결정 번호 20/2004/QĐ-BNN에 관한 사항은 부속 소관 기관 및 단위의 문서 보존 및 보관 업무 강화에 관한 것이다.

지시

공문서 보관 및 기록 관리 강화에 관한 사항

부속기관 및 단위

최근 몇 년간, 공문서 및 기록 관리는 중앙부처와 그 부속기관, 단위의 지도 및 지원을 받았으며, 직원들의 노력과 책임감으로 인해 국가 규정, 중앙부처 및 각 단위의 업무 규칙에 따라 공문서 작성 및 발행, 정보 및 도착 문서 처리, 기록물 관리 및 사용 등 행정 업무를 원활히 수행할 수 있었다. 일부 단위는 중앙부처의 업무 규칙을 바탕으로 좋은 업무 규칙을 제정하고 실행하였다. 공문서 및 기록 관리에서 정보기술 활용은 초기 중요한 성과를 거두었으며, 중앙부처에서는 대부분의 직원들이 문서 작성 능력과 정보기술 활용 능력을 갖추고 있다.

그러나 이러한 성과에도 불구하고, 공문서 및 기록 관리에서 여전히 미흡한 점이 존재한다. 일부 지도자들은 이 업무에 충분한 관심과 투자를 하지 않고 있으며, 인력, 재정, 물질적 기반을 적절하게 제공하지 않아 국가 규정, 중앙부처 및 각 단위의 업무 규칙을 준수하지 못하고 있다. 또한 많은 직원들이 공문서 및 기록 관리 업무를 수행하거나 겸임하면서 전문 교육을 받지 않았다.

2004년 초, 정부는 공문서, 기록 관리, 공보 관련 세 가지 시행령(공문서 업무에 관한 2004년 4월 8일 제110/2004/NĐ-CP 호, 국가 기록 관리 법령 시행 세부 규정에 관한 2004년 4월 8일 제111/2004/NĐ-CP 호, 공보에 관한 2004년 3월 23일 제104/2004/NĐ-CP 호)을 발표하였으며, 중앙정부 기록관리국은 이러한 분야에 대한 지침을 발표하였다. 이러한 규정들은 새로운 시대 요구에 맞춰 행정 업무 관리를 위한 중요한 규정들이다. 국가 규정에 따른 공문서 및 기록 관리 업무를 엄격히 준수하여 중앙부처 및 그 부속기관, 단위의 직원들의 업무 효율성을 높이고, 다수의 부서와 다양한 분야를 관리하는 중앙부처의 요구를 충족하며, 관리 부족으로 인한 법 위반을 방지하기 위해 다음과 같이 중앙부처는 각 부속기관, 단위가 수행해야 할 업무를 요구한다.

1. 정부의 세 개의 시행령에 대한 공문서 및 기록 관리, 공보 업무를 조직적으로 숙지하여 모든 직원들이 공문서 및 기록 관리 업무의 중요성을 인식하도록 하고, 업무 수행에서부터 최상급 지도자까지 모든 직원들의 책임을 강화하며, 업무 수행에서 엄격한 행정 규율을 준수하도록 한다.

각 단위의 지도자는 자체 검토를 조직하여 얻은 결과와 미흡한 점, 약점을 분석하고, 새로운 상황에 대응하여 업무를 더욱 개선하기 위한 방법을 제시하며, 중앙부처에 업무 수행 상황을 보고하고, 조직, 인력, 전문성, 업무에 대한 문제점 해결을 위한 제안을 제출한다.

2. 새로운 공문서 및 기록 관리 업무 요구에 따라 각 부서는 국가 규정에 따라 현재와 장기적인 요구에 맞는 구체적인 업무 내용을 포함한 공문서 및 기록 관리 계획을 작성하고 실행한다. 정보기술 및 과학 기술을 활용하여 공문서 및 기록 관리 업무를 개선한다.

3. 업무 규칙 및 내부 규정을 신속히 작성, 보완, 수정하여 새로운 요구에 맞게 행정 규율을 강화하고, 직원들이 중앙부처의 업무 규칙과 국가 법률을 충실히 준수할 수 있도록 조건을 마련한다.

4. 공문서, 기록물, 정보기술 장비, 기록물, 유물 등 자료의 안전 관리 및 효과적인 사용을 강화하고, 국가 규정에 따라 기밀 자료 보호, 화재 예방, 기록물 및 문서 보관 시설의 안전을 확보한다.

5. 공문서 및 기록 관리 분야의 조직 및 인력을 강화하여 각 직위의 직원들이 업무 역할과 임무를 이해하고, 전문성과 업무 능력을 향상시키며, 중앙부처 및 국가 법률을 준수하도록 한다. 직접 공문서 및 기록 관리 업무를 수행하는 직원들이 전문성 및 업무 능력 향상을 위해 학습할 수 있는 조건을 마련한다.

6. 정보기술을 공문서 및 기록 관리 업무에 더 많이 활용하여 업무 생산성과 효율성을 높이고, 중앙부처의 정보기술 네트워크를 통해 정보를 잘 활용하며, 문서 작성, 정보 및 도착 문서 처리, 기록물 관리 및 사용을 위한 소프트웨어를 활용한다.

7. 각 단위의 지도자는 직접 공문서 및 기록 관리 업무를 수행하고, 국가 규정에 따라 해당 업무를 위한 재정, 인력, 물질적 기반을 보장한다.

8. 정기적으로 또는 즉시 공문서 및 기록 관리 업무를 지도하고 감독하며, 각 단위의 지도자는 주도적으로 자체 검토를 실시하고, 중앙부처의 관련 부서는 국가 기관과 협력하여 중앙부처의 부속기관을 검토하고, 현장 상황을 정확히 평가하고, 미흡한 점을 해결하기 위한 방법을 제안한다.

9. 공문서 및 기록 관리 업무를 잘 수행한 개인이나 단위에 즉시 포상하고, 국가 규정을 위반한 개인이나 단위에 즉시 징계를 가한다.

10. 각 단위는 그 기능과 임무에 따라 다음과 같은 일상 업무를 수행한다:

- 본부 사무실은 국가 규정을 숙지하고, 장관에게 문서 및 기록 관리 업무의 지도 및 감독에 관한 안을 제안하며, 본부 소속 기관들의 문서 및 기록 관리 업무를 지도한다. 관련 기관들과 협력하여 정기적 또는 임시로 본부 소속 기관들의 문서 및 기록 관리 업무를 점검한다. 본부 소속 공무원들에게 문서 및 기록 관리 업무 교육을 조직하고 실시한다. 관련 기관들과 협력하여 본부의 업무 규칙을 작성하고 이행 여부를 점검하며, 그 중 문서 및 기록 관리 업무와 관련된 내용은 국가와 본부 규정에 따라 처리한다.

- 인사공직 부는 본부 소속 기관들의 문서 및 기록 관리 업무 교육 계획을 작성하고, 공무원들의 직위 기준에 맞게 교육을 실시하는 계획을 제안한다. 행정기관, 공익기관, 기업 등 각 기관의 요구에 맞는 연간 교육 계획을 작성하고, 관련 기관들과 협력하여 본부의 업무 규칙을 작성하고 이행 여부를 점검한다.

- 농업 및 농촌 발전 관리 학교 1, 2는 배정받은 교육 계획을 수행하여 본부 소속 기관들의 요구에 맞는 문서 및 기록 관리 업무 교육을 실시한다.

- 법률 부는 관련 기관들과 협력하여 본부의 업무 규칙을 작성하고 이행 여부를 점검한다.

- 재정 부는 본부와 본부 소속 기관들의 문서 및 기록 관리 업무 비용을 지침하고 처리한다.