决定第2829号/QĐ-BNN-VP 关于发布农业与农村发展部通用电子办公室管理使用规定

决定

关于颁布通用电子办公室管理使用规定

农业与农村发展部机关

_______________________________

农业农村部部长

根据2008年1月3日政府第01/2008/NĐ-CP号法令关于农业与农村发展部职能、任务、权限和组织结构的规定以及2009年9月10日政府第75/2009/NĐ-CP号法令关于修改第01/2008/NĐ-CP号法令第三条的规定；

根据2012年3月12日农业与农村发展部部长第484/QĐ-BNN-VP号决定颁布农业与农村发展部公务制度；

根据2010年10月29日农业与农村发展部部长第2958/QĐ-BNN-KHCN号决定批准“服务于农业与农村发展部机关指挥调度的电子办公室应用项目”；

根据办公厅主任的提议，

决定：

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 随本决定附上农业与农村发展部机关通用电子办公室管理使用规定。

条 2. 根据本规定，各部属机关单位负责人负责：

一、直接指导在执行指挥调度业务工作和日常事务处理中使用电子办公室。

二、决定采取措施以有效组织使用电子办公室，支持管理工作、指挥调度、信息交流、数据共享，减少纸质文件数量，节约成本，提高效率，促进行政手续改革等。

三、决定在单位组织系统中设立专门的信息技术人员和电子办公室管理人员，确保信息技术基础设施和电子办公室运行顺畅、同步、安全。

条 3. 本决定自签发之日起生效。此前与此决定相抵触的规定均予废止。

组织实施 部办公厅主任、各部属机关单位负责人负责执行本决定。

规则

农业与农村发展部机关通用电子办公室管理使用规定
（随2013年11月29日第2829/QĐ-BNN号决定颁布）

规定了在兽医领域活动中形成的档案和文件的保管期限。

________________________________

第一章

总则

第一条 调整范围和适用对象

本规定对农业与农村发展部机关通用电子办公室的管理使用责任和权限作出规定，以服务指挥调度和专业业务事务处理工作。

本规定适用于有权使用农业与农村发展部机关通用电子办公室的各单位、组织和个人。

贷款金额

在本制度中，以下术语具有如下含义：

电子办公室：是指在计算机网络或连接互联网设备上运行的软件，用于执行指挥调度工作的功能。

子系统：是指电子办公室软件系统的独立模块，执行具体的功能。

电子办公室成员（统称成员）：是指有权访问和使用农业与农村发展部机关电子办公室的干部、公务员、职员和员工。

电子办公室管理员：是指被指派负责管理农业与农村发展部机关及各单位电子办公室的人员。

管理员包括：系统管理员（全系统电子办公室管理员）和单位电子办公室管理员（单位内电子办公室管理员）。

条 3. 农业与农村发展部机关通用电子办公室

农业与农村发展部机关通用电子办公室（以下简称电子办公室，缩写为VPDT）的域名是http://vpdt.mard.gov.vn，由农业与农村发展部统一管理使用，以服务于该部及其下属单位的管理工作、指导和调度工作。

电子办公室包括以下主要系统：

1. 收文系统：管理信息和数据，处理部及各单位的来文。

2. 发文系统：管理信息和数据，处理部及各单位的发文。

3. 工作日程系统：管理各成员的工作日程。

4. 消息系统：在各成员之间交换信息和文件。

5. 周例会系统：更新部向各单位分配的任务完成情况，汇总部周例会报告。

6. 月例会系统：更新部向各单位分配的任务完成情况，汇总部月例会报告。

7. 电子文档系统：登录、保存和使用共享文档。

8. 通告和新闻系统：发布部和各单位的通告和每日新闻。

9. 会议室管理系统：登记使用并管理由部办公厅管理的会议室的信息。

10. 车辆管理系统：登记使用并管理由部办公厅管理的车辆使用情况的信息。

11. 值班保卫系统：提供位于河内市巴亭区玉河路2号的部机关值班和进出人员的信息。

12. 网络管理系统：为单位管理者和系统管理者提供系统软件管理服务。

13. 名录系统：电子电话名录，包含各VPDT成员的信息。

14. 存档系统：存档文本信息。

15. 使用指南系统：提供VPDT中应用的使用指南。

条 4. 成员的一般规定

1. 成员的权利：

a) 获得进入VPDT的账户，包括初始“用户名”和“密码”；

b) 使用电子办公室处理按照其权限分配的工作任务；

c) 允许利用和使用VPDT上的信息和文件。

2. 成员的职责：

a) 在首次登录时，必须使用由VPDT管理员提供的“密码”更改初始“密码”；

b) 在办公期间，必须经常登录VPDT，每天至少登录三次（上午开始时、下午开始时和结束时），以便接收和处理信息和工作任务；

c) 利用并及时处理信息，根据每个成员在其系统中的权限和责任要求，完整更新数据；

d) 当发现VPDT中有故障或错误信息和文件时，必须及时通知单位VPDT管理员或系统管理员。

条 5. 必须使用和鼓励使用的系统

1. 必须使用的系统：收文系统；发文系统；工作日程系统；消息系统；周例会系统；月例会系统；存档系统；网络管理系统。

2. 鼓励使用的系统：通告和新闻系统；电子文档系统；会议室管理系统；电子名录系统；使用指南系统。

3. 特殊使用的系统：值班保卫系统；车辆管理系统。

条 6. 账户管理

1. 新建账户：新招聘、调入单位并被分配任务的成员，按照单位领导的决定执行。

2. 单位账户注销：被调往其他单位、长期学习或未在单位分配任务的成员。

3. 系统内账户注销：已调动工作、退休等不再与单位电子办公室有联系超过六个月的成员。

4. 使用权限变更：成员职务、任务或单位组织结构发生变化时。

条 7. 不得行为

1. 将电子办公室用于除单位管理和执行公务外的其他目的。

2. 发布、交流、保存涉及国家机密目录的信息、未经相关责任人批准的文章或不属于职责范围内的文件资料。

3. 使用其他成员的账户或允许他人使用自己的账户访问电子办公室，除非任务需要。

4. 阻止或非法妨碍单位和个人在电子办公室上的信息处理、传输和接收过程。

5. 在未经授权的情况下更改、删除、销毁、复制、泄露、显示或移动部分或全部消息数据。

条 8. 信息安全保护

1. 所有成员在使用电子办公室时必须遵守关于计算机网络安全的规定。确保电力使用安全要求和技术防火防灾要求。管理成员账户；严格控制与电子办公室相关的软件安装。

2. 成员必须保护由管理部门提供的密码和密钥（数字签名）。未经单位领导许可不得向他人提供密钥。

3. 如密码泄露，应立即更换密码；如密钥丢失，应及时报告单位电子办公室管理部门以获取新的密钥。

4. 电子办公室上传的数据信息定期按要求进行电子存储备份。

条 9. 故障处理

1. 当系统出现故障（停电、网络访问错误、软件错误、维修保养等）时，系统管理员有责任通知单位管理员。

收到系统管理员的通知或单位内部故障报告后，单位管理员有责任通知单位成员，并同时通知系统管理员配合解决。

通知内容需明确故障原因及可能恢复的时间。

2. 当个人电脑出现局部故障导致无法访问或处理电子办公室上的信息时，成员应及时通知单位管理员寻求支持。

3. 在故障期间，成员应继续通过其他方式处理必要工作，并记录处理过程和结果，以便在故障解决后立即更新所需信息和数据至规定软件中。

条 10. 维护、升级制度

1. 维护、改进、升级和扩展系统内各单位共用的软件

部办公厅负责确保部电子政务平台的正常运行；在必要时提出改进、升级和扩展系统内各子系统的建议。

系统内共用软件的维护、改进、升级和扩展费用由部行政经费保障。部办公厅负责编制预算，并将其纳入年度计划中。

2. 根据单位需求维护、改进、升级和扩展子系统

各单位负责确保本单位电子政务平台的正常运行；在必要时根据单位需求提出改进、升级和扩展子系统的建议。

当有改进、升级或扩展子系统的需求时，单位必须提出要求和解决方案，并需得到部办公厅的一致同意。

单位根据自身需求改进、升级和扩展子系统的费用由单位自行安排。

第二章

电子政务平台各子系统的成员权限与责任

办公厅

条 11. 文本接收子系统中的权限与责任

1. 成员为单位领导：

a) 可知悉所有文本接收和处理过程的信息；了解单位整体文本处理情况及A类、B类文本的具体处理情况；

b) 检查、监督并督促单位一般文本和到期、超期文本的处理；

c) 更新个人直接处理文本的结果；

d) 鼓励直接输入交办意见，将文本分配给个人或下属单位处理。

2. 成员为部门负责人（以下统称为部门）：

a) 可知悉部门文本接收和处理全过程的信息；了解部门整体文本处理情况及A类、B类文本的具体处理情况；

b) 检查、监督并督促部门一般文本和到期、超期文本的处理；

c) 更新个人直接处理文本的结果；

d) 直接输入对个人的指导意见，将文本分配给部门内的个人。必要时可授权副职或代表输入相关信息。

3. 成员为干部、公务员、职员和员工：

a) 可知悉部门文本接收和处理全过程的信息以及个人被分配处理的文本信息；

b) 可要求单位文秘更正被分配处理文本的信息；

c) 必须输入所处理文本的结果（包括A类、B类文本处理结果；转交他人；退回等）；

4. 成员为部长秘书：及时更新部长收到文本后的意见，并督促部长指派的个人或单位处理文本。

条 12. 文本发送子系统中的权限与责任

1. 成员为单位领导：

a) 可知悉本单位起草并提交的文本发送处理全过程的信息；

b) 鼓励在个人提交文本信息时附带草稿，输入相关单位和个人的意见。

2. 成员为部门领导：

a) 可知悉本部门起草并提交的文本发送处理全过程的信息；

b) 鼓励在个人提交文本信息时附带草稿，输入部门内个人的意见。

3. 成员为干部、公务员、职员和员工：

a) 可知悉本部门或个人起草并提交的文本发送处理全过程的信息；

b) 可要求单位文秘更正被分配处理文本的信息；

c) 鼓励在自己作为主要起草人时，在电子政务平台上提交附带草稿的文本。

条13. 工作日程分系统中的权利和责任

1. 制定工作日程

成员必须制定、调整个人的每周和每日工作日程；为单位内的其他个人制定工作日程；审核（接受或拒绝，转交其他成员）由领导或其他个人为自己制定的工作日程...工作日程的内容和任务应按照单位负责人的要求进行。

2. 查看工作日程

成员可以查看：部领导、单位领导、室成员的工作日程；对于单位领导，可以查看其管辖范围内成员的工作日程。下级成员有责任执行与领导和其他成员相关的工作日程内容。

条14. 消息分系统中的权限和责任

1. 成员可以在电子政务平台上发送和接收消息；可以通过手机发送消息，并通知消息已通过手机发送。

2. 只在某些必要情况下根据规定通过手机发送消息并通知消息已通过手机发送：

a) 部领导、部属单位领导在紧急情况下使用此服务；

b) 其他成员仅在需要向单位领导报告或传递紧急信息的情况下使用此服务。

条15. 在其他一些分系统中的权利和责任

1. 电子通讯录

成员有责任提供个人信息以建立电子通讯录，按照软件的要求。

有权在电子通讯录中查找系统内成员的信息。

2. 电子文档

成员有权创建供单位、室、部门使用的共享信息和文档，以支持单位的任务执行。

3. 通告和新闻

成员有权查看并创建需要发布的通告和新闻，按照单位的规定。

4. 使用指南

成员有权利用“电子政务平台使用指南”文档，该文档已在平台上发布。鼓励交流信息，参与意见以完善文档。

要求在操作电子政务平台之前仔细研究文档，或者在使用过程中遇到困难时查阅。

条16. 其他分系统中的规定

1. 会议室管理

鼓励成员使用软件登记使用由办公厅管理的会议室。

办公厅负责跟踪处理并通过软件通报成员登记使用会议室的结果。

完整更新软件上的会议室使用信息，以便在电子公告板上提供信息；汇总统计并提供报告，如有需求。

2. 车辆管理（由办公厅管理的汽车）

鼓励由办公厅管理行政经费的单位成员登记使用汽车以支持单位工作。

办公厅负责跟踪处理并通过电子政务平台通报成员登记使用汽车的结果；完整更新软件上的汽车使用信息，以便汇总统计并提供报告，如有需求。

3. 值班和保卫管理

用于管理、监控值班情况和机关保卫工作，由办公厅负责。

执行值班和保卫工作的成员有责任在值班期间完整更新软件上的信息，以便汇总统计并提供报告，如有需求。

第三章

专门人员的责任

条17. 管理员的责任

1. 系统管理员的责任：

a) 管理版权，全部数据库，建立系统中的通用权限原则；

b) 建立、调整、修改和补充系统中各部直属单位的组织结构；删除系统成员账户；

c) 统一规定成员个人信息的设立。支持并指导成员在执行过程中的操作；

d) 处理电子政务平台运行过程中出现的情况和事故。及时向相关单位管理员或成员通报事故和问题；

e) 接收信息，汇总报告系统内各单位的运行情况；

g) 提出改进和扩大电子政务平台应用的意见和建议；

h) 及时向相关成员通报电子政务平台各子系统内容、操作的变更、调整和补充。

2. 单位电子政务平台管理员的责任：

a) 建立、调整、修改和补充单位软件中的直属组织结构；

b) 设立成员个人信息；根据招聘、调动决定或单位内部部门的申请为成员分配初始账户；当成员个人信息发生变化时进行调整和修改；根据规定锁定或删除单位组织中的成员使用权限；

c) 根据任命决定和工作职位为每个成员分配使用权限；根据单位主要领导对成员的任务分配决定调整和补充成员的权限。支持并指导单位成员在执行过程中的操作；

d) 处理单位在软件运行和使用过程中出现的情况和事故。及时向系统管理员通报事故和问题；

e) 接收信息，汇总报告单位内系统的运行情况；

g) 提出改进和扩大单位软件应用的意见和建议；

h) 及时向相关成员通报电子政务平台各子系统内容、操作的变更、调整和补充。

条18. 综合成员的责任

1. 综合成员是负责执行“周会”、“月会”子系统的成员，包括综合部综合成员和单位综合成员。

综合部综合成员（属于部办公室，汇总部报告）和单位综合成员（属于单位，汇总单位报告）

2. 综合部综合成员的责任：

a) 及时、完整地更新由部领导分配给各单位的任务信息。

b) 督促、审查并修正各单位任务完成情况的报告。

c) 汇总并完善用于部周会、月会的报告。

d) 在部周会、月会上发布部领导的会议纪要在“新闻公告”子系统上。

3. 单位综合成员的责任

a) 定期、及时、完整地跟踪由部领导分配给单位的任务信息。

b) 督促、审查并简要报告单位任务完成情况。

c) 跟踪“新闻公告”子系统上的部周会、月会纪要和部领导结论。

条 19. 文书人员的责任

1. 文书人员在办公厅内执行文书业务，包括部级文书、直属单位文书和总局直属单位文书。

2. 文书人员在来文管理系统中的责任：

a) 部级文书录入来文信息：

- 按要求在软件中完整更新来文信息。

- 对呈送部长审阅的A类文件进行扫描并将其文件附在软件上。

- 更新领导对文件的批示意见，并移交文件。

- 监督、跟踪信息，督促、指导文书人员及各单位成员更新软件上的信息。发现错误时及时更正。汇总并提供处理文件的信息，以满足单位领导的要求。

- 打印文件清单（来文登记簿）以建立档案保存，按相关规定办理。

b) 部直属单位文书：

- 按要求完整更新来文信息。

对于从部级文书转来的文件：继承部级文书已录入的内容；检查已有信息，补充所需信息。

对于直接收到的文件：按软件要求完整录入信息。

更新领导对文件的批示意见，并分发文件。

- 按单位负责人要求，在软件上扫描并附上文件。

- 监督、检查信息，督促、指导单位各部分和成员更新软件上的信息。发现错误时及时更正。

- 打印文件清单（来文登记簿）以建立档案保存，按相关规定办理。

b) 总局直属单位文书：

- 按要求完整更新来文信息。

+ 对于从总局文书转来的文件：继承总局文书已录入的内容，检查信息，补充所需信息。

+ 对于直接收到的文件：按软件要求完整录入信息。

+ 更新领导对文件的批示意见，并分发文件。

- 按单位负责人要求，在软件上扫描并附上文件。

- 监督、检查信息，督促、指导单位各部分更新软件上的信息。发现错误时及时更正。汇总并提供处理文件的信息，以满足单位领导的要求。

- 打印文件清单（来文登记簿）以建立档案保存，按相关规定办理。

2. 文书人员在发文管理系统中的责任：

a) 总局直属单位文书：

- 按要求完整更新发文信息。

+ 对于由单位领导签署发布的文件：检查已有信息，按软件要求完整录入信息；按单位负责人要求，在软件上扫描并附上文件。

+ 对于由单位领导代签或代授权总局长签署的文件：按软件要求完整录入已签署的文件信息，在转交总局文书办理发布手续前。

+ 对于呈送总局长签署发布的文件和呈送部长签署发布的文件：按要求完整录入信息，在转交总局文书呈送总局长签署前。

如果文件由起草人员在起草时已录入初始信息，单位文书必须继承这些信息，并根据文件处理过程补充相关信息。

- 监督信息，跟踪信息更新过程；发现错误时及时更正。

- 打印文件清单（发文登记簿），按相关规定建立档案保存，或按单位领导要求打印以报告领导。

b) 总局文书：

- 按要求完整更新发文信息。

+ 对于直属单位文书已录入信息的文件：继承直属单位文书已录入的文件信息，检查已有信息，补充已签署发布的文件信息，按要求办理。

如果直属单位文书尚未录入信息，总局文书必须按要求完整录入文件信息。

+ 对于由总局长签署发布的文件：按软件要求完整录入信息；按单位负责人要求，在软件上扫描并附上文件。

+ 对于由单位起草并呈送总局长代授权部长签署的文件：按软件要求完整录入已签署的文件信息，在转交部文书办理发布手续前。

+ 对于由单位起草并呈送总局长签署后呈送部长签署发布的文件：按软件要求完整录入待签署的文件信息，在转交部文书呈送签署前。

- 监督信息，跟踪信息更新过程，跟踪文件处理过程；发现错误时提出更正建议。

- 打印文件清单（发文登记簿），按相关规定建立档案保存，或按单位领导要求打印以报告领导。

c) 部直属单位文书（不包括总局文书）

- 按要求完整更新发文信息。

+ 对于由单位领导签署发布的文件：按软件要求完整录入信息；按单位负责人要求，在软件上扫描并附上文件。

+ 对于由单位领导代签或代授权部长签署的文件：按软件要求完整录入已签署的文件信息，在转交部文书办理发布手续前。

+ 对于由单位起草，单位领导签署后呈送部长签署发布的文件：按软件要求完整录入待签署的文件信息，在转交部文书办理呈送签署手续前。

如果文件由起草人员在起草时已录入初始信息，单位文书必须继承这些信息，并根据文件处理过程补充相关信息。

- 监督信息，跟踪信息更新过程；发现错误时及时更正。

- 每月打印文件清单（发文登记簿），按相关规定建立档案保存，或按单位领导要求打印以报告领导。

d) 部级文书接收呈送部长签署的文件档案：

- 按要求完整更新呈送签署的文件档案信息。

+ 对于呈送部长签署发布的文件档案：继承直属单位文书已录入的文件信息，检查信息，补充文件信息，在办理呈送签署手续前。

如果直属单位文书尚未录入信息，部级文书必须按要求完整录入文件档案信息。

||| 跟踪信息，督促并指导各单位文员更新信息、处理文件的过程。发现错误时修正信息。根据要求向起草人、起草单位或领导提供文件处理过程的信息。

||| 按要求打印文件清单和文件信息以供报告。

||| e) 部门文员发布文件

- 监督信息，跟踪信息更新过程；发现错误时及时更正。

||| + 对于由直属单位领导代签或代行部长职权签署的文件：继承直属单位文员已输入的文件信息，补充已签署文件的信息，并按软件要求发布。如果直属单位文员未输入信息，则必须按要求完整输入文件信息。

||| + 对于呈报部长签署发布的文件：继承直属单位文员或呈报部门文员已输入的文件信息，检查信息，补充已签署文件的信息，并按软件要求发布。如果直属单位文员或呈报部门文员未输入信息，则必须按要求完整输入文件信息。

||| 按要求打印文件清单（发文簿）以建立档案，或打印文件信息以供单位领导报告。

第四章 实施细则

组织实施

条 20. 执行责任

||| 第一条 部办公厅负责普及、指导执行、检查本规定的实施情况。

||| 管理并制定电子办公软件升级计划，使其符合实际情况。

||| 当应用程序在电子办公软件中调整或更改时，向各单位普及和指导。

||| 各单位负责人有责任普及并组织下属单位及成员从2014年1月1日起同步执行本规定。

||| 组织新招聘或调动到单位的成员学习制度并指导使用与电子办公相关的所有内容，一旦分配任务即刻进行。

||| 根据职能和任务分工，各电子办公成员有责任严格执行本规定。

||| 电子办公的执行结果是每年评估集体和个人完成任务情况以及考虑表彰奖励的一个依据。

||| 第二十一章 修改和补充规定

||| 在执行过程中，如遇困难需要修改和补充，建议电子办公成员向农业和农村发展部办公厅反映，以便研究并向部长提出修改和补充本规定的建议。/。