决定第20/2004/QĐ-BNN号关于加强农业和农村发展部直属机构的文书档案工作

指示

关于加强档案管理工作的若干问题

部属各单位

近年来，档案管理工作得到了部领导和各直属单位领导的重视和指导，为工作实施创造了条件。干部、职工们以高度的责任感努力工作，确保了文件的起草和发布；处理来文信息；按照国家规定、部内规章制度以及单位内部的规定，有效管理和使用档案资料，保障了从部到各直属单位的行政管理工作的顺利进行。一些单位已经建立了并严格执行了基于部内规定的规章制度。在档案管理工作中应用信息技术已取得了一些重要的初步成果；在部机关，大多数干部和职员掌握了起草文件的技术，并有效地利用信息技术。

然而，在取得这些成绩的同时，档案管理工作也存在一些不足之处：部分领导干部尚未真正关心和支持，未能充分投入人力、资金和物质基础；未能严格遵守国家关于档案管理的规定，部内和单位内的规章制度；许多直接从事档案管理工作的干部、职员未经过专业培训。 二〇〇四年初，政府发布了三项关于档案管理的通知（第110/2004/NĐ-CP号通知，二〇〇四年四月八日关于档案管理工作的通知；第111/2004/NĐ-CP号通知，二〇〇四年四月八日关于执行《国家档案法》若干条款的具体规定的通知；第104/2004/NĐ-CP号通知，二〇〇四年三月二十三日关于《越南社会主义共和国公报》的通知）。国家档案局也发布了相关领域的指导性文件。这是在改革时期对行政管理的重要规定。为了严格执行国家关于档案管理的规定，提高干部、职员的工作效率，满足多部门、多领域管理的要求，同时解决管理中的薄弱环节，防止违法行为的发生，部要求各单位做好以下工作：

一、组织学习政府关于档案管理、公报的三项通知，提高全体干部、职员的认识，使他们认识到档案管理的重要性；提高从单位负责人到每个职员的责任感，严格执行行政纪律。

单位负责人要组织自查，总结经验教训，提出改进措施，以适应新形势的要求。定期向部报告实施情况，提出解决组织、人员、专业知识等方面困难的建议。

二、面对新的任务要求，每个单位应制定并实施具体的档案管理工作计划，内容和工作要符合国家规定，满足当前和长期的需求；推进电子政务，应用信息技术和科学技术，提高档案管理工作的效率。

三、迅速修订和完善单位的规章制度，包括档案管理工作，以增强行政纪律，为干部、职员全面执行部内规定和国家法律法规创造条件。

四、加强档案资料的安全管理，有效使用文件、文本和技术设备，按照国家规定执行保密工作，防火防爆，确保单位和部的物质设施和档案安全。

五、注重建设单位档案管理机构和人员队伍，确保每位干部、职员熟悉其职责，精通业务，自觉遵守单位和部的规章制度及国家法律法规。为直接从事档案管理工作的干部、职员提供学习机会，提高他们的专业水平，满足行政改革和电子政务管理的要求。

六、加强信息技术在档案管理工作中的应用，提高工作效率，充分利用部内网络信息资源，应用软件进行文件起草和发布，信息处理，档案管理和利用。

七、单位负责人要直接解决档案管理需求，确保根据国家规定为档案管理工作提供财务、人力资源和物质基础。

八、定期和不定期地指导、督促、检查档案管理工作。单位负责人要主动自查，部内职能单位与国家相关部门合作检查直属单位，及时评估实际情况，提出改进措施。

九、及时奖励表现优秀的个人和单位；对违反国家档案管理规定和部内规章制度的个人和单位进行处罚。

十、按职能分工，各单位需持续完成以下工作：

10. 各单位按照职能、任务，实施下列经常性工作：

- 部办公厅熟悉国家规定，协助部长指导、督促部属单位的文书和档案工作。牵头与系统内外职能机构合作，定期或不定期检查各单位的文书和档案工作。组织对部属单位干部、公务员和职员进行文书和档案业务培训。牵头与职能单位合作，制定并监督执行部内工作制度，其中包括根据国家和部的规定实施的文书和档案工作内容。

- 干部人事司制定并向部提交计划，为部属单位提供符合职务标准的文书和档案业务培训。每年制定计划，组织适合行政、事业单位和企业需求的文书和档案业务培训班。与职能单位合作，制定并监督执行部内工作制度。

- 农业管理和农村发展第一、第二干部学院组织实施分配的培训和进修计划，以满足部属单位对文书和档案业务的需求。

- 法制司与职能单位合作，制定并监督执行部内工作制度。

- 财务司指导并解决机关部及部属单位文书和档案工作的经费问题。