무등록증 발급 결정을 내리고, 조건을 충족한 개인에게 업무등록증을 발급하며, 조건 미충족 개인에게 통지를 한다.

b) 업무능력 검사 결과에 따라 각각의 보관 서비스 업무 등록에 대한 업무등록증 발급이 이루어진다.

4. 업무등록증 발급 결과는 국가문서보관국 웹사이트에 공시된다.

조 34. 업무 보관 검사 조직

1. 업무 보관 검사를 통해 보관 실무 자격증을 발급하는 것은 대중 매체와 국가 문서 및 보관국 중앙청 정보통신망에 공고한다.

2. 검사 내용은 보관 관련 법률 지식, 등록 실무 보관 서비스 활동 기준 및 실무, 그리고 관련 법률 규정을 포함한다.

3. 검사 형태는 필기, 선택 문제, 실습을 포함한다.

4. 업무 보관 검사 결과는 국가 문서 및 보관국 중앙청 정보통신망에 공고된다.

5. 검사 결과 재심사 신청 접수 기간은 검사 결과 공고일로부터 5일 이내로 제한되며, 재심사 결과는 국가 문서 및 보관국 중앙청 정보통신망에 공고된다.

6. 업무 보관 검사 결과 인증 결정은 국가 문서 및 보관국 중앙청 정보통신망에 공고된다.

조 35. 보관 실무 자격증 재발급

1. 보관 실무 자격증 재발급 신청 서류

a) 부록 16에 따른 보관 실무 자격증 재발급 신청서

b) 손상된 자격증 또는 개인 정보 변경이 필요한 자격증

c) 자격증을 잃어버린 경우 재발급 신청자의 약속, 개인 정보 변경과 관련된 증빙 서류

d) 재발급 신청자의 사진: 4x6cm 크기의 컬러 사진, 흰 배경, 최근 6개월 이내에 촬영된 것

2. 개인은 온라인으로 또는 직접 제출하거나 우편 서비스를 통해 제출할 수 있다.

a) 본 조 제1항 각 호 a, c, d에 따른 개인 증빙 서류는 온라인으로 신청할 경우 전자 파일을 제출하며, 직접 제출할 경우 원본과 함께 사본을 제출하고 원본을 확인받아야 하며, 우편 서비스를 통한 제출 시 공증된 사본을 제출해야 한다.

b) 본 조 제1항 각 호 b에 따른 증빙 서류는 직접 제출하거나 우편 서비스를 통해 제출할 수 있다.

3. 서류 접수 및 검토

a) 국가 문서 및 보관국 중앙청은 보관 실무 자격증 재발급을 요청하는 개인의 서류를 접수한다.

b) 국가 문서 및 보관국 중앙청은 서류를 검토하고, 규정에 따라 완전하고 정확한 서류는 접수하며, 부족하거나 오류가 있는 서류는 보완 및 수정을 요구하며, 서류를 거부할 경우 그 이유를 명시해야 한다.

4. 서류 접수 후 10일 이내에 국가 문서 및 보관국 중앙청 국장은 재발급 결정을 내리고, 규정에 따라 자격을 충족한 개인에게 보관 실무 자격증을 발급한다.

조 36. 보관 실무 자격증 회수

1. 보관 실무 자격증은 법 제56조 제6항에서 정한 경우에 회수된다.

2. 국가 문서 및 보관국 중앙청 국장은 보관 실무 자격증 회수 결정을 내린다.

3. 자격증 회수 결정을 받은 개인은 회수 결정 날짜로부터 15일 이내에 자격증을 국가 문서 및 보관국 중앙청에 반환해야 한다.

4. 보관 실무 자격증 회수 결과는 국가 문서 및 보관국 중앙청 정보통신망에 게시된다.

장 7

기관, 단체 해산, 파산, 사업 종료 또는 재구성 시

문서 관리

조 37. 일반 원칙

1. 기관, 단체가 해체, 파산, 활동 종료, 재조직 전에 형성된 모든 서류, 자료는 법률에서 정한 규정에 따라 제출, 정리, 통계, 이관해야 한다. 기관, 단체의 자료는 해당 기관, 단체의 보관 폰에 관리되어야 하며, 집중화 원칙을 준수하고 보관 폰 분산을 방지해야 한다. 기관, 단체의 보관 폰 폐쇄는 활동 종료일부터 시작된다.

2. 기관, 단체, 개인은 부당하게 자료를 점유하거나 파기하지 않아야 하며, 자료를 손상시키거나 잃어버리지 않아야 하며, 이관, 관리 및 사용 과정에서 자료의 안전을 보장해야 한다.

3. 해결되지 않은 업무에 대해 기관, 단체는 새로운 기관, 단체 또는 해당 업무를 처리할 기관, 단체에 업무 관련 서류와 자료를 이관해야 한다.

4. 역사적 보관에 자료를 제출해야 하는 경우의 기관, 단체는 해체, 파산, 활동 종료, 재조직 전에 영구 보관 자료를 권한 있는 역사적 보관소에 제출해야 한다.

조 38. 해체, 파산 또는 활동 종료의 경우

1. 영구 보관 자료는 본 통지 제37조 제4항에서 정한 규정에 따라 역사적 보관소에 제출된다.

2. 다른 자료는 상위 직속 기관, 단체에 관리하도록 이관되거나 소유자 또는 기업의 소유자 대표 기관에 관리하도록 이관된다.

조 39. 재조직의 경우

1. 영구 보관 자료는 본 통지 제37조 제4항에서 정한 규정에 따라 역사적 보관소에 제출된다.

2. 다른 자료는 다음과 같이 관리된다:

가) 기관, 단체를 새로운 기관, 단체로 분할하여 기관, 단체의 존재를 종료하는 경우, 상위 직속 기관, 단체에 이관하여 관리한다.

나) 기관, 단체의 일부 단위를 분할하되 기관, 단체의 존재를 종료하지 않는 경우, 분할 전 단위의 자료는 기관, 단체의 현행 보관소에 제출한다.

다) 기관, 단체를 합병, 통합하거나 기관, 단체의 기능, 임무를 변경하여 새로운 기관, 단체를 형성하는 경우, 변경, 합병, 통합 후 형성된 기관, 단체에 이관하여 관리한다.

3. 재조직 시 기업의 자료 관리는 본 통지 제41조에서 정한 규정에 따라 이루어진다.

조 40. 설립, 해체, 합병, 분할, 행정 구역 경계 조정의 경우

1. 지방 단위 행정 기관의 합병 시, 본 통지 제39조에서 정한 규정에 따라 자료를 관리한다.

2. 지방 단위 행정 기관이 활동을 종료하는 경우, 자료는 다음과 같이 관리된다:

가) 종이 자료와 다른 물리 매체 자료에 대해서는 지방 인민위원회 주석은 국가 지방 수준 역사적 보관소에 이관하여 본 법 제65조에서 정한 규정에 따라 정리하도록 지시하며, 정리 후 영구 보관 자료는 역사적 보관소에 제출되고, 일정 기간 보관 자료는 법령에 따른 규정에 따라 직접 관리 기관, 단체에 지급한다.

나) 디지털 자료에 대해서는 지방 인민위원회 주석은 각 기관, 단체의 자료 범위를 재정하는 기관, 단체에 지시하여 계정 또는 식별 코드에 따라 추출하고, 국가 지방 수준 역사적 보관소에 이관하여 법령에서 정한 규정에 따라 접근 및 사용 가능성을 보장하며, 동시에 시스템을 계속 운영할 기관, 단체에 지시하여 전체 자료를 새로운 시스템으로 전환할 때까지 활용한다.

조 41. 기업 재구성 사례

1. 영구 보관 자료는 본 통지 제37조 제4항에서 정한 규정에 따라 역사적 보관소에 제출된다.

2. 다른 자료는 다음과 같이 관리된다:

a) 주식 회사 또는 유한 책임 회사를 분할하여 새로운 회사를 설립하고, 분할된 회사의 존속을 종료하며, 자료를 회사 소유자 또는 회사 소유자 대표 기관이 관리하도록 이양하는 경우

b) 유한 책임 회사 또는 주식 회사를 분할하여 새로운 유한 책임 회사 또는 주식 회사를 설립하지만, 분할된 회사의 존속을 종료하지 않고, 분할된 회원 또는 주주의 자료를 분할된 회사의 현재 보관소에 제출하는 경우

c) 두 개 이상의 회사를 합병하여 새로운 회사를 설립하고, 합병된 회사들의 존속을 종료하며, 또는 하나 이상의 회사를 다른 회사에 흡수하여 흡수된 회사의 존속을 종료하고, 합병 또는 흡수 후 형성된 새로운 회사가 관리하도록 자료를 이양하는 경우

d) 기업 형태 변경(유한 책임 회사를 주식 회사로, 주식 회사를 단일 주주 유한 책임 회사로, 주식 회사를 다수 주주 유한 책임 회사로, 개인 기업을 유한 책임 회사 또는 주식 회사 또는 파트너십 회사로 변경) 시, 변경 후 기업이 변경 전 활동에서 생성된 자료를 계속 관리하는 경우

조 42. 기관 및 조직의 책임자 의무

1. 부서 및 개인에게 자료 제출 서류 작성과 현재 보관소에 제출될 자료 목록 통계를 지시한다.

2. 현재 보관소에서 보존 중인 자료 정리 조직화를 지시한다.

3. 자료 보호 및 안전 보존을 위한 인력, 창고, 장비를 배치하여 자료가 권한 있는 기관 또는 조직으로 이양될 때까지 보호한다.

장 VIII

조직 및 실행

조 43. 효력 발생

2. 본 통지는 2027년 3월 1일부터 효력을 상실하되 다음의 경우를 제외한다:

2. 다음 통고들을 폐기한다.

a) 내부부총리 46/2005/TT-BNV 2005년 4월 27일 고시의 기관, 조직, 행정 단위 및 재구성, 국유기업 소유형태 전환 시 자료 관리 지침

b) 내부부총리 09/2014/TT-BNV 2014년 10월 1일 고시의 자료업무 자격증 관리 및 자료 서비스 활동 지침

c) 내부부총리 10/2014/TT-BNV 2014년 10월 1일 고시의 역사적 자료보관실 독서실에서의 자료 사용 규정

d) 내부부총리 16/2014/TT-BNV 2014년 11월 20일 고시의 각급 역사적 자료보관소로의 자료 이양 지침

đ) 내부부총리 02/2020/TT-BNV 2020년 7월 14일 고시의 내부부총리 09/2014/TT-BNV 2014년 10월 1일 고시의 자료업무 자격증 관리 및 자료 서비스 활동 지침 일부 개정, 보완 지침

e) 내부부총리 01/2023/TT-BNV 2023년 3월 9일 고시의 내부부총리 02/2020/TT-BNV 2020년 7월 14일 고시의 내부부총리 09/2014/TT-BNV 2014년 10월 1일 고시의 자료업무 자격증 관리 및 자료 서비스 활동 지침 일부 개정, 보완 지침 개정 지침

조 44. 이행 책임

1. 장관, 부처 수장, 정부 소속 기관 수장, 지방자치단체 주석 및 관련 기관, 조직, 개인은 본 시행령을 집행하는 데 책임을 진다.

2. 집행 과정에서 어려움이나 문제점이 발생하면 내부부에 신고하여 연구, 해결하도록 한다./.