通知第13/2023/TT-BNV号关于电子行政手续档案的保存指导

通知

关于电子行政手续档案的保管指南

根据二零一一年十一月十一日《档案法》；

根据二零一三年一月三日政府第01/2013/NĐ-CP号法令关于《档案法》若干条款的具体实施规定；

根据2022年9月12日第63/2022/NĐ-CP号政府法令关于内务部的职能、任务、权限和组织结构的规定；

根据二零一八年四月二十三日政府第61/2018/NĐ-CP号法令关于实施单一窗口和联运单一窗口机制以处理行政手续以及二零二一年十二月六日政府第107/2021/NĐ-CP号法令对二零一八年四月二十三日政府第61/2018/NĐ-CP号法令关于实施单一窗口和联运单一窗口机制以处理行政手续的部分条款进行修改补充；

根据二零二零年三月五日政府第30/2020/NĐ-CP号法令关于文书工作；

根据二零二零年四月八日政府第45/2020/NĐ-CP号法令关于在电子环境中办理行政手续；

根据二零二零年四月九日政府第47/2020/NĐ-CP号法令关于国家机关数据管理、连接和共享；

根据二零二二年六月二十四日政府第42/2022/NĐ-CP号法令关于国家机关通过网络提供信息和在线公共服务；

根据国家档案局局长的建议；

内务部部长发布本通知，指导电子行政手续档案的保管。

第一条 调整范围

本通知指导电子行政手续档案的保管。

第二条 适用对象

各机关、组织、国有企业（以下简称机关、组织）和个人执行行政手续的处理。

第三条 电子行政手续档案提交存档的内容

1. 由机关、组织、个人提交用于办理行政手续的纸质文件或资料的数字化文件，按照二零二三年四月五日总理办公厅部长第01/2023/TT-VPCP号通知关于档案数字化、行政手续处理结果及电子环境中行政手续处理的一些内容和措施的规定。

2. 通过国家公共服务门户、部委级或省级公共服务门户提交的电子文件，以及在有权处理机关处理过程中形成的电子文件。

3. 本条第1款和第2款规定的电子文件元数据以及在部级或省级行政手续处理信息系统中处理行政手续过程中的个人意见（如有）。

第四条 电子行政手续档案提交存档的格式

1. 对于在接收机关或通过国家公共服务门户、部委级或省级公共服务门户在线接收的数字化行政手续档案，按照二零二三年四月五日总理办公厅部长第01/2023/TT-VPCP号通知第八条的规定执行。

2. 对于创建的电子行政手续档案

a) 行政文件：.PDF格式，版本1.4及以上；由机关、组织发布的文件必须符合二零二零年三月五日政府第30/2020/NĐ-CP号法令关于文书工作的规定；个人和企业的文件必须根据电子交易法的规定进行数字签名。

b) 其他文件按相关专业法规的规定。

3. 为部级或省级行政手续处理信息系统连接服务的数据包结构和格式，按照二零一九年十二月二十五日信息通信部部长第18/2019/TT-BTTTT号通知关于国家公共服务门户与部委级或省级公共服务门户、单一窗口电子系统和国家级或专业数据库连接服务的数据包结构和格式国家标准的规定执行。

4. 电子行政手续档案存储代码按照二零一八年四月二十三日政府第61/2018/NĐ-CP号法令关于实施单一窗口和联运单一窗口机制以处理行政手续第二十六条的规定执行。

a) 接收行政手续权限机关的唯一标识符。

b) 接收日期。

c) 当天接收的档案序号。

5. 机关、组织唯一标识符的结构按照二零二零年七月二十二日总理第20/2020/QĐ-TTg号决定关于为连接和共享数据与各部委、行业和地方服务的机关、组织电子唯一标识符的规定执行。

条 5. 提交电子行政手续档案至机关档案馆

1. 提交至机关档案馆的电子行政手续档案必须符合本通知的规定以及2013年1月3日第01/2013/NĐ-CP号政府法令关于《档案法》若干条款的具体实施规定的第七条，包括组成部分、结构和格式。

2. 电子行政手续档案应在相关工作结束后一年内提交至机关档案馆。

3. 提交至机关档案馆的电子行政手续档案编号应保持不变，并确保在机关电子文档管理系统中具有唯一性，按照本通知第四条第四款的规定执行。

4. 电子行政手续档案应在中央和省级行政手续信息处理系统与机关电子文档管理系统之间连接的基础上提交至机关档案馆。

条 6. 中央和省级行政手续信息处理系统与机关电子文档管理系统的连接

1. 中央和省级行政手续信息处理系统应根据2020年4月9日第47/2020/NĐ-CP号政府法令关于国家机关数据管理、连接和共享的规定第三十二条的要求，与机关电子文档管理系统连接，以满足电子行政手续档案的处理、管理和存档需求。

2. 各部、行业和地区负责人有责任指导制定并实施两个系统之间的连接方案，以便收集、提交电子行政手续档案并共享电子行政手续档案数据，以服务于各部、行业和地区的事务处理。

3. 在两个系统尚未连接的情况下，电子行政手续档案必须保存在中央和省级行政手续信息处理系统中，并按照本通知第五条第一、二、三款和第七条的规定执行档案业务。

条 7. 对电子行政手续档案进行档案业务活动

1. 对电子行政手续档案进行的档案业务活动包括：

a) 收集档案资料；

b) 确定文件价值；

c) 保管档案资料；

d) 确保档案资料的安全和保密；

đ) 统计档案资料；

e) 销毁档案资料；

g) 使用档案资料。

2. 对电子行政手续档案进行的档案业务活动应按照2013年1月3日第01/2013/NĐ-CP号政府法令、2019年1月24日第02/2019/TT-BNV号内务部长通知关于输入数据标准和电子档案保管要求的规定以及2022年12月19日第10/2022/TT-BNV号内务部长通知关于档案保管期限的规定执行。

条 8. 在机关档案馆使用电子行政手续档案

1. 电子行政手续档案可用于处理行政手续和其他正当需求，依照法律规定。

2. 已提交至机关档案馆的电子行政手续档案必须通过机关电子文档管理系统和中央及省级行政手续信息处理系统在线使用。

3. 机关档案馆应按照2011年《档案法》及相关法规的规定，为电子行政手续档案的利用提供服务。

4. 机关档案馆的电子文档管理系统必须具备从电子行政手续档案中提取电子文本数据的功能，格式按照本通知第四条第二款的规定，或打印纸质文本以供处理行政手续使用。

条 9. 电子行政手续档案的保管责任

1. 在其职责和权限范围内，机关、组织的主要负责人有责任采取措施提高建立、收集、管理、保存和使用电子行政手续档案的有效性。

2. 处理电子行政手续档案的人员有责任按照规定建立并提交电子行政手续档案给机关档案室。

3. 档案管理人员有责任：

a) 协助机关、组织的主要负责人指导电子行政手续档案的归档工作。

b) 收集、确定文件价值、统计、保存和组织使用电子行政手续档案。

c) 将属于永久保存目录的具有永久保存价值的电子行政手续档案提交给历史档案馆。

d) 根据法律规定和机关、组织主要负责人的决定，组织销毁已无价值的电子行政手续档案。

第十一条 效力实施

1. 本通知自2023年10月15日起生效。

2. 如果本通知引用的法律法规被修改、补充或替代，则按修改、补充或替代的法律法规执行。

第十二条 组织实施

1. 各部部长、相当于部长的机关首长、政府直属机关首长、省（直辖市）人民政府主席以及与本通知有关的机关、组织、企业、个人负责实施本通知。

2. 在执行过程中如遇困难，建议各机关、组织、企业和个人向民政部反映，以获得指导或审查解决。