결정 번호 2829/QĐ-BNN-VP에 의한 전자 사무실 관리 및 사용 규정 시행에 관한 결정

결정

전자적 사무실 공동 사용 관리 규정을 제정함에 관한 것

농림수산부 기관에 대한

_______________________________

농림수산부 장관

정부가 2008년 1월 3일 제정한 정부령 제01/2008/NĐ-CP 농림수산부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정과 2009년 9월 10일 제정한 정부령 제75/2009/NĐ-CP 농림수산부의 기능, 임무, 권한 및 조직 구조에 관한 규정 제3조를 수정하는 규정에 근거함

농림수산부 장관이 2012년 3월 12일 제정한 농림수산부 공무 규정에 근거함

농림수산부 장관이 2010년 10월 29일 제정한 "농림수산부 기관의 지휘 조정을 위한 전자적 사무실 응용 프로젝트" 승인에 근거함

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

결정함에 있어서:

조 1. 본 결정에 따라 첨부된 전자적 사무실 공동 사용 관리 규정을 제정함

조 2. 본 규정에 따라 부 장관은 각 기관 및 단위의 책임을 가지며:

1. 전자적 사무실을 이용하여 지휘 조정 활동과 전문 업무 처리를 지원하기 위해 직접 지시해야 함

2. 전자적 사무실 사용을 효과적으로 조직하기 위한 조치를 결정하여 정보 교환, 데이터 공유를 통해 종이 문서의 수를 줄이고 비용을 절감하며 행정 절차 개혁에 기여하도록 하여야 함

3. 정보기술 전담 인력 및 전자적 사무실 관리 인력을 조직하고 배치하여 정보기술 인프라와 전자적 사무실의 원활한 운영과 안전을 보장해야 함

조 3. 본 결정은 발효일로부터 효력을 가짐. 이전의 규정 중 본 결정과 충돌하는 것은 모두 폐지됨

조 4. 농림수산부 총무처장, 부 장관은 본 결정의 집행에 대해 책임을 진다./.

제 정 규 정

농림수산부 기관의 공동 사용 전자적 사무실 관리 및 사용
(2013년 11월 29일 제정된 결정 제2829/QĐ-BNN에 첨부)

종자명

________________________________

장 1

총칙

1. 적용 범위

본 규정은 농림수산부 기관의 공동 사용 전자적 사무실 관리 및 사용에 대한 책임과 권한을 규정함으로써 지휘 조정 활동과 전문 업무 처리를 지원함

본 규정은 농림수산부 기관의 공동 사용 전자적 사무실을 사용할 수 있는 모든 단위, 조직 및 개인에게 적용됨

조 2. 용어 해석

본 제도에서 다음 용어들은 다음과 같이 해석된다:

전자적 사무실: 컴퓨터 네트워크 시스템 또는 인터넷 연결 가능한 장치에서 작동하는 소프트웨어로, 지휘 조정 활동을 지원하는 기능을 수행함

분시스템: 전자적 사무실 소프트웨어 시스템의 독립적인 모듈로, 특정 기능을 수행함

전자적 사무실 회원(일반적으로 회원이라 함): 농림수산부 기관의 전자적 사무실에 접근하고 사용할 수 있는 공무원, 직원 및 근로자

전자적 사무실 관리: 농림수산부 기관 및 단위의 전자적 사무실 관리를 담당하는 사람

관리자는 시스템 관리자(전체 시스템 전자적 사무실 관리)와 단위 전자적 사무실 관리(단위 내 전자적 사무실 관리)로 구성됨

조 3. 농림부와 농업발전청의 공동 전자 사무실

농림부와 농업발전청의 공동 전자 사무실(이하 "전자 사무실"이라 일컫되며, 약칭은 "VPĐT")의 도메인은 http://vpdt.mard.gov.vn이며, 이는 농림부와 농업발전청이 통일적으로 관리하고 사용하여 부와 부 소속 단위의 관리, 지도, 조정 업무를 지원한다.

전자 사무실은 다음과 같은 주요 시스템으로 구성된다:

1. 수신 문서: 부와 부 소속 단위의 수신 문서 정보 및 데이터 관리를 수행한다.

2. 발송 문서: 부와 부 소속 단위가 발행하는 문서 정보 및 데이터 관리를 수행한다.

3. 업무 일정: 각 구성원의 업무 일정을 관리한다.

4. 메시지: 각 구성원 간 정보 및 자료 교환을 수행한다.

5. 주간 회의: 주간 업무 성과를 보고하며, 부에서 부 소속 단위에 부여한 업무의 진행 상황을 주간 보고서로 작성한다.

6. 월간 회의: 월간 업무 성과를 보고하며, 부에서 부 소속 단위에 부여한 업무의 진행 상황을 월간 보고서로 작성한다.

7. 전자 문서: 공용 문서의 로그인, 저장, 접근 및 사용을 수행한다.

8. 공지사항 및 뉴스: 부와 부 소속 단위의 공지사항 및 뉴스를 게시하며, 매일의 뉴스를 점검한다.

9. 회의실 관리: 부 사무실이 관리하는 회의실의 사용 신청 및 정보 관리를 수행한다.

10. 차량 관리: 부 사무실이 관리하는 차량의 사용 신청 및 정보 관리를 수행한다.

11. 경비 당직: 2옥하-바딘-하노이에 위치한 부 기관의 경비 당직 정보 및 출입객 정보를 제공한다.

12. 네트워크 관리: 부원 관리자와 시스템 관리자를 위한 시스템 소프트웨어 관리를 지원한다.

13. 연락처 목록: 전자 사무실 구성원들의 전화번호 목록을 제공한다.

14. 보관: 문서 정보를 보관한다.

15. 사용 가이드: 전자 사무실 내 응용 프로그램 사용 가이드를 제공한다.

조 4. 구성원에 대한 일반 규정

1. 구성원의 권한:

a) "로그인 이름"과 "초기 비밀번호"를 포함한 전자 사무실에 접속할 계정을 부여받는다.

b) 부여된 권한에 따라 업무 처리를 위해 전자 사무실을 사용할 수 있다.

c) 전자 사무실 내 정보 및 자료를 활용하고 사용할 수 있다.

2. 구성원의 의무:

a) "초기 비밀번호"를 받은 후 첫 로그인 시 비밀번호 변경을 해야 한다.

b) 직장에서 근무 중에는 하루에 최소 3회(오전 시작 시간, 오후 시작 시간, 오후 종료 시간) 전자 사무실에 접속하여 정보 및 업무를 처리해야 한다.

c) 각 구성원의 권한과 책임에 따른 데이터를 적극적으로 활용하고 업데이트하며, 각 시스템 내에서 할당된 업무를 처리해야 한다.

d) 전자 사무실 내 정보 또는 자료에 오류나 문제를 발견하면 즉시 해당 부서의 관리자 또는 시스템 관리자에게 보고해야 한다.

조 5. 사용 필수 시스템 및 권장 시스템

1. 필수 사용 시스템: 수신 문서, 발송 문서, 업무 일정, 메시지, 주간 회의, 월간 회의, 보관, 네트워크 관리.

2. 권장 사용 시스템: 공지사항 및 뉴스, 전자 문서, 회의실 관리, 전자 연락처 목록, 사용 가이드.

3. 독립 사용 시스템: 경비 당직, 차량 관리.

조 6. 계정 관리

1. 계정 신규 발급: 새로운 회원이 채용되거나 단위로 이동되어 단위 책임자의 결정에 따라 임무가 배정될 때.

2. 단위 계정 삭제: 다른 단위로 이동하거나 장기 교육을 받는 경우, 또는 단위에서 임무를 배정받지 않는 경우.

3. 시스템 내 계정 삭제: 직무 변경, 퇴직 등으로 업무 연관성이 6개월 이상 없어진 경우.

4. 사용 권한 변경: 회원의 직위, 임무, 조직 변경 시.

조 7. 금지 사항

1. 공식 업무 외의 목적으로 전자 사무실을 이용하지 않음. 단위의 관리 및 지휘 업무와 부여된 공무 수행을 제외하고는 전자 사무실을 다른 용도로 사용하지 않음.

2. 국가 비밀 목록에 포함된 문서, 정보, 자료나 책임자가 승인하지 않은 기사, 부여된 책임 범위를 벗어난 것을 게시, 교환, 보관하지 않음.

3. 다른 회원의 계정을 사용하거나 자신의 계정을 다른 사람에게 사용하게 하지 않음. 임무 요구 사항에 따른 경우를 제외하고는.

4. 단위나 개인의 정보 처리, 전송, 송신, 수신 과정을 불법적으로 방해하거나 차단하지 않음.

5. 부여된 권한을 초과하여 메시지 데이터의 일부 또는 전체를 변경, 삭제, 복제, 공개, 표시, 이동하지 않음.

조 8. 정보 보호

1. 모든 회원은 전자 사무실을 사용할 때 국립 안전망 규정을 준수해야 함. 전기 사용 안전, 화재 및 재해 예방 기술 요구사항을 충족시켜야 함. 회원의 계정 관리, 전자 사무실 관련 새 소프트웨어 설치를 철저히 감독해야 함.

2. 회원들은 전자 사무실에서 제공된 비밀번호와 암호(전자 서명)를 보호해야 함. 단위 책임자의 허가 없이는 다른 사람에게 암호를 제공해서는 안 됨.

3. 비밀번호가 유출되었을 경우 즉시 비밀번호를 변경하고, 암호가 분실되었을 경우 단위의 전자 사무실 관리자에게 보고하여 재발급을 받아야 함.

4. 전자 사무실을 통해 전송된 모든 정보 데이터는 정기적으로 전자 저장소에 백업해야 함.

조 9. 사고 처리

1. 시스템 사고(전력 중단, 네트워크 오류, 소프트웨어 오류, 수리, 보증 등) 발생 시 시스템 관리자는 해당 사고를 단위 관리자에게 통보해야 함.

단위 관리자는 시스템 관리자의 사고 통보를 받거나 단위 내 사고가 발생했을 때 해당 사고를 단위 회원들에게 통보하고 동시에 시스템 관리자에게 보고하여 공동으로 해결해야 함.

통보 내용에는 사고 원인과 복구 예상 시간이 명시되어야 함.

2. 개인 컴퓨터에서 사고가 발생하여 전자 사무실 정보 접근이나 처리가 불가능한 경우 회원은 즉시 단위 관리자에게 보고하여 지원을 받도록 해야 함.

3. 사고 발생 시 회원은 다른 방법으로 필요한 업무를 계속 처리하고, 그 과정과 결과를 기록하여 사고가 해결된 후 규정에 따라 필요한 정보, 데이터를 프로그램에 입력해야 함.

조 10. 보수, 개선 및 확장 제도

1. 시스템 내 단위를 위한 공용 소프트웨어의 유지, 개선, 업그레이드 및 확장

부처 사무실은 비즈니스 프로세스 관리 시스템의 정상적인 운영을 보장하고 필요에 따라 시스템 내 비즈니스 프로세스 관리 시스템의 각 부분을 개선, 업그레이드 및 확장하는 것을 제안할 책임이 있다.

시스템 내 공용 소프트웨어의 유지, 개선, 업그레이드 및 확장을 위한 경비는 부처의 행정 경비에서 보장되며, 부처 사무실은 연간 계획에 포함될 예산을 작성해야 한다.

2. 시스템 내 단위의 요구사항에 따른 각 부분의 유지, 개선, 업그레이드 및 확장

각 단위는 비즈니스 프로세스 관리 시스템의 정상적인 운영을 보장하고 필요에 따라 해당 단위의 요구사항에 따른 각 부분을 개선, 업그레이드 및 확장하는 것을 제안할 책임이 있다.

단위가 해당 단위의 요구사항에 따른 각 부분의 개선, 업그레이드 및 확장을 위해 요구사항과 해결책을 제안하면, 부처 사무실의 승인을 받아야 한다.

단위의 요구사항에 따른 각 부분의 개선, 업그레이드 및 확장을 위한 경비는 해당 단위가 배치한다.

장 II

비즈니스 프로세스 관리 시스템 각 부분의 회원 권한 및 책임

비즈니스 프로세스 관리 시스템

조 11. 문서 수신 분야의 권한 및 책임

1. 단위의 지휘관:

a) 단위의 문서 수신 및 처리 과정 전체 정보와 일반 문서, A, B 문서 처리 상황을 알 수 있다.

b) 단위의 일반 문서, 만료 예정 문서, 만료된 문서 처리를 감독하고 촉진한다.

c) 직접 처리한 개인의 문서 처리 결과를 업데이트한다.

d) 문서 처리 지시 및 문서를 개인 또는 하부 단위에게 처리하도록 할당하는 직접 입력을 장려한다.

2. 부서장, 팀장, 부서(이하 "부서"로 일컫는다):

a) 부서의 문서 수신 및 처리 과정 전체 정보와 부서의 일반 문서, A, B 문서 처리 상황을 알 수 있다.

b) 부서의 일반 문서, 만료 예정 문서, 만료된 문서 처리를 감독하고 촉진하며 상기사항을 상기한다.

c) 직접 처리한 개인의 문서 처리 결과를 업데이트한다.

d) 부서 내 개인에게 지시 및 문서를 할당하는 직접 입력을 한다. 필요하다면 부서장의 대리자나 대표자가 소프트웨어에 정보를 입력하도록 할 수 있다.

3. 공무원, 직원, 직원:

a) 부서의 문서 수신 및 처리 과정 전체 정보와 개인에게 할당된 문서 처리 정보를 알 수 있다.

b) 문서 처리 정보 수정을 요청할 수 있다.

c) 할당된 문서 처리 결과(문서 A, B 처리 결과, 다른 사람에게 문서 전달, 문서 반환 등)를 입력해야 한다.

4. 부처 지휘관의 비서, 보좌관: 부처 지휘관으로부터 받은 문서를 즉시 처리 의견을 업데이트하고 지휘관이 지시한 개인이나 단위의 문서 처리를 촉진한다.

조 12. 문서 발송 분야의 권한 및 책임

1. 단위의 지휘관:

a) 단위가 작성하여 제출한 문서 발송 처리 과정 전체 정보를 알 수 있다.

b) 개인이 정보를 입력하고 예비 초안을 첨부한 경우, 관련 부서 및 개인의 처리 의견을 입력하도록 장려한다.

2. 부서장:

a) 부서가 작성한 문서 발송 처리 과정 전체 정보를 알 수 있다.

b) 개인이 정보를 입력하고 예비 초안을 첨부한 경우, 부서 내 개인의 처리 의견을 입력하도록 장려한다.

3. 공무원, 직원, 직원:

a) 부서 또는 개인이 작성하여 제출한 문서 발송 처리 과정 전체 정보를 알 수 있다.

b) 문서 처리 정보 수정을 요청할 수 있다.

c) 자신이 주도적으로 작성한 문서에 대해 예비 초안을 첨부하여 입력하도록 장려한다.

조 13. 업무일정 분야의 권리와 의무

1. 업무일정 작성

구성원은 개인의 주간 및 일별 업무일정을 작성하고 조정해야 하며, 단위 내 다른 개인의 업무일정을 작성해야 합니다. 지도자 또는 다른 개인이 자신을 위해 작성한 업무일정에 대해 승인(수락 또는 거부, 다른 구성원에게 이관)해야 합니다. 업무일정 작성 내용은 단위 수장의 요구에 따라 이루어져야 합니다.

2. 업무일정 확인

구성원은 다음과 같은 업무일정을 확인할 수 있습니다: 부처 지도자, 단위 지도자, 실의 구성원; 단위 지도자는 해당 권한 아래에 있는 구성원의 업무일정을 확인할 수 있습니다. 하위 구성원은 지도자의 업무일정과 다른 구성원의 관련 업무일정을 수행하는 책임이 있습니다.

조 14. 메시지 분야의 권한과 의무

1. 구성원은 전자 정부망(VPĐT)에서 메시지를 보내고 받을 수 있으며, 휴대폰으로 메시지를 보내거나 휴대폰으로 메시지를 받는 알림을 받을 수 있습니다.

2. 휴대폰으로 메시지를 보내거나 휴대폰으로 메시지를 받는 알림을 보내는 것은 다음의 경우에만 가능합니다:

가) 부처 지도자, 부처 소속 단위 지도자는 긴급한 상황에서 이 서비스를 사용할 수 있습니다;

나) 다른 구성원은 단위 지도자의 요청에 따라 긴급한 정보 보고나 전달을 위해 이 서비스를 사용할 수 있습니다.

조 15. 일부 분야의 권리와 의무

1. 전자 연락처

구성원은 소프트웨어 요구에 따라 개인 정보를 제공하여 전자 연락처를 설정해야 합니다.

전자 연락처에서 시스템 내 구성원의 정보를 검색할 수 있는 권리를 가집니다.

2. 전자 문서

구성원은 단위, 실, 부서의 업무 수행을 위한 공동 사용 문서를 생성할 수 있는 권리를 가집니다.

3. 공지사항 및 뉴스

구성원은 규정에 따라 소프트웨어에 게시될 공지사항 및 뉴스를 작성하고 게시할 수 있습니다.

4. 사용 안내

구성원은 전자 정부망(VPĐT) 사용 안내 문서를 활용하고, 정보 교환과 의견 제출을 통해 문서를 완성하도록 장려됩니다.

사용하기 전에 문서를 철저히 연구하거나 사용 중 발생한 문제를 해결하기 위해 문서를 참고해야 합니다.

조 16. 기타 분야의 규정

1. 회의실 관리

구성원은 부처 사무실이 관리하는 회의실 예약을 위해 소프트웨어를 사용하도록 장려됩니다.

부처 사무실은 구성원이 소프트웨어를 통해 회의실 예약을 신청했을 때 이를 추적하고 처리하며 결과를 통보해야 합니다.

소프트웨어에 회의실 사용 정보를 완전히 업데이트하여 전자 정보판에 제공하고, 통계 및 보고서를 작성할 수 있도록 해야 합니다.

2. 차량 관리(부처 사무실이 관리하는 자동차)

행정 비용을 부처 사무실이 관리하는 단위의 구성원은 단위 업무를 위해 자동차를 사용하도록 신청하도록 장려됩니다.

부처 사무실은 구성원이 전자 정부망(VPĐT)을 통해 자동차 사용 신청을 했을 때 이를 추적하고 처리하며 결과를 통보해야 합니다. 자동차 사용 정보를 완전히 업데이트하여 통계 및 보고서 작성에 필요한 정보를 제공해야 합니다.

3. 상주 및 보안 관리

부처 기관의 상주 및 보안 관리를 위해 부처 사무실이 책임을 집니다.

부처 기관의 상주 및 보안 업무를 수행하는 구성원은 직무 수행 중의 정보를 완전히 소프트웨어에 입력하여 통계 및 보고서 작성에 필요한 정보를 제공해야 합니다.

장 III

전문 책임자 구성원의 의무

조 제17조. 관리자의 책임

1. 시스템 관리자의 책임:

a) 저작권 관리, 전체 데이터베이스 관리, 시스템 내에서 권한 분배 원칙 설정;

b) 부 소속 단위 조직 체계 설정, 수정, 보완 및 삭제, 시스템 내부 부 소속 단위 조직 체계에 대한 수정, 보완 및 삭제;

c) 회원 개인 정보 설정 규정 통일화. 회원들이 과정을 진행하는 데 필요한 지원과 지침 제공;

d) 전자 정부 포털 운영 중 발생하는 상황 및 문제 처리. 필요 시 관련 관리자 또는 회원에게 즉시 통보;

e) 각 단위의 운영 상황 정보 수집 및 보고서 작성;

g) 각 단위와 전체 시스템의 전자 정부 포털 응용 프로그램 개선 및 확대를 위한 방안 제안;

h) 전자 정부 포털 내 각 부분의 내용, 작업 변경 사항에 대한 회원들에게 즉시 통보;

2. 단위 전자 정부 포털 관리자의 책임:

a) 단위 내 조직 체계 설정, 수정, 보완 및 삭제;

b) 회원 개인 정보 설정; 회원들에게 초기 계정을 할당하며, 인사 결정, 이동 또는 단위 내 부서의 요청에 따라 계정을 할당하고, 개인 정보 변경 시 수정하며, 단위 조직 내 회원의 사용 권한을 해제하거나 삭제;

c) 각 회원에게 사용 권한을 할당하며, 단위 수장의 업무 배분 결정에 따라 회원들의 사용 권한을 수정하거나 보완하며, 단위 내 회원들이 과정을 진행하는 데 필요한 지원과 지침 제공;

d) 단위 내에서 소프트웨어 사용 중 발생하는 상황 및 문제 처리. 관리자에게 즉시 통보;

e) 단위 내 시스템 운영 상황 정보 수집 및 보고서 작성;

g) 단위 내 소프트웨어 응용 프로그램 개선 및 확대를 위한 방안 제안;

h) 전자 정부 포털 내 각 부분의 내용, 작업 변경 사항에 대한 회원들에게 즉시 통보;

조 제18조. 종합 회원의 책임

1. 종합 회원은 "주간 회의", "월간 회의" 분야에서 수행하는 임무를 받은 회원으로, 종합 회원(총괄)과 단위 종합 회원으로 구성됨.

종합 회원 총괄(부처 사무실 소속, 부처 보고서 종합)과 단위 종합 회원(단위 소속, 단위 보고서 종합)

2. 종합 회원 총괄의 책임:

a) 부처 장관이 부처 소속 단위에 부여한 임무 정보를 신속하게 업데이트;

b) 각 단위의 수행 결과 보고서를 검토하고 수정;

c) 주간 및 월간 회의를 위한 보고서를 종합하고 완성;

d) 주간 및 월간 회의에서 부처 장관의 결론을 "뉴스 및 공지사항" 분야에 게시;

3. 단위 종합 회원의 책임:

a) 부처 장관이 부처 소속 단위에 부여한 임무 정보를 지속적으로 모니터링;

b) 단위의 수행 결과를 요약하여 보고;

c) "뉴스 및 공지사항" 분야에서 주간 및 월간 회의에서 부처 장관의 결론을 모니터링

조 19. 문서 담당자의 책임

1. 문서 담당자는 중앙청의 업무 문서 업무를 수행하며, 이는 중앙청 문서 담당자, 부처 소속 기관 문서 담당자, 총괄청 소속 기관 문서 담당자를 포함한다.

2. 문서 담당자의 수신 문서 관리 시스템에서의 책임은 다음과 같다:

가) 중앙청 문서 담당자는 수신 문서 정보를 입력한다:

- 수신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 프로그램에 입력한다.

- 수신 문서 A가 중앙청 지도부에 제출되는 경우, 해당 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

- 지도부의 지시사항 및 문서 전달 내용을 입력한다.

- 문서 담당자와 부서 구성원의 정보 입력 과정을 모니터링하고 지시하며, 오류가 발견되면 정보를 수정한다. 단위 지도부의 요청에 따라 문서 처리 정보를 종합하고 제공한다.

- 문서 목록(수신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성한다.

나) 부처 소속 기관 문서 담당자:

- 수신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

중앙청 문서 담당자가 전송한 문서의 경우: 중앙청 문서 담당자가 입력한 내용을 그대로 사용하고, 이미 입력된 정보를 확인하고 추가 정보를 입력한다.

직접 수신한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력한다.

지시사항 및 문서 배포 내용을 입력한다.

- 단위 지휘관의 요구에 따라 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

- 부서 내 부서 및 구성원의 정보 입력 과정을 모니터링하고 지시하며, 오류가 발견되면 정보를 수정한다.

- 문서 목록(수신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성한다.

나) 총괄청 소속 기관 문서 담당자:

- 수신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

+ 총괄청 문서 담당자가 전송한 문서의 경우: 총괄청 문서 담당자가 입력한 내용을 그대로 사용하고, 이미 입력된 정보를 확인하고 추가 정보를 입력한다.

+ 직접 수신한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력한다.

+ 지시사항 및 문서 배포 내용을 입력한다.

- 단위 지휘관의 요구에 따라 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

- 부서 내 부서의 정보 입력 과정을 모니터링하고 지시하며, 오류가 발견되면 정보를 수정한다. 단위 지도부의 요청에 따라 문서 처리 정보를 종합하고 제공한다.

- 문서 목록(수신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성한다.

2. 문서 담당자의 발신 문서 관리 시스템에서의 책임은 다음과 같다:

가) 총괄청 소속 기관 문서 담당자:

- 발신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

+ 단위 지휘관이 발행한 문서의 경우: 이미 입력된 정보를 확인하고 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력하며, 단위 지휘관의 요구에 따라 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

+ 단위 지휘관이 대행으로 서명한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 서명된 문서 정보를 모두 입력한 후 총괄청 문서 담당자에게 전달하여 발행 절차를 진행한다.

+ 총괄청 지도부 또는 중앙청 지도부가 서명할 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력한 후 총괄청 문서 담당자에게 전달하여 총괄청 지도부에 제출한다.

작성자가 초안 작성 시 입력한 정보가 있는 경우, 문서 담당자는 해당 정보를 기반으로 문서 처리 과정에 따른 추가 정보를 입력한다.

- 정보 입력 과정을 모니터링하고, 오류가 발견되면 정보를 수정한다.

- 발신 문서 목록(발신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성하거나, 단위 지도부의 요청에 따라 리포트를 작성한다.

나) 총괄청 문서 담당자:

- 발신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

+ 총괄청 소속 기관 문서 담당자가 입력한 정보의 경우: 이미 입력된 정보를 확인하고 프로그램 요구 사항에 따라 서명된 문서 정보를 입력하며, 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

총괄청 소속 기관 문서 담당자가 정보를 입력하지 않은 경우, 총괄청 문서 담당자는 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력한다.

+ 총괄청 지도부가 서명한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력하며, 단위 지휘관의 요구에 따라 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

+ 중앙청 장관 권한을 대행하여 총괄청 지도부가 서명한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 서명된 문서 정보를 모두 입력한 후 중앙청 문서 담당자에게 전달하여 발행 절차를 진행한다.

+ 중앙청 지도부가 서명할 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 서명 요청 정보를 모두 입력한 후 중앙청 문서 담당자에게 전달하여 서명 절차를 진행한다.

- 중앙청 문서 담당자의 정보 입력 과정, 정보 입력 과정, 문서 처리 과정을 모니터링하고, 오류가 발견되면 정보를 수정하도록 제안한다.

- 발신 문서 목록(발신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성하거나, 단위 지도부의 요청에 따라 리포트를 작성한다.

다) 중앙청 소속 기관 문서 담당자(총괄청 문서 담당자를 제외함):

- 발신 문서에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

+ 단위 지휘관이 발행한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력하며, 단위 지휘관의 요구에 따라 문서 파일을 스캔하고 프로그램에 첨부한다.

+ 중앙청 장관 권한을 대행하여 단위 지휘관이 서명한 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 서명된 문서 정보를 모두 입력한 후 중앙청 문서 담당자에게 전달하여 발행 절차를 진행한다.

+ 중앙청 지도부가 서명할 문서의 경우: 프로그램 요구 사항에 따라 서명 요청 정보를 모두 입력한 후 중앙청 문서 담당자에게 전달하여 서명 절차를 진행한다.

작성자가 초안 작성 시 입력한 정보가 있는 경우, 문서 담당자는 해당 정보를 기반으로 문서 처리 과정에 따른 추가 정보를 입력한다.

- 정보 입력 과정을 모니터링하고, 오류가 발견되면 정보를 수정한다.

- 매월 발신 문서 목록(발신 문서 일람표)을 인쇄하여 규정에 따라 보관 파일을 작성하거나, 단위 지도부의 요청에 따라 리포트를 작성한다.

라) 중앙청 문서 담당자는 중앙청 지도부가 서명할 문서의 원고를 접수한다:

- 중앙청 지도부가 서명할 문서의 원고에 대한 모든 정보를 요구 사항에 따라 입력한다.

+ 중앙청 지도부가 서명할 문서의 원고의 경우: 중앙청 소속 기관 문서 담당자가 입력한 정보를 그대로 사용하고, 이미 입력된 정보를 확인하고 추가 정보를 입력한다.

중앙청 소속 기관 문서 담당자가 정보를 입력하지 않은 경우, 중앙청 문서 담당자는 프로그램 요구 사항에 따라 모든 정보를 입력한다.

- 정보를 모니터링하고, 각 부서의 문서 담당자를 지시하여 문서 처리 과정 및 정보를 업데이트하도록 독려하고 안내한다. 오류가 발견되면 정보를 수정한다. 문서 처리 과정에 대한 정보를 작성자, 작성 부서 또는 지도자가 요청할 경우 제공한다.

- 문서 서명을 위한 목록과 문서 정보를 인쇄하여 보고서로 제출한다.

e) 법부의 문서 발행

- 정보 입력 과정을 모니터링하고, 오류가 발견되면 정보를 수정한다.

+ 법부 장관 명령 또는 위임을 받은 소속 부서의 지도자가 서명한 문서의 경우: 소속 부서의 문서 담당자가 입력한 문서 정보를 기반으로 서명된 문서 정보를 보완하여 입력하고, 요구에 따라 소프트웨어를 통해 발행한다. 소속 부서의 문서 담당자가 정보를 입력하지 않은 경우에는 요구 사항에 따라 문서 정보를 완전히 입력해야 한다.

+ 법부 지도자의 서명을 받아 발행된 문서의 경우: 소속 부서의 문서 담당자 또는 법부에 제출된 문서를 접수한 문서 담당자가 입력한 정보를 기반으로 문서 정보를 검토하고 보완하여 입력하고, 요구에 따라 소프트웨어를 통해 발행한다. 소속 부서의 문서 담당자 또는 법부에 제출된 문서를 접수한 문서 담당자가 정보를 입력하지 않은 경우에는 요구 사항에 따라 문서 정보를 완전히 입력해야 한다.

- 문서 목록(발송 문서 목록)을 인쇄하여 규정에 따라 보관용 문서를 작성하거나, 지도자의 요청에 따라 문서 정보를 인쇄하여 보고한다.

장 IV

조직 및 실행

조 20. 이행 책임

1. 법부 비서실은 이 규칙의 시행, 안내, 점검을 책임진다.

전자 비서실 소프트웨어의 관리와 개선 계획을 수립하여 실제 상황에 맞게 업그레이드한다.

전자 비서실 소프트웨어의 애플리케이션 변경 시 각 부서에 안내 및 교육을 실시한다.

2. 각 부서의 책임자는 이 규칙을 모든 소속 부서 및 해당 부서의 구성원에게 일괄적으로 2014년 1월 1일부터 시행되도록 조직하고 안내한다.

새로운 직원이나 부서로 이동한 직원에게는 임무 배정 즉시 전자 비서실 규칙과 관련 내용의 사용 방법을 교육한다.

3. 전자 비서실의 직무와 임무에 따라 할당된 구성원은 이 규칙을 엄격하게 준수해야 한다.

4. 전자 비서실의 수행 결과는 연간 업무 완료 평가 및 포상 심사의 근거 중 하나이다.

제21조. 규칙의 개정 및 보완

이 규칙의 시행 중 문제점이 발생하거나 개정 및 보완이 필요하다면 전자 비서실의 구성원은 법부 농업 및 농촌 발전 비서실에 신고하여 연구 후 지도부에 개정 및 보완을 건의한다./.