Home › Circular › 16/2023/TT-BNV

Circular No. 16/2023/TT-BNV stipulates the economic and technical standards for correcting paper-based documents

Circular No. 16/2023/TT-BNV stipulates the economic and technical standards for correcting paper-based documents, applicable to agencies and organizations using state budget funds. This document sets labor standards, machinery and equipment, tools, office supplies, and energy requirements necessary for correcting documents.

Document No.16/2023/TT-BNV
Document typeCircular
Issuing authorityMinistry of Home Affairs
Signed byPhạm Thị Thanh Trà — Bộ Trưởng Bộ Nội Vụ
Updated11/06/2026
SectorHome Affairs
FieldRecords and ArchivesState Records and Archives
Issued date15/11/2023
Effective date01/01/2024
Expiry date—
StatusIn effect
✦ Smart summary

Circular No. 16/2023/TT-BNV stipulates the economic and technical standards for correcting paper-based documents, applicable to agencies and organizations using state budget funds. This document sets labor standards, machinery and equipment, tools, office supplies, and energy requirements necessary for correcting documents.

Scope of application

Agencies and organizations using state budget funds implement activities to correct paper-based documents

Key points

  • are agencies and organizations using state budget funds → must apply the economic and technical standards for correcting paper-based documents as prescribed in this Circular (Article 2)
  • Units implementing activities to correct paper-based documents → shall determine labor standards, machinery and equipment, tools, office supplies, and energy requirements necessary for correction according to Appendix I (Article 4)
  • Units implementing activities to correct paper-based documents serving database construction → shall determine labor standards, machinery and equipment, tools, office supplies, and energy requirements necessary for correction according to Appendix II (Article 4)
  • Units implementing activities to correct paper-based documents → shall not exceed the maximum standard set forth in this Circular when establishing economic and technical standards suitable to their actual conditions (Article 5.1)
  • It is encouraged that agencies and organizations implementing activities to correct paper-based documents without using state budget funds apply the economic and technical standards issued with this Circular (Article 5.2)

🌐 Social impact of this document

  • Agencies and organizations using state budget funds will have a basis to manage and implement activities to correct paper-based documents more effectively
  • Applying economic and technical standards helps save costs during the process of correcting documents
  • Units not using state budget funds are also encouraged to apply these provisions to improve the quality of document correction activities

❓ Frequently asked questions

When does Circular No. 16/2023/TT-BNV take effect?

The Circular takes effect from January 1, 2024 (Article 6)

Can units establish their own economic and technical standards?

Yes, units are permitted to establish economic and technical standards suitable to their actual conditions but not exceeding the maximum standards prescribed in this Circular (Article 5.1)

Which document does Circular No. 16/2023/TT-BNV replace?

The Circular replaces Circular No. 03/2010/TT-BNV dated April 29, 2010, issued by the Minister of Home Affairs on economic and technical standards for correcting paper-based documents (Article 6)

Should units not using state budget funds apply this Circular?

It is encouraged that agencies and organizations implementing activities to correct paper-based documents without using state budget funds apply the economic and technical standards issued with this Circular (Article 5.2)

What contents does the Circular regulate?

The Circular regulates economic and technical standards for correcting paper-based documents including procedures; labor standards; machinery and equipment standards; tool standards; material and office supply standards; energy consumption standards for correcting documents (Article 1)

Full text

BỘ HOME AFFAIRS

_____________

Number: 16/2023/TT-BNV

SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM

Independence - Freedom - Happiness

______________________

Hanoi, on 15 the 11 year 2023

CIRCULARAMENDING AND SUPPLEMENTING CERTAIN PROVISIONS OF CIRCULAR NO. 16/2025/TT-BCT DATED FEBRUARY 1, 2025 OF THE MINISTER OF INDUSTRY AND TRADE ON THE OPERATION OF THE COMPETITIVE WHOLESALE ELECTRICITY MARKET

REGULATING ECONOMIC AND TECHNICAL STANDARDS
FOR CORRECTING PAPER-BASED DOCUMENTS

______________________

On the basis of Law on Archives November 11, 2011;

Pursuant to the Government Decree number 32/2019/NĐ-CP dated April 10, 2019 of the Government stipulating the assignment of tasks, ordering or tendering for the provision of public goods and services using state budget funds from regular expenses;June 2024;ng 4 year 2019 of the Government stipulating the assignment of tasks, ordering or tendering for the supply of productsrime Minister cresources;iand servicesi regularly;

Pursuant to Decree No. 32/2019/NĐ-CP dated April 10, 2019 of the Government stipulating the assignment of tasks, ordering goods or services, or tendering for the provision of public products and services using state budget funds from regular expenditure;

Pursuant to Decree No. 63/2022/NĐ-CP dated September 12, 2022 of the Government stipulating the functions, tasks, powers, and organizational structure of the Ministry of Home Affairs;

At the proposal of the Director of the General Office for Archives;

The Minister of Home Affairs issues this Circular regulating economic and technical standards for correcting paper-based documents. reason This Circular regulates economic and technical standards for correcting paper-based documents including procedures; labor norms; machinery and equipment norms; tools and instruments norms; material and office supply norms; energy consumption norms serving the correction of documents.

Article 1. Scope of Regulation

Agencies and organizations using state budget funds implement activities to correct paper-based documents.

Article 2. Applicability

1. Labor norms for correcting paper-based documents are the time consumed for correcting and completing one meter of documents, calculated as the total of direct labor norms, management labor norms, and service labor norms.

Article 3. Explanation of Terms

a) Direct labor norms are the total time spent directly performing the steps of the document correction process;

b) Management labor norms are the total time spent managing the document correction process;

c) Service labor norms are the total time spent performing service work for document correction including serving the correction location; checking equipment, tools, and correction rooms; cleaning the workplace; and security.

2. Machinery and equipment norms and tool norms are the time used to operate machinery and equipment and tools to correct one meter of paper-based documents. Machinery and equipment norms and tool norms are measured in shifts, one shift being equivalent to eight hours.

The usage time of machinery and equipment shall be applied according to the current regulations of the Ministry of Finance regarding guidelines for the management system, depreciation, and amortization of fixed assets at agencies, organizations, units, and fixed assets entrusted by the State to enterprises without considering the State's share in the enterprise's capital.

3. Material and office supply norms and energy consumption norms are the levels of consumption of each type of material, office supplies, and energy to correct one meter of paper-based documents.

4. One meter of documents is the length of one meter of documents arranged vertically and closely together before correction.

5. Loose documents are documents that have not been classified or organized into files.

6. Documents with preliminary file formation are documents that have been grouped according to a specific issue, event, or subject corresponding to a file but do not meet the requirements for file formation and need to be reviewed, supplemented, and corrected.

7. Complexity factor is the level of complexity of documents to be corrected. The level of complexity depends on the requirements that must be addressed during the correction process. The complexity factor is based on the functions, tasks, and authority of the unit forming the archive; diverse document components and complex content; time; language; and physical condition of the documents.

Article 4. Economic and Technical Standards

1. The basis for determining economic and technical standards includes: Document correction procedures; labor norms; machinery and equipment norms; tool norms; material and office supply norms; energy consumption norms; complexity factors.

2. Economic and technical standards for implementing the document correction procedure for paper-based documents (factor 01) apply Appendix I issued along with this Circular.

3. Economic and technical standards for implementing the document correction procedure for paper-based documents serving database construction (factor 01) apply Appendix II issued along with this Circular.

4. Complexity factors apply Appendix III issued along with this Circular.

1. Economic and technical standards for correcting paper-based documents stipulated in this Circular are maximum standards. In cases where necessary, agencies and organizations may establish economic and technical standards suitable to their actual conditions but not exceeding the standards set forth in this Circular.

State-owned enterprises that have been assigned by the Ministry of Agriculture and Rural Development to conduct offshore wind power project surveys before the effective date of this Circular shall continue to implement according to the assigned documents; any new matters arising after the effective date of this Circular shall be implemented in accordance with the provisions of this Circular.

2. It is encouraged for agencies and organizations implementing document correction activities without using state budget funds to apply the economic and technical standards issued along with this Circular.

3. Ministries, ministerial-level agencies, government agencies, provincial People's Committees under the central government, and other related agencies and organizations are responsible for implementing this Circular.

1. This Circular takes effect from January 1, 2024.

Article 6. Effectiveness

2. This Circular replaces Circular No. 03/2010/TT-BNV dated April 29, 2010 of the Minister of Home Affairs regulating economic and technical standards for correcting paper-based documents.

During the implementation of this Circular, if there are difficulties or obstacles, agencies, organizations, and individuals are advised to report to the Ministry of Home Affairs for consideration and decision./.

- Central Committee;

Place of Receipt:
- The Secretariat Party; - State Capital Management Corporation at Enterprises;
- Prime Minister, Deputy Prime Ministers;
- National Assembly's Office;
- President's Office;
- Government Office;
- Central Party Office and Party departments;
- General Secretary's Office;
- Ministries, agencies equivalent to ministries, and government agencies;
- State Audit Agency;
- Supreme People's Procuracy;
- Supreme People's Court;
- National Committee of the Fatherland Front of Vietnam;
- Official Gazette; Government Portal;
- National Financial Supervisory Commission;
- Central agencies of political-social organizations;
- Provincial People's Councils and People's Committees under central jurisdiction;
- Legal Documents Inspection Department (Ministry of Justice);
- Departments of Home Affairs of provinces and centrally-administered cities;
- Ministry of Home Affairs: Minister, Deputy Ministers, agencies and units under the Ministry of Home Affairs;
- To be filed: VT, VTLTNN.
- Ministry of Home Affairs' Official Website;
- To be filed: VT, VTLTNN.

THE MINISTER

 

 

 

Phạm Thị Thanh Trà
This document includes an annex. Download to view the full content.
The original file of this document is being updated. Please read the full text and check back later.

Download

DOCX Download document content (Web version)

The original file of this document is being updated. Please read the full text and check back later.

Relations map

↑ Basis & documents that affect this document
Based on 19
63/2022/NĐ-CP Nghị định số 63/2022/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ Expired 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Expired 60/2021/NĐ-CP Nghị định số 60/2021/NĐ-CP Quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập In effect 32/2019/NĐ-CP Nghị định số 32/2019/NĐ-CP Quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên In effect 36/2025/QĐ-UBND Quyết định số 36/2025/QĐ-UBND Quy định đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng In effect 25/2025/QĐ-UBND Quyết định số 25/2025/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu In effect 48/2025/QĐ-UBND Quyết định số 48/2025/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu In effect 01/2025/QĐ-UBND Quyết định số 01/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công lĩnh vực lưu trữ tài liệu sử dụng ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái In effect 27/2024/QĐ-UBND Quyết định số 27/2024/QĐ-UBND Ban hành Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước trong lĩnh vực Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hậu Giang Expired 49/2024/QĐ-UBND Quyết định số 49/2024/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật đối với các hoạt động dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình In effect 27/2024/QĐ-UBND Quyết định số 27/2024/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật các dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước trong công tác lưu trữ thuộc lĩnh vực nội vụ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long In effect 26/2024/QĐ-UBND Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND Quy định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt trên đi ̣a bàn tỉnh Bình Thuận Expired 32/2024/QĐ-UBND Quyết định số 32/2024/QĐ-UBND Ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kon Tum In effect 09/2024/QĐ-UBND Quyết định số 09/2024/QĐ-UBND Về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của khoản 3 Điều 1 Quyết định số 34/2022/QĐ-UBND ngày 27/10/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định, về việc ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật đối với các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước, thuộc lĩnh vực lưu trữ tỉnh Nam Định In effect 07/2025/QĐ-UBND Quyết định số 07/2025/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực Lưu trữ Expired 05/2025/QĐ-UBND Quyết định số 05/2025/QĐ-UBND Ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ tỉnh Hà Nam In effect 41/2024/QĐ-UBND Quyết định số 41/2024/QĐ-UBND Bãi bỏ Quyết định số 46/2020/QĐ-UBND ngày 26/11/2020 của UBND tỉnh về việc ban hành giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La In effect 31/2024/QĐ-UBND Quyết định số 31/2024/QĐ-UBND Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật đối với các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữtrên địa bàn tỉnh Bắc Kạn Expired 63/2024/QĐ-UBND Quyết định số 63/2024/QĐ-UBND uy định đơn giá chỉnh lý tài liệu nền giấy trên địa bàn tỉnh Tây Ninh Expired
16/2023/TT-BNV
Circular No. 16/2023/TT-BNV stipulates the economic and technical standards for correcting paper-based documents
In effect
↓ Documents affected by this document
Related 15
36/2025/QĐ-UBND Quyết định số 36/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp trực thuộc Sở Tài chính tỉnh Ninh Bình Expired 48/2025/QĐ-UBND Quyết định số 48/2025/QĐ-UBND Phân cấp thẩm quyền phê duyệt và giao nhiệm vụ thực hiện kế hoạch khuyến nông hàng năm trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên In effect 09/2024/QĐ-UBND Quyết định số 09/2024/QĐ-UBND Ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Kinh tế thuộc Ủy ban nhân dân quận Tân Phú In effect 41/2024/QĐ-UBND Quyết định số 41/2024/QĐ-UBND Ban hành Quy chế phối hợp quản lý Nhà nước trong công tác bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng trên địa bàn tỉnh Đắk Nông In effect 46/2024/QĐ-UBND Quyết định số 46/2024/QĐ-UBND Bồi thường, hỗ trợ thiệt hại về nhà, công trình, mồ mả được xây dựng gắn liền với đất khi Nhà nước thu hồi đất trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp Expired 27/2024/QĐ-UBND Quyết định số 27/2024/QĐ-UBND Sửa đổi khoản 2 Điều 3 Quyết định số 11/2022/QĐ-UBND ngày 07/4/2022 của UBND tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Sơn La Expired 49/2024/QĐ-UBND Quyết định số 49/2024/QĐ-UBND Về việc bãi bỏ một phần Quyết định số 17/2016/QĐ-UBND ngày 18/8/2016 của UBND tỉnh quy định chế độ quản lý đặc thù đối với Đội tuyên truyền lưu động, Đội nghệ thuật quần chúng cấp tỉnh và cấp huyện trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa In effect 26/2024/QĐ-UBND Quyết định số 26/2024/QĐ-UBND ban hành quy định tiêu chuẩn chức vụ cán bộ cấp xã và tiêu chuẩn chức danh công chức cấp xã trên địa bàn tỉnh Trà Vinh Expired 32/2024/QĐ-UBND Quyết định số 32/2024/QĐ-UBND Quy định diện tích đất, vị trí, mục đích của công trình xây dựng phục vụ trực tiếp sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Thọ Expired 05/2025/QĐ-UBND Quyết định số 05/2025/QĐ-UBND Ban hành quy định một số nội dung về phát triển và quản lý chợ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên In effect 07/2025/QĐ-UBND Quyết định số 07/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế phối hợp quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh In effect 01/2025/QĐ-UBND Quyết định số 01/2025/QĐ-UBND Bãi bỏ Quyết định của Ủy ban nhân dân Quận 5 In effect 31/2024/QĐ-UBND Quyết định số 31/2024/QĐ-UBND Ban hành Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật để tổ chức xây dựng bảng giá đất, xác định giá đất cụ thể trên địa bàn tỉnh Yên Bái In effect 63/2024/QĐ-UBND Quyết định số 63/2024/QĐ-UBND Ban hành mức bồi thường thiệt hại đối với vật nuôi là thủy sản khi Nhà nước thu hồi đất; đơn giá bồi thường thiệt hại về cây trồng, vật nuôi là thủy sản khi Nhà nước thu hồi đất trên địa bàn tỉnh Sơn La Expired 25/2025/QĐ-UBND Quyết định số 25/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy chế phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa Trung tâm Phát triển quỹ đất tỉnh Thái Nguyên, Chi nhánh Trung tâm Phát triển quỹ đất khu vực với các cơ quan có chức năng quản lý đất đai, cơ quan tài chính và cơ quan, đơn vị khác có liên quan trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên In effect
Replaces 1
03/2010/TT-BNV Thông tư số 03/2010/TT-BNV Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Expired

Click a document to open. A red border = a relation that changes validity.

Translations

This document is available in the following languages:

Tiếng Việt Thông tư số 16/2023/TT-BNV quy định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy 한국어 시행령 제 16/2023/TT-BNV는 종이 기반 문서 정리 경제기술 수준을 규정함 中文 通知第16/2023/TT-BNV号关于纸质底稿整编的经济定额和技术标准