시행규칙 제 11/2012/TT-BNV는 공무원 통계 보고 및 공무원 문서 관리에 관한 규정을 정함

시행규칙

공무원 통계 보고 및 문서 관리에 관한 규정

근거 2008년 11월 13일 공무원 및 공직자법;

직원에 관한 2010년 3월 15일 정부가 제정한 제24/2010/NĐ-CP 호 공무원 채용, 사용 및 관리에 관한 규정(이하 "제24/2010/NĐ-CP"로 약칭함); 제24/2010/NĐ-CP);

직원에 관한 2010년 1월 25일 정부가 제정한 제6/2010/NĐ-CP 호 공무원에 관한 규정(이하 "제6/2010/NĐ-CP"로 약칭함); 제6/2010/NĐ-CP);

직원에 관한 2009년 10월 22일 제92/2009/NĐ-CP 호 시·읍·면·동의 직위, 수량 및 일부 정책과 비전문직 활동가에 대한 규정(이하 "제92/2009/NĐ-CP"로 약칭함); 제92/2009/NĐ-CP);

직원에 관한 2012년 8월 10일 정부가 제정한 제61/2012/NĐ-CP 호 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정;

공직자·공무원 부서 장관의 건의를 검토함에 있어;

내무부 장관은 공무원 통계 보고 및 문서 관리에 관한 규정을 발령함에 있어;

장 1
총칙

조 1. 적용범위

본 통지는 공무원의 정기 또는 긴급 통계 보고 체제와 표준 보고서, 공무원 문서 관리 체제 및 공무원 통계 보고와 문서 관리를 수행하는 기관, 단체, 단위 및 개인의 책임을 규정함.

조 2. 적용대상

1. 공무원 통계 보고 체제에 관하여

본 통칙은 다음 단체 및 개인에게 적용됩니다:

a) 제24/2010/NĐ-CP 제2조 제2항에서 규정된 공무원 관리 기관으로는 다음과 같습니다:

- 베트남 공산당의 당중앙위원회, 정치사회단체;

- 중앙당위 직속의 성위, 도위;

- 국가주석실, 국회사무국, 국세청;

- 최고인민법원, 최고검찰청;

- 정부, 정부에 준하는 기관, 정부 소속 기관 및 정부, 총리가 설립한 단체로서 공공기관이 아닌 것;

- 중앙당 소속 각 성인민위원회, 직할시인민위원회.

b) 제6/2010/NĐ-CP에서 규정된 공무원;

c) 제92/2009/NĐ-CP 제3조 제1항, 제2항에서 규정된 시·읍·면·동의 간부, 공무원으로는 다음과 같습니다:

- 시·읍·면·동의 간부로서 다음 직위를 맡는 사람:

+ 당위 서기, 부서기;

+ 인민회의 의장, 부의장;

+ 인민위원회 의장, 부의장;

+ 민족단결협의회 의장;

+ 청년호찌민共青团书记;

+ 妇女联合会主席;

+ 农民联合会主席（适用于有农业、林业、渔业和盐业活动且设有农民联合会的乡、坊、镇）;

+ 老兵协会主席。

- 시·읍·면·동의 공무원으로서 다음 직위를 맡는 사람:

+ 경찰장;

+ 군사 지휘장;

+ 사무국-통계;

+ 지적-건축-도시 및 환경(읍·면·도시) 또는 지적-농업-건축 및 환경(향);

+ 재정-회계;

+ 법무-호적;

+ 문화-사회.

2. 공무원 문서 관리에 관하여

본 통칙은 다음 단체 및 개인에게 적용됩니다:

a) 제24/2010/NĐ-CP 제2조 제2항에서 규정된 제c, 제d, 제đ 및 제e 항에서 규정된 공무원 관리 기관으로는 다음과 같습니다:

- 국가주석실, 국회사무국, 국세청;

- 최고인민법원, 최고검찰청;

- 정부, 정부에 준하는 기관, 정부 소속 기관 및 정부, 총리가 설립한 단체로서 공공기관이 아닌 것;

- 중앙당 소속 각 성인민위원회, 직할시인민위원회.

b) 제6/2010/NĐ-CP 제4조, 제5조, 제6조, 제7조, 제8조, 제10조 및 제11조에서 규정된 공무원(베트남 공산당 당중앙위원회의 권한 기관이 관리하는 공무원을 제외함);

c) 본 조 제1항 제c 절에서 규정된 시·읍·면·동의 간부, 공무원.

3. 당 기관, 민족단결협의회 및 정치사회단체의 공무원 문서 작성 및 관리는 베트남 공산당 당중앙위원회의 권한 기관이 지침을 제시함.

조 3. 용어 해석

본 통지에서 사용되는 용어는 다음과 같이 해석됨.

1. "공무원 관리 기관"은 공무원 채용, 임명, 등급 상승, 급여 상승, 해고, 퇴역, 제도 및 정책 처리, 포상 및 징계에 대한 권한을 위임받은 기관, 단체, 단위로서, 법률 제7조 제2항에서 규정됨.

2. "공무원 사용 기관"은 공무원의 행정 관리, 업무 배치, 업무 수행 감독에 대한 권한을 위임받은 기관, 단체, 단위로서, 법률 제7조 제1항에서 규정됨.

3. "공무원 통계 보고 체제"는 공무원 관리 기관의 요구에 따라 공무원의 수와 질에 대한 정기 및 긴급 통계 보고 활동을 말함.

조 4. 공무원 문서 및 원본 문서

1. 공무원 문서는 공무원에 대한 기본 정보를 반영하는 법적 자료로서 출신 배경, 학력 경력, 직업 경력, 경제 상황, 인품, 수준, 능력, 공무원의 가족 및 사회 관계 등을 포함하며, 이는 이력서, 학위증, 자격증 등 관련 문서를 통해 표현되며, 공무원이 채용된 이후의 근무 기간 동안 업데이트된다.

2. 공무원 원본 문서: 공무원을 관리하는 권한을 가진 기관이 공무원이 채용될 때 처음 작성하고 확인하는 공무원 문서이다.

장 II
공무원 통계 보고 제도

조 5. 공무원 통계 보고 제도 일반 규정

매년 정기적으로 또는 내무부의 특별 요구에 따라 공무원을 관리하는 기관은 소속 기관, 단체, 부서가 전년도 공무원의 수와 품질, 명단 및 급여를 통계화하여 다음 해 3월 31일까지 공무원 관리 기관에 보고하도록 지시한다. 공무원 관리 기관은 이러한 보고서를 종합하여 다음 해 6월 30일까지 내무부에 제출하며 다음과 같이 구성된다:

1. 본 통지에서 부착된 시행규칙에 따른 공무원의 수와 품질, 명단 및 급여 통계 보고서 내용;

2. 공무원의 수와 품질, 명단 및 급여 통계 보고서의 기준 날짜는 매년 12월 31일까지이며:

a) 소속 기관, 단체, 부서는 다음 해 3월 31일까지 각 부서(조직부 또는 인사부), 내무부 소속 기관에 보고해야 한다;

b) 공무원 관리 기관은 다음 해 6월 30일까지 내무부에 보고해야 한다;

c) 특별 보고가 필요한 경우 내무부와 관련 권한 기관의 지침에 따라 처리한다.

3. 공무원의 수와 품질, 명단 및 급여 통계 보고서는 두 가지 방법으로 내무부에 제출되며, 서면 보고서(공무원 관리 기관의 책임자의 서명과 도장을 포함)와 전자 메일로 [email protected] 주소로 전송되는 전자 보고서로 이루어진다.

조 6. 공무원의 수와 품질 통계 보고

매년 정기적으로 또는 내무부와 관련 권한 기관의 요청에 따라 공무원 관리 기관은 소속 기관, 단체, 부서가 전년도 12월 31일까지의 공무원의 수와 품질을 통계화하여 내무부에 보고하도록 지시한다. 이를 위해 다음과 같이 구성된다:

1. 공무원 관리 기관 소속 기관, 단체, 부서의 공무원 수와 품질 통계는 전년도 12월 31일까지의 상태를 반영하며, 본 통지에서 부착된 시행규칙에 따른 표식 번호 01(BM01/BNV)를 사용하여 작성한다.

2. 공무원 관리 기관 소속 기관, 단체, 부서의 읍면동 공무원 수와 품질 통계는 전년도 12월 31일까지의 상태를 반영하며, 본 통지에서 부착된 시행규칙에 따른 표식 번호 02(BM02/BNV)를 사용하여 작성한다.

조 7. 공무원 명단 및 급여 통계 보고

매년 정기적으로 또는 내무부와 관련 권한 기관의 요청에 따라 공무원 관리 기관은 소속 기관, 단체, 부서가 전년도 12월 31일까지의 공무원 명단 및 급여를 작성하여 내무부에 보고하도록 지시한다. 이를 위해 다음과 같이 구성된다:

1. 공무원 관리 기관 소속 기관, 단체, 부서의 군수 이상 공무원 명단 및 급여는 본 통지에서 부착된 시행규칙에 따른 표식 번호 03(BM03/BNV)를 사용하여 작성한 후, 이를 종합하여 내무부에 제출하여 현재 규정에 따라 정부와 총리에게 보고한다.

2. 공무원 관리 기관 소속 기관, 단체, 부서의 읍면동 공무원 명단 및 급여는 본 통지에서 부착된 시행규칙에 따른 표식 번호 04(BM04/BNV)를 사용하여 작성한 후, 이를 종합하여 내무부에 제출하여 현재 규정에 따라 정부와 총리에게 보고한다.

장 III
공무원 문서 관리

조 8. 공무원 문서 관리 원칙

1. 공무원 문서 관리는 공무원 관리 기관의 책임이다. 공무원 문서 내 정보의 퍼뜨림을 엄격히 금지한다.

2. 공무원 문서의 작성 및 관리는 통일적이고 합리적으로 이루어져야 하며, 각 공무원의 정보를 그가 채용된 시점부터 국가 기관, 단체, 단위를 떠날 때까지 완전하고 정확하게 반영해야 한다.

3. 공무원 문서는 국가가 정한 비밀 자료 제도에 따라 관리, 사용, 보존되며, 문서 관리 기관 또는 관리 권한이 있는 사람의 서면 동의를 받은 사람만이 연구, 사용, 활용할 수 있다.

4. 공무원은 자신이 작성한 문서에 대한 모든 정보를 충분히, 명확히, 정확히 기재하고, 이 정보의 진실성을 책임진다. 공무원이 작성한 문서는 공무원 관리 기관이 확인하고 인증해야 한다.

5. 공무원 문서는 효율적인 관리, 사용, 활용을 위해 전자 문서 형태로 작성, 보관, 보존되어야 한다.

조 9. 공무원 문서 작성 및 구성 요소

1. 처음 채용된 공무원에 대해

채용 결정 날짜로부터 30일 이내에, 공무원 문서 관리 기관은 공무원에게 문서 작성 지침을 제공하고, 공무원이 작성한 정보의 진실성을 검토하고 확인하며, 주민등록지 법무부에서 발급한 사법 경력 증명서와 함께 채용 문서를 대조하여, 공무원 문서 관리 기관장에게 보고하고 인증 및 도장을 찍어 관리 문서에 포함시키도록 지시한다. 또한 공무원에게 기본 문서 구성 요소를 완성하도록 지시한다.

가) "공무원 경력 요약"은 공무원 본인과 사회, 가족 관계를 종합적으로 반영하는 필수 문서이며, 공무원이 작성하고, 공무원 관리 기관이 검토, 확인, 인증한다.

나) "공무원 경력 요약서"는 공무원 본인과 사회, 가족 관계를 간략히 반영하는 중요한 문서이며, 공무원이 작성하거나, "공무원 경력 요약"에 기재된 내용을 기반으로 작성되며, 공무원 관리 기관이 검토, 인증한다. "공무원 경력 요약서"는 2C-BNV/2008 모델에 따라 2008년 10월 6일 내무부 장관이 발표한 "공무원 문서 관리 표준 양식"에 따른 양식을 따르며, 이는 02/2008/QĐ-BNV 결정에 따라 부여된다.

다) "간단한 경력 요약"은 "공무원 경력 요약"에 기재된 내용을 기관, 단체, 단위가 검토, 확인, 인증하여 관리 목적으로 사용하도록 하는 문서이다.

라) 공무원의 교육 수준과 관련된 원본 출생신고서 사본, 지방 보건기관 이상에서 발급한 건강증명서, 전문 지식, 정치 이론, 외국어, 컴퓨터 능력, 업무 교육 등 교육 수준을 증명하는 모든 증명서는 공무원 관리 기관이 인증해야 한다. 외국어로 발급된 증명서는 법률 규정에 따라 한국어로 번역되고, 공무원 관리 기관의 인증을 받아야 한다.

마) 채용 결정 또는 채용 심사, 공무원 수용 결정.

2. 현직 공무원에 대해

현행 조 1항에 따라 기본 문서 구성 요소와 현직 공무원에 대한 다른 문서 구성 요소는 다음과 같다.

가) "공무원 경력 보충 신청서"는 공무원이 매년 또는 공무원 관리 기관의 요청에 따라 작성하며, 이 문서는 공무원 관리 기관이 검토하고 인증해야 한다.

나) 공무원의 직위 변경, 임명, 이동, 교체, 등급 상승, 급여 상승, 포상, 징계 결정.

다) 공무원 사용 기관이 작성한 연간 공무원 평가 및 자기 평가.

라) 공무원 관리 기관이 작성한 공무원 평가 (연간, 임기 만료, 선거 또는 임명, 추천, 교체, 포상, 징계 또는 교육 과정 후).

마) 재산 신고서는 현재 규정에 따라 재산 신고가 필요한 공무원에 대해 작성된다.

나) 공무원과 그 가족에 대한 문제를 반영한 신고서와 관련 기관, 단체, 단위의 검토, 확인, 결론 문서. 익명의 신고서나 기관의 검토, 결론 없이 제출된 신고서는 문서 구성에 포함되지 않는다.

바) 공무원의 직업 경력과 사회 관계와 직접 관련된 다른 문서.

사) 리더십 또는 관리 직위에 임명된 공무원은 그 임명과 관련된 모든 문서를 공무원 문서에 추가해야 한다.

3. 퇴직, 퇴역, 이동, 특임, 교체, 해고, 강제 해고 또는 사망한 공무원에 대해

공무원이 퇴직, 퇴역, 이동, 특임, 교체, 해고, 강제 해고 결정을 받거나 사망한 날로부터 30일 이내에, 공무원 문서 관리는 이 통지의 조 12항 3조에 따라 이루어진다.

4. 공직자의 원본 문서 구성 요소는 제1항 제a호, 제b호 및 제c호에서 정한 바에 따라 내무부가 통일적으로 발포한 것으로, 내무부 장관이 2007년 6월 18일에 발포한 제2007-06-006 결정(공무원 원본 문서 구성 요소와 관리 표준 양식에 대한 공무원 원본 문서 구성 요소 발포에 관한 결정, 이하 "제2007-006 결정"이라 함)과 제2008-002 결정에 따른다. 공직자의 원본 문서는 역사적 기록물로 영구 보존 대상이며, 원본 문서 구성 요소가 부족하거나 원본 문서 자체가 없는 경우 공직자 원본 문서 작성 및 완성은 다음과 같이 이루어진다:

a) 공직자가 제1항에서 정한 원본 문서 구성 요소가 부족하거나 원본 문서 자체가 없는 경우 공직 관리 기관은 발견된 날로부터 30일 이내에 공직자에게 원본 문서 구성 요소를 완성하고 보완하도록 지시한다. 이는 본 통지 제11조 제2항에서 정한 공직자 원본 문서 데이터 보완 및 수정 규정에 따른다.

b) 원본 문서 구성 요소를 제a호 항에서 정한 규정에 따라 완성하고 보완할 수 없는 경우에는 출생신고원본을 근거로 다른 원본 문서 구성 요소를 완성하거나, 또는 제1항에서 정한 규정에 따라 처음 채용된 공직자와 동일하게 새로운 공직자 원본 문서를 작성한다.

조 제10조. 공직자 원본 문서 관리 표준 양식

공직자 원본 문서 관리 표준 양식은 내무부가 통일적으로 발포하고 실행하며, 제2007-006 결정과 제2008-002 결정에 따른다.

조 제11조. 공직자 원본 문서 데이터 보완 및 수정 규정

1. 공직자 원본 문서 보완 규정

매년 1월 15일까지 또는 공직 문서 관리 기관의 요청에 따라 공직 관리 기관은 공직자에게 그 직 전년도에 발생한 본인, 가족 및 사회 관련 정보를 보완하도록 지시하고, 이를 확인하여 공직자 원본 문서에 보완하도록 한다. 구체적으로 다음과 같다:

a) "공무원 및 공무원 경력 보충 신청서"는 사용 기관과 공직 관리 기관이 확인하여 공직자 원본 문서에 보충하도록 한다.

b) 공직자가 자진으로 신고한 정보가 부족하거나 불확실하거나 속임수를 사용한 경우, 해당 공직자는 공직 관리 기관과 법 앞에서 책임을 진다.

a) 공직자 원본 문서가 분실되거나 파손된 날로부터 30일 이내에 공직 관리 기관은 분실 또는 파손된 원본 문서를 검토하고 확인하며, 공직자에게 원본 문서를 보완하도록 지시한다. 이는 본 통지 제9조 제1항에 따른다.

b) 공직자가 원본 문서를 보완한 후, 공직 관리 기관의 책임자는 검토 및 확인을 위한 결정을 내린다. 검토 및 확인의 임무는 다음과 같다:

원본 문서 구성 요소에 대한 검토: 직접 원본 문서 구성 요소를 검토하고 확인하며, 구성 요소 내의 정보가 일치하지 않을 경우, 공직자 원본 문서 관리 기관은 공직 관리 기관에 요청하여 해당 정보를 검토하고 확인하도록 지시한다. 이는 지방 사법 기관 이상의 기관에 요청하여 검토 및 확인 결과를 공직 관리 기관에 서면으로 통보하도록 한다. 해외 기관에서 발급한 학위나 자격증의 경우, 공직자 원본 문서 관리 기관은 공직 관리 기관에 요청하여 해당 국가의 외교 기관에 서면으로 요청하여 합법성을 확인하도록 한다. 또는 공직 관리 기관은 직접 합법성을 확인할 수 있는 기관에 서면으로 요청하여 합법성 확인 결과를 원본 문서에 보관하도록 한다.

검토 및 확인은 공직 관리 기관의 권한 있는 기관이 검토 및 확인 결정을 내린 날로부터 90일 이내에 이루어진다.

c) 다음의 경우 원본 문서가 파손되거나 분실되었더라도 검토 및 확인이 필요하지 않다:

- 제9조 제1항에서 정한 원본 문서가 아닌 파손되거나 분실된 구성 요소는 본 조항에서 정한 원본 문서 보완 규정에 따라 보완된다.

- 분실된 구성 요소가 원본 문서에서 찾았으며, 다른 구성 요소와 일치하거나 지방 사법 기관 이상의 기관에서 검토 및 확인하여 합법성이 인정된 경우.

d) 공직 관리 기관의 책임자는 이러한 경우에 대해 원본 문서가 파손되거나 분실되었을 때 검토 및 확인을 하지 않는 것에 대해 내무부에 의견을 통일시키기 위해 서면으로 보낸다. 이는 제2항 제c호에서 정한 바에 따른다.

a) 공직자의 원본 문서 내의 정보(생년월일, 성명, 이름 중간 성 등)가 구성 요소 간에 일치하지 않는 경우, 처음 채용될 때 국가 기관, 단체, 단위에서 작성한 원본 문서를 근거로 확인한다. 당원인 경우 당원 원본 문서도 포함한다.

b) 구성 요소 간에 일치하지 않는 경우, 출생신고원본, 주민등록부, 보험 증명서 및 당원 원본 문서(공직자가 당원인 경우)를 근거로 완성하고 보완하며, 출생신고원본과 일치하도록 한다.

a) 공직 관리 기관의 책임자 또는 그 대리인이 제2항 제d호에서 정한 바에 따라 작성한 요청 공문.

b) 검사 및 확인 결과 보고서(공무원 원본 기록의 손상, 분실 및 정보 수정 사항에 대한 것)

조 12. 공무원 기록의 이관 및 수령 업무

1. 공무원 기록의 수령 방법

공무원이 인사调配、轮换、改职或从乡级干部转为县级及以上公务员时，负责管理公务员的机关在接收公务员时，必须要求原公务员档案管理部门移交该公务员的所有档案。

2. 기록 수령 기간은 공무원이 직급 변경, 인사调配、轮换、借调决定或乡级干部转为县级及以上公务员之日起 30일 이내이다.

수령 시 다음 사항을 준수해야 한다:

a) Khoản 7 및 Khoản 8 조 1 제 06/2007/QĐ-BNV 결정에서 정한 표준 양식에 따라 기록 이동 신청서를 작성한다.

b) 우편으로 보내진 경우 우편 봉인 및 우편국 도장을 확인하고, 수령한 문서 상태를 기록 이동 신청서에 기록하며, 이를 기록 이동을 한 곳에 반환하거나, 기록 이동을 한 곳에 문서로 답변하고 봉인 상태를 확인한다.

c) Khoản 2 조 1 제 02/2008/QĐ-BNV 결정에서 정한 표준 양식에 따라 기록 이동 및 수령 일지에 기록한다.

d) 기록 번호를 부여하고, 문서 목록을 작성하며, 기록 관리 체크리스트를 작성하고, 기록 등록 일지를 작성하며, 기록 이동 및 수령 확인서를 작성한다.

đ) 기록 이관은 공무원 관리 기관이 수행한다.

3. 공무원이 퇴직, 이직, 퇴사, 징계로 인한 퇴직 또는 사망한 경우, 기록의 이관 및 보관은 다음과 같이 이루어진다:

a) 퇴직, 퇴사 또는 징계로 인한 퇴직한 공무원은 "공무원 및 간부 경력 요약" 사본과 관련 결정서를 받는다. 원본 기록은 여전히 기록 관리 권한을 가진 기관, 단체, 단위에서 보관하며, 퇴직 공무원 그룹에 포함된다. 기록 관리 기관은 원본 기록을 보관하고 있는 기록에 근거하여 서면 요청이 있을 때만 "공무원 및 간부 경력 요약" 사본을 확인하고 재발급한다.

b) 공무원이 사망한 경우, 공무원의 가족은 "공무원 및 간부 경력 요약" 사본을 받는다. 원본 기록은 여전히 기록 관리 기관, 단체, 단위에서 보관한다.

c) 공무원이 이직하거나 국가 기관, 단체, 단위를 떠나는 경우, 공무원 자신은 "공무원 및 간부 경력 요약" 사본을 받는다. 원본 기록은 여전히 해당 공무원을 관리하는 기관, 단체, 단위에서 보관하며, 다른 기관, 단체, 단위가 서면 요청을 통해 관리를 요청할 때만 이관한다.

조항 13. 공무원 문서의 연구, 사용 및 활용

1. 공무원 문서를 연구, 사용 및 활용할 수 있는 주체는 다음과 같습니다:

가) 공무원 관리 기관, 공무원 사용 기관 및 공무원 문서 관리 기관은 공무원 문서를 연구, 사용 및 활용하여 업무 요구에 대응할 수 있습니다.

나) 필요하다면 공무원 문서 관리 기관의 책임자의 동의를 받아 해당 공무원이 자신의 전체 또는 일부 문서를 연구하거나, 본인의 "공무원 이력서" 사본을 공무원 문서 관리 기관으로부터 제공받아 행정 거래를 위해 활용할 수 있습니다.

2. 공무원 문서를 연구할 때의 규정:

가) 공무원 관리 권한을 가진 기관, 단체, 단위에서 발급한 소개서에는 주소, 직위, 어떤 문서를 연구하려는지, 어떤 문제와 관련되어 있는지를 구체적으로 명시해야 합니다. 이러한 요구사항은 "공무원 문서 연구 신청서"에 명시되어야 하며, 이는 결정 제 06/2007/QĐ-BNV 조항 1 제 9호에 규정되어 있습니다.

나) 문서를 연구하는 것은 문서가 보관되는 장소에서만 이루어져야 합니다.

다) 연구 가능한 자료(또는 일부 자료)는 부여된 임무나 업무와 관련된 내용만 가능합니다.

라) 문서의 내용과 형태를 변형시키거나, 표시하거나 지우거나 수정하거나 추가하거나 삭제해서는 안 됩니다.

마) 문서의 일부를 복사하려면 공무원 문서를 관리하는 기관, 단체, 단위의 책임자의 동의를 받아야 합니다.

3. 공무원 문서 관리를 담당하는 공무원의 업무:

가) "공무원 문서 연구 신청서"에 명시된 내용에 따라 공무원 문서를 연구하고 활용하려는 사람에게 필요한 자료를 제공하며, 이는 공무원 문서를 관리하는 기관, 단체, 단위의 책임자의 승인을 받았어야 합니다.

나) 문서를 반환할 때의 상태를 확인하고, 연구한 문서의 상태를 기록하며, 이는 결정 제 06/2007/QĐ-BNV 조항 1 제 10호에 규정되어 있습니다.

다) "공무원 문서 연구 신청서"에 명시된 내용에 따라 공무원 문서를 연구하고 활용하려는 사람에게 복사를 제공하며, 이는 공무원 문서를 관리하는 기관의 책임자의 승인을 받았어야 합니다.

조항 14. 공무원 문서의 보관 및 관리

1. 공무원 문서의 보관 및 관리는 다음 단계를 포함해야 합니다: 문서 목록 작성; 자료 분류; 자료 목록 작성; 문서 검토 및 등록; 문서 목차 작성 등으로, 이를 통해 검색 작업을 지원합니다.

2. 공무원 문서의 보관은 다음 요구사항을 충족해야 합니다:

가) 문서는 이름의 철자 순(A, B, C)이나 직속 관계에 따라 정렬되어 있어야 하며, 찾기 쉽고 보관하기 쉬워야 합니다. 문서는 찢어지거나 손상되지 않아야 합니다.

나) 각 공무원 문서 내의 자료는 그룹별로 분류되고 시간순으로 배치되어 있어야 하며, 이를 쉽게 찾아볼 수 있도록 자료 목록, 문서 검토 목록을 첨부하고, 이를 하나의 문서 봉투에 넣습니다.

다) 문서 봉투 외부에는 공무원 정보를 기록하여 검색 및 보관을 용이하게 합니다. 이 정보에는 성명, 별칭, 고향 및 문서 번호(공무원 번호가 있을 경우)가 포함됩니다.

라) 공무원 문서의 보관은 종이 문서와 스캔된 문서를 동시에 보관하고 컴퓨터 파일로 저장하여 관리 문서의 검색 및 보고를 용이하게 하며, 안전성과 정확성을 보장해야 합니다.

3. 공무원 문서의 보관 절차는 다음과 같이 이루어집니다:

가) 보관될 자료가 공식적이고 신뢰할 수 있으며 법적 가치가 있는 것인지 확인하고 처리합니다.

나) 중복된 자료는 제거하고, 각 유형의 자료는 한 개만 보관합니다. 손상된 자료(색이 바랜, 찢어진)는 복원하거나 내용을 복사하여 원본과 함께 보관해야 합니다.

다) 문서의 일부를 폐기하려면 공무원 문서 폐기위원회를 구성해야 합니다. 이 위원회는 공무원 관리 기관의 책임자가 결정하며, 폐기 시에는 폐기 이유, 폐기 허가 기관, 폐기 목록, 날짜 및 장소를 기재한 폐기 기록을 작성해야 합니다. 이 기록은 공무원 문서의 일부로 보관됩니다.

4. 공무원 문서의 보관 제도는 국가의 비밀 보안 제도에 따르며, 물리적 기반 시설 및 장비의 제도와 조건을 보장해야 합니다:

가) 종이 문서 보관 장비 및 도구는: 비밀, 최고 비밀, 절대 비밀 문서 보관용 금고, 문서 보관 선반, 책상, 의자, 에어컨, 제습기, 진공 청소기, 환풍기, 화재 경보 장치, 소화기, 방습제, 방충제, 방쥐제, 접착제 등을 포함하며, 이는 공무원 문서의 장기 보관을 보장합니다.

나) 매월 또는 매 분기 또는 필요에 따라 문서 상태 및 관련 문제를 정기적으로 점검하고, 청소 및 보수를 실시합니다.

다) 매년 전체적인 문서 점검 및 정리 작업을 실시합니다.

라) 컴퓨터 저장 시스템을 사용하여 문서를 보관하는 경우, 이 조항 제 2항 제 d호에 따라 보안, 안전, 정보 보호를 보장하고, 문서의 복사 및 수정을 방지해야 합니다.

마) 공무원 문서 관리를 담당하는 공무원은 국가의 독해 제도에 따라 보충금을 받을 수 있습니다.

5. 공무원 관리 기관의 책임자는 이 조항의 구체적인 규정에 따라 공무원 문서의 보관 및 관리를 책임집니다.

조 15. 공무원 문서 관리 업무 보고 절차 및 방법

1. 공무원 문서 관리 업무 보고 시기:

가) 매년 정기적으로, 다음 연도 1월 30일까지 최종적으로 조직 기관, 소속 기관은 공무원 문서 관리 업무를 보고하여 공무원 관리 기관이 이를 종합하여 내무부에 보고하도록 한다.

나) 매년 정기적으로, 다음 연도 3월 31일까지 최종적으로 공무원 관리 기관은 해당 기관, 조직, 단위의 공무원 문서 관리 업무 수행 상황을 내무부에 보고하여 이를 종합하여 정부와 총리에게 보고하도록 한다.

2. 공무원 문서 관리 업무 보고 내용 및 절차

공무원 관리 기관은 정기적으로 내무부에 공무원 문서 관리 업무를 다음과 같이 보고한다:

가) 공무원 문서 관리 규칙 준수 상황 평가 포함:

공무원 문서 관리 기관은 매년 또는 공무원 관리 기관의 요청에 따라 이 통지, 제 02/2008/QĐ-BNV 결정, 제 06/2007/QĐ-BNV 결정에 따른 공무원 문서 관리 업무 수행 상황을 검사하고 평가한 후 이를 종합하여 공무원 관리 기관이 내무부에 보고하도록 한다.

공무원 관리 기관은 문서 관리 규칙 개선을 위해 관련 기관에 제안하고 보완하며, 이를 보고하여 협력 실시하도록 한다.

공무원 관리 기관은 문서 관리 규칙 개선을 위해 관련 기관에 제안하고 보완하며, 이를 보고하여 협력 실시하도록 한다.

내무부 공무원 관리 기관은 문서 관리 규칙의 수행 상황을 종합하고 보완하여 관련 기관에 제출하여 전국적으로 통일된 규칙을 시행하도록 한다.

나) 공무원 문서의 수량과 품질, 그리고 문서 활용 상황 보고 포함:

신규 작성된 공무원 문서(신규 채용 문서, 잃어버림 또는 손상으로 인한 재작성 문서 포함), 공무원 임용, 승진, 이동, 교환, 파견, 직무 변경 문서, 그리고 읍면 단위 공무원이 군 단위 이상 공무원으로 승진하는 문서 수량 보고.

공무원 퇴직, 강제 퇴직, 퇴역, 건강상의 이유로 퇴직, 사망 문서 수량 보고.

손상된 문서, 분실된 문서, 원문 정보 수정 문서 수량 보고.

다) 문서 관리 업무를 지원하기 위한 물리적 시설, 장비, 예산 보고 포함:

문서 보관 공간, 공무원 문서 보관 장소.

공무원 문서 보관 면적.

공무원 문서 보관 장비 및 도구.

공무원 문서 관리 예산, 예산 출처, 예산 계획, 예산 지급 일정, 예산 요구 및 제안.

라) 공무원 문서 관리 업무를 담당하는 공무원의 수와 품질, 그리고 교육 및 훈련 보고 포함:

공무원 문서 관리 업무를 담당하는 공무원의 수와 전문성(전문 지식, 업무 지식, 외국어 능력, 컴퓨터 능력).

공무원 문서 관리 업무를 위한 연간 및 정기적인 교육 프로그램의 수와 품질, 해당 기관에서 자체적으로 실시한 것.

마) 공무원 문서 관리 업무 효율성 향상을 위한 제안 및 현대화 계획 제시.

조 16. 공직자 문서 관리 업무 교육

1. 내무부는 직접 공직자 문서 관리를 담당하는 공직자의 업무 교육 내용, 프로그램, 계획을 작성하고 이를 조직한다. 이는 각 부처와 지방의 공직 관리 기관에 해당한다.

가) 정기적으로 연간 또는 공직 관리 국가 기관이나 공직 관리 기관의 요청에 따라 공직자 문서 관리 교육 또는 전자 문서 관리 교육이 필요한 공직자의 수를 파악하여 계획을 작성하고 이를 내무부에 보고하여 통합하고 실시하도록 협력한다.

나) 정기적으로 연간 또는 공직 관리 기관의 요구에 따라 내무부는 공직자 문서 관리 교육 프로그램과 계획을 작성하여 관련 권한을 가진 기관에 제출하고 승인을 받은 후 공직자 문서 관리 교육을 실시한다.

2. 내무부의 프로그램과 계획 또는 업무 요구에 따라 각 부처와 지방의 공직 관리 기관의 책임자는 직접 공직자 문서 관리를 담당하는 공직자에게 업무 교육을 조직한다.

조 17. 공직자 문서 관리 현대화 제도

1. 내무부는 정보통신기술을 활용하여 공직자 문서 관리 규칙을 작성하고 이를 전자화 방향으로 관리하며, 이를 공직 관리 기관에 일관되게 시행하도록 안내한다.

2. 공직 관리 기관은 단계적으로 공직자 문서 관리 현대화를 연구한다. 이는 다음과 같다:

가) 공직자 문서 관리용 통일된 컴퓨터 장비, 네트워크 및 소프트웨어를 연구하고 사용하여 공직자 문서를 빠르고 정확하게 관리한다.

나) 스캐너, 디지털 카메라, 비디오 등 장비를 설치하여 공직자 문서의 이미지와 텍스트를 저장 및 보존할 수 있는 장치에 입력하여 연구, 사용 및 관리한다.

다) 정보통신기술을 활용하여 공직자 문서를 연구, 사용 및 관리하고 전자 문서 관리 시스템이 완성될 때까지 종이 문서와의 직접 접촉을 최소화한다.

조 18. 공직자 문서 관리 권한과 책임

1. 본 통지 제2조 제2항 가목에서 규정된 공직 관리 기관은 그 관할 범위 내에서 공직자 문서 관리에 관한 규정을 준수해야 하는 책임이 있다.

가) 그 부처와 지방의 관할 범위 내에서 공직자 문서를 관리한다.

나) 본 통지에 따른 공직자 문서 관리 규정의 준수 상황을 감독하고 검사한다.

2. 공직 관리 기관의 책임자는 해당 기관, 조직, 단위의 공직자 문서 관리에 대한 책임을 지며, 공직자 문서에 서명하려면 원본 문서가 있어야 한다.

3. 공직 관리 기관의 책임자는 다음 사항을 검토하고 결정한다:

가) 공직자 문서 관리 업무를 수행하기 위한 적격 인력을 선발하고 배치한다.

다) 현행 규정에 따라 불일치하는 문서를 수정하도록 관련 기관에 요청한다.

라) 공직자가 작성한 문서의 데이터가 불일치하거나 정확하지 않을 경우 그 결과를 공직자에게 통보한다.

마) 불필요하거나 중복되는 문서를 삭제한다.

바) 문서 작성, 관리, 보관 과정에서 잘못을 저지른 기관, 조직, 단위 및 개인에 대해 징계하거나 관련 기관에 징계를 요청한다.

4. 공직 관리 기관의 책임자는 연간 정기적으로 또는 급작스럽게 본 통지에 따른 공직자 문서 관리 규정 준수 상황을 점검하고 내무부의 공직 관리 기관에 보고한다.

5. 내무부의 권한과 책임:

가) 전국적인 공직자 문서 관리에 대한 국가 관리를 수행한다.

나) 총리가 결정한 지도급 공직자 임용 및 고급 전문직 공직자 임용 관련 문서를 직접 관리한다.

조 19. 공무원 문서 관리 기관의 권한과 책임

1. 상급 기관으로부터의 지시, 감독 및 업무 지도를 수행하며, 동시에 직속 기관, 단위 및 조직에 대한 문서 관리 업무의 감독 및 촉진을 지도한다.

2. 이 시행규칙에서 정한 바에 따라 공무원 문서의 보충, 이관, 수령, 연구, 사용, 활용, 보관, 보존에 관한 규정을 집행한다.

3. 현재 본 기관에서 근무 중인 공무원 문서와 관련된 모든 자료를 관리 기관에 적시에 제출한다.

조 20. 공무원 문서 직접 관리 공무원의 권한과 책임

1. 공무원 문서의 관리, 사용 및 활용에 관한 계획과 방안을 제안한다.

2. 공무원 문서에 자료를 보충하여 적시에 정확하게 완성한다.

3. 문서의 정렬, 보존, 보관을 조직한다.

4. 신속하고 정확한 통계자료와 자료를 제공한다.

5. 공무원 문서 내 미해결 문제나 모순을 연구하고 발견하며, 문서 관리 업무에서 발생하는 문제를 보고서로 작성하여 관리 기관의 책임자에게 보고하여 처리하도록 한다.

6. 관할 기관, 조직, 단위가 관리하는 공무원 문서의 모든 구성 요소를 수집하여 완전히 제출한다.

7. 공무원 문서의 연구, 사용 및 활용을 지원한다.

8. 문서 비밀 원칙을 준수하며, 문서 관리 업무에서 발생하는 문제를 발견하고 관련 권한을 가진 사람에게 건의하여 즉시 해결할 수 있는 조치를 취하도록 한다.

9. 지속적으로 교육받고 경험이 풍부한 전문 지식과 업무 지식을 향상시키는 데 노력한다.

조 21. 공무원 개인 문서에 대한 책임과 권리

1. 공무원은 공무원 관리 기관의 지침 또는 공무원 사용 기관의 요구에 따라 자신의 문서를 충분히, 명확히, 진실하게 작성하고 법과 관리, 사용 기관 앞에서 작성한 정보에 대해 책임을 진다. 작성된 정보가 부족하거나 정확하지 않거나 불실하다면 현행 규정에 따라 책임을 진다.

2. 공무원은 자기 문서를 보관하는 기관, 조직, 단위에서 연구할 수 있는 권리를 가지며, 이 시행규칙 제9조 제2항 제e호에서 규정한 자료를 제외한다.

3. 공무원이 자기 문서의 정보를 수정하거나 보충하려고 하는 경우, 관리 기관의 책임자와 관련 기관에 보고하여 이 시행규칙에 따라 검토 및 처리하도록 한다.

장 IV.
시행규정

조 제22조. 시행 조직

각 부처, 지방, 기관, 조직, 단위 및 개인이 공무원 문서 보고 및 관리 제도에서 발생하는 문제를 해결하기 위해 문건을 내어 중앙 인사 행정부에 제출하여 검토하고 일치시키고 수정하도록 한다.

조 23. 현행 규정 폐지

이 시행규칙은 2006년 11월 6일 중앙 인사 행정부 장관이 발부한 제14/2006/QĐ-BNV 결정에 따른 공무원 문서 관리 규칙을 대체한다.

조 24. 효력 발생

이 시행규칙은 2013년 2월 3일부터 효력을 갖는다.

제25조 시행 책임

각 부 장관, 정부 직속 부처 장관, 지방 정부 장관, 그리고 관련 기관, 조직, 단위 및 개인은 이 시행규칙을 준수해야 한다.

총 금액:

참고:

- B열(기관명): 중앙 정부, 부, 기관 소속 및 직속 기관, 단위의 명단을 기재한다.

- 1열(배정된 정원 총수): 보고 기관의 직접 배정된 정원 총수를 기재한다.

- 2열(총수): 보고 기관의 직접 근무 중인 공무원 총수를 기재한다.

- 24열(대학 이상): 영어로 대학 이상 학위를 취득한 사람을 기재한다.

총 금액:

참고:

- B열(근무 기관): 구, 군, 시, 도 단위를 명확히 기재한다.

- 6열(직위): 부서장 겸임 공무원 전문 직위를 명확히 기재한다.

- 38열(군 단위에서 파견된 공무원): 보고 기간 동안 군 단위에서 파견된 공무원 총수를 명확히 기재한다.

총 금액:

참고:

- 열 번째 열 (공무 수행 기관): 구체적인 지방자치 단위(시, 군, 현, 시 직접 소속 성), 성 직속 부서 및 기관, 중앙 정부 소속 부서 및 기관을 명확히 기재한다.

- 열 четырнадцатый 열 (백분율에 따른 보수 총액): 열 열번째 열, 열 один열번째 열, 열 두열번째 열, 열 세열번째 열의 보수 총액이다.

총 금액:

참고:

- 열 여섯 번째 열 (공무 수행 기관): 읍, 면, 리, 구, 군, 시, 성, 시 직접 소속 성의 지방자치 단위를 명확히 기재한다.

- 열 четырнадцатый 열 (백분율에 따른 보수 총액): 열 열번째 열, 열 один열번째 열, 열 두열번째 열, 열 세열번째 열의 보수 총액이다.