시행규칙 제 13/2023/TT-BNV는 전자 행정절차 문서의 관리에 관한 지침을 제공한다.

시행규칙

전자 행정절차 서류 보관 지침

법적 근거: 2011년 11월 11일 제정된 「법률」 「기록물 관리법」

법적 근거: 2013년 1월 3일 정부가 제정한 「시행령」 제01/2013/NĐ-CP 「기록물 관리법」 일부 조항에 대한 세부 시행 규정

정부가 2022년 9월 12일 제정한 제63/2022/NĐ-CP 호에 따른 내무부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정을 근거로 함.

법적 근거: 2018년 4월 23일 정부가 제정한 「시행령」 제61/2018/NĐ-CP 「행정절차 처리를 위한 단일 창구 및 연계 단일 창구 시스템 운영에 관한 법률」과 2021년 12월 6일 정부가 제정한 「시행령」 제107/2021/NĐ-CP 「행정절차 처리를 위한 단일 창구 및 연계 단일 창구 시스템 운영에 관한 법률」 일부 조항 개정 및 보완

법적 근거: 2020년 3월 5일 정부가 제정한 「시행령」 제30/2020/NĐ-CP 「공무 문서 관리에 관한 법률」

법적 근거: 2020년 4월 8일 정부가 제정한 「시행령」 제45/2020/NĐ-CP 「전자 환경에서 행정절차 처리에 관한 법률」

법적 근거: 2020년 4월 9일 정부가 제정한 「시행령」 제47/2020/NĐ-CP 「공무 기관의 수치 자료 관리, 연결 및 공유에 관한 법률」

법적 근거: 2022년 6월 24일 정부가 제정한 「시행령」 제42/2022/NĐ-CP 「공무 기관의 온라인 정보 제공 및 서비스 공급에 관한 법률」

국가기록원장의 요청에 따라;

내무 장관은 전자 행정절차 서류 보관 지침을 발령한다.

조 1. 적용범위

본 통지는 전자 행정절차 서류 보관 지침을 발령한다.

조 2. 적용대상

공무 기관, 조직, 국가 소유 기업(이하 "기관, 조직"이라 함) 및 개인은 행정절차 처리를 수행한다.

조 3. 전자 행정절차 서류 보관 대상

1. 「제01/2023/TT-VPCP」 2023년 4월 5일 정부 총리 겸 정부 사무총장이 발령한 「공무 문서 디지털화 및 전자 환경에서 행정절차 처리에 관한 법률」 제4조에 따른 행정절차 처리를 위해 기관, 조직, 개인이 제출한 종이 문서 또는 그에 대한 디지털화된 자료

2. 국가 공공서비스 포털, 중앙부처 공공서비스 포털, 지방 공공서비스 포털을 통해 기관, 조직, 개인이 제출하거나 행정절차 처리 과정에서 생성된 전자 자료

3. 본 조 제1항 및 제2항에 따른 전자 자료의 데이터 특성 정보와 행정절차 처리 과정에서 시스템에 등록된 개인의 의견(있다면)

조 4. 전자 행정절차 서류 보관 형식

1. 기관, 조직이 접수하거나 국가 공공서비스 포털, 중앙부처 공공서비스 포털, 지방 공공서비스 포털을 통해 직접 접수된 전자 행정절차 서류는 「제01/2023/TT-VPCP」 2023년 4월 5일 정부 총리 겸 정부 사무총장이 발령한 「공무 문서 디지털화 및 전자 환경에서 행정절차 처리에 관한 법률」 제8조에 따라 처리된다.

2. 전자로 작성된 행정절차 서류

a) 행정 문서: .PDF 형식, 버전 1.4 이상; 기관, 조직이 발행하는 문서는 「제30/2020/NĐ-CP」 2020년 3월 5일 정부가 제정한 「공무 문서 관리에 관한 법률」에 따라 처리되며, 개인, 기업의 문서는 전자거래 법률에 따라 전자 서명이 필요하다.

b) 다른 종류의 문서는 해당 전문 법률에 따라 처리된다.

3. 정보 교환을 위한 데이터 패키지 구조 및 형식은 「제18/2019/TT-BTTTT」 2019년 12월 25일 통신 및 매체부 장관이 발령한 「국가 공공서비스 포털과 중앙부처 공공서비스 포털, 지방 공공서비스 포털, 국가 전문 데이터베이스 간 연결을 위한 데이터 패키지 구조 및 형식에 관한 국가 기술 규범」에 따라 처리된다.

4. 전자 행정절차 서류 보관 코드는 「제61/2018/NĐ-CP」 2018년 4월 23일 정부가 제정한 「행정절차 처리를 위한 단일 창구 및 연계 단일 창구 시스템 운영에 관한 법률」 제26조에 따라 처리된다.

a) 행정절차 처리 권한 기관의 식별 코드

b) 접수 날짜

c) 일일 접수 순번

5. 기관, 조직의 식별 코드 구조는 「제20/2020/QĐ-TTg」 2020년 7월 22일 총리가 발령한 「기관, 조직의 전자 식별 코드에 관한 법률」에 따라 처리된다.

조 5. 행정절차 전자 문서를 기관 보관소에 제출 및 보관

1. 행정절차 전자 문서는 본 통고에서 정한 구성 요소, 구조, 형식과 2013년 1월 3일 국무회의에서 채택된 제1호 대통령령 제2013-01호 "보관 법률 시행에 관한 몇 가지 조항에 대한 세부 규정" 제7조에 따라 기관 보관소에 제출 및 보관되어야 한다.

2. 행정절차 전자 문서는 업무가 종료된 날로부터 1년 이내에 기관 보관소에 제출 및 보관된다.

3. 제출 및 보관되는 행정절차 전자 문서 코드는 본 통고 제4항에 따라 그대로 유지되며, 기관 보관소의 전자 문서 관리 시스템 내에서 고유성을 보장한다.

4. 행정절차 전자 문서는 부처 및 지방 단위 행정절차 처리 정보 시스템과 기관 보관소의 전자 문서 관리 시스템 간 연결을 기반으로 기관 보관소에 제출 및 보관된다.

조 6. 부처 및 지방 단위 행정절차 처리 정보 시스템과 기관 보관소의 전자 문서 관리 시스템 간 연결

1. 부처 및 지방 단위 행정절차 처리 정보 시스템은 2020년 4월 9일 국무회의에서 채택된 제47호 대통령령 제2020-47호 "공무원 기관의 수치 데이터 관리, 연결 및 공유에 관한 법률" 제32조에 따라 기관 보관소의 전자 문서 관리 시스템과 연결되며, 행정절차 전자 문서의 처리, 관리 및 보관 요구 사항을 충족시키기 위함이다.

2. 부처 및 지방 단위의 책임자는 두 시스템 간 연결을 위한 계획을 작성하고 실행하여, 행정절차 전자 문서의 수집, 제출 및 보관, 그리고 행정절차 전자 문서 데이터의 공유를 수행하도록 지시해야 한다.

3. 두 시스템이 아직 연결되지 않은 경우, 행정절차 전자 문서는 부처 및 지방 단위 행정절차 처리 정보 시스템에 보관되며, 본 통고 제5조 각 항 1, 2, 3, 제7조에 따른 보관업무를 수행한다.

조 7. 행정절차 전자 문서에 대한 보관업무 활동

1. 행정절차 전자 문서에 대한 보관업무 활동은 다음과 같다:

a) 보관 자료 수집;

b) 자료 가치 결정;

c) 보관 자료 보존;

d) 보관 자료 안전 및 비밀 보장;

đ) 보관 자료 통계;

e) 보관 자료 파기;

g) 보관 자료 사용.

2. 행정절차 전자 문서에 대한 보관업무 활동은 2013년 1월 1일 대통령령 제2013-01호, 2019년 1월 24일 인사혁신처장 통고 제2019-02호 "전자 보관 자료 보존 요구 사항에 대한 데이터 정보 입력 표준" 및 2022년 12월 19일 인사혁신처장 통고 제2022-10호 "보관 자료 보존 기간에 관한 규정"에 따라 이루어진다.

조 8. 기관 보관소에서 행정절차 전자 문서의 사용

1. 행정절차 전자 문서는 행정 절차 처리와 법령에서 정한 기관, 조직, 개인의 다른 합법적인 요구를 위해 사용된다.

2. 기관 보관소에 제출된 행정절차 전자 문서는 전자 문서 관리 시스템과 부처 및 지방 단위 행정절차 처리 정보 시스템을 통해 온라인으로 사용되어야 한다.

3. 기관 보관소는 2011년 보관 법률 및 관련 법규에 따라 제출된 행정절차 전자 문서의 활용 및 사용을 지원한다.

4. 기관 보관소의 전자 문서 관리 시스템은 본 통고 제4조 제2항에 따라 행정절차 전자 문서에서 전자 텍스트 형태로 데이터를 추출하거나 종이 문서로 출력하여 행정 절차 처리를 지원할 수 있는 기능을 제공해야 한다.

조 9. 전자 행정절차 문서 보관 책임

1. 기관 및 조직의 직무와 권한 범위 내에서 해당 기관 또는 조직의 책임자가 전자 행정절차 문서의 작성, 수집, 관리, 보존 및 활용을 위한 효율성을 높이기 위한 조치를 취해야 한다.

2. 전자 행정절차 문서를 처리하는 자는 해당 문서를 기관의 보관소에 규정에 따라 제출해야 한다.

3. 보관 담당자는 다음 사항을 수행할 책임이 있다.

a) 기관 또는 조직의 책임자를 돕아 전자 행정절차 문서의 제출 및 보관 지침을 안내한다.

b) 문서 가치를 평가하고, 통계를 작성하며, 보존하고, 전자 행정절차 문서의 활용을 조직한다.

c) 영구 보존 가치가 있는 전자 행정절차 문서를 역사 보관소에 제출한다.

d) 법령과 기관 또는 조직의 책임자의 결정에 따라 가치가 소멸한 전자 행정절차 문서를 폐기한다.

조 제10条 효력 시행

1. 이 고시는 2023년 10월 15일부터 효력이 발생한다.

2. 본 고시에서 인용된 법률 규범 문서가 수정되거나 다른 법률 규범 문서로 대체되는 경우, 해당 수정 또는 대체된 법률 규범 문서의 규정에 따르도록 한다.

제11조. 조직적 실행

1. 각 부총리, 정부 직속 기관의 총장, 중앙 정부 소속 기관의 총장, 각 지방자치단체의 의장, 관련 기관, 기업, 개인은 본 고시의 시행에 대한 책임을 진다.

2. 시행 과정에서 문제가 발생하면 관련 기관, 기업, 개인은 내무부에 신고하여 지도 또는 검토 및 해결을 받도록 한다./.