通知第09/2007/TT-BNV号关于专用档案库的规定

 

通知

关于专用档案库的指导

根据二零零三年五月九日政府第45/2003/NĐ-CP号法令关于内务部职能、任务、权限和组织机构的规定；

根据二零零四年四月八日政府第111/2004/NĐ-CP号法令关于《国家档案法》若干条款的具体实施规定的第十四条；

根据总理二零零七年三月二日第05/2007/CT-TTg号指示关于加强档案资料保护和发挥其价值的第二点；

内务部就专用档案库作出如下指导：

第一章 总则

一、调整范围

本通知对专用档案库的要求和技术参数进行规定。

专用档案库是包括档案保管区、业务处理区、行政管理区、设备安装区和公众服务区的建筑。

二、适用对象

本通知适用于使用国家预算资金的机关和组织。

3. 基本要求

专用档案库必须满足以下基本要求：

a) 地点：交通便利；地质稳定，远离地震带；地势较高，排水迅速；远离易燃易爆和污染区域，并预留扩展用地。

b) 结构坚固；确保档案安全保管。

c) 合理设计，符合各种类型档案和业务流程。

d) 符合文化建筑美观要求。

第二章 具体指导

1. 档案保管区

档案保管区应独立设置，限制与通道接触，有独立出入口。根据档案类型合理布置保管区。

a) 建筑面积

档案保管区建筑面积按公式计算：

b) 保管区面积及门向

每个档案保管区的最大面积不超过200平方米，² 包括：档案架面积、行间通道、架前通道、主通道。

档案保管区门向应避开西面。

c) 结构

档案保管区结构必须具有持久承载力，能抵抗里氏7级以上的地震，抵御12级以上台风。

d) 楼板荷载

楼板最小荷载为1700公斤/平方米，² 如果使用固定档案架或2400公斤/平方米，² 如果使用移动档案架。

đ) 地坪

档案保管区地坪需防虫害，平整，耐磨且不产生灰尘。

e) 墙体

档案保管区墙体和各保管区之间的隔墙必须达到一级防火标准（耐火4小时）。

档案保管区墙体可采用以下两种方案之一设计：

- 双层设计：外墙与内墙间隔1.2米形成隔热走廊，防止阳光直射档案保管区并可布置必要设备。

- 单层设计：墙体厚度至少为0.6米。

d) 屋顶

屋顶设计为双层：内层现浇钢筋混凝土，外层为隔热材料。两层之间高度至少为1米，形成通风空间。屋顶坡度约为5%。

đ) 层高

档案库层高净空至少为2.4米。

防热顶层高度约为3.6米。

通风防潮防虫地下室高度从2.1米到2.4米。

e) 门窗

- 出入口和紧急出口门应采用防火材料制成，宽度至少为1米，向外开启。门缝与地面间隙不得超过5毫米。

对于安装了空调的档案保管区，门应保证防止热量流失。

- 窗户：窗户面积占墙壁总面积的约十分之一。如果墙体单层设计，则窗户对称布置；窗户应具备防盗、防虫、防尘、防晒功能，确保最低自然光照强度并允许自然通风。

g) 垂直升降交通

档案库垂直交通包括：

- 主楼梯；

- 安全楼梯，位于保管区尽头，宽1.5米至2.0米。

- 电梯安装在两层以上保管区。电梯设在保管室与工作区交接处。档案电梯有效载重500至800公斤，四周设有防火墙（耐火4小时）。电梯箱尺寸为1.5米x1.8米，门宽至少1.2米。

h) 档案架布局

档案架成双排布置，每排长度不超过10米。档案架垂直于窗户布置，距墙面0.4至0.6米。行间通道宽0.7至0.8米，两端通道宽1.2至1.4米。

i) 库房环境要求

- 温湿度：纸质档案控制并保持在20°C（±2°C）和50%（±5%）湿度；胶片、照片、磁带、光盘等档案温度为16°C（±2°C），湿度为45%（±5%）。⁰- 照度：档案保管区照度为50至80勒克斯。 2⁰- 气体浓度：库房内有害气体浓度：二氧化硫(SO₂)低于0.15毫克/立方米；一氧化氮(NO)低于0.1毫克/立方米；二氧化碳(CO₂)低于0.15毫克/立方米。⁰- 通风：库房内空气流通速度约为5米/秒。⁰k) 档案保护设备

- 保护设备包括：监控摄像头；报警器；自动灭火装置；防盗装置等。

- 档案保管区所需设备包括：档案架、盒、柜等按照国家档案局规定执行；空调和除湿机；温湿度计；通风设备；电扇等。₂2. 其他区域³气体二氧化氮（NO）约0.1毫克/立方米₂) 每立方米约0.1毫克³; 一氧化碳气体约低于0.15毫克/立方米₂ 每立方米约低于0.15毫克³.

- 通风制度：仓库内的空气流通速度应约为5米/秒。

k) 保护和保管设备

- 保护设备包括：监控摄像头；报警装置；自动消防报警和灭火设备；防入侵设备等；

- 保管文献所需的设备包括：档案架、档案盒、档案柜，按照国家档案局规定的标准制作；空调和除湿机；温度和湿度测量工具；通风设备；电风扇等；

二、其他区域

其他区域包括：业务处理区、行政管理区、设备安装区和公众服务区。

业务处理区、行政管理区和设备安装区的总面积不得少于档案库房总面积的50%，公众服务区的面积应等于档案库房的总面积。

a) 业务处理区

业务处理区靠近档案库房，包括以下房间：

- 接收室：该房间位于便于运输档案的位置，并配备有档案架、清洁设备和运输工具。

- 消毒室：该房间靠近接收室，设计符合冷冻或真空消毒方法的要求，并配有相应的消毒设备。

- 去酸室：配有去酸设备。

- 整理室：靠近接收室和无价值档案存放室，配备适合各种类型档案的整理设备。

- 无价值档案存放室：靠近运输车辆通道，靠近整理室，并配备有无价值档案架。

- 修复和复制室：布置在通风良好、照明充足的地方；配备适合各种类型档案的修复和复制设备；设有热水、冷水供应和排水系统。

- 复制保险副本室：微缩胶片拍摄室、冲洗室、微缩胶片检查室，配备相应设备；设有热水、冷水供应和污水处理系统。

b) 设备安装区

包括安装中央空调系统、监控和保护设施等房间。

c) 行政管理区包括适合机构规模的房间：

- 办公室；

- 会议室；

- 客厅；

- 安全保卫室；

- 职工和读者停车场；

- 辅助设施：大门、花园、树木、围墙、变电站、水池、卫生间等。

d) 公众服务区

包括以下房间：

- 阅览室：阅览室面积根据读者数量而定，每人至少5平方米。阅览室柱子少，隔音效果好，通风良好，光线充足，配备检索工具如目录、计算机和其他检索书籍。²- 特殊阅览室：用于视听资料、微缩胶片阅读等，适用于不同类型的读者。

- 档案临时保管室：靠近阅览室，用于存放已登记但未阅读或正在阅读中的档案。

- 拷贝室：靠近阅览室。

- 会议室：用于研讨会、放映电影、组织会议。配备移动式音响、屏幕和桌椅，以适应不同的用途。

- 展览室：空间宽敞，配备固定和移动照明设备。内部空间可通过不燃且可拆卸的展板进行调整。

- 存放公众物品室：靠近阅览室、展览室和安全保卫室。

3. 其他要求

a) 电气系统

库房内的照明和外部防护用电系统独立设置；设有整个库房和每层楼的总开关。库房内的电线必须符合国家技术安全标准。

b) 给排水系统

给水和排水系统独立设置。

不得将供水设备安装在库房顶层或屋顶。给水管路必须密封，无泄漏，不得穿过档案库房。

排水系统必须确保快速排放，包括屋顶和墙面。

c) 防火防爆要求

库房必须配备齐全的防火防爆设备和防雷设施；设有逃生楼梯。库房周围必须设有消防车通道和消防水源。

为防止火灾并保护档案，档案保管区只能使用干粉或气体灭火器。

防火和灭火设备必须符合国家现行标准。

库房的设计施工图必须经过专业防火灭火部门审批。

d) 各区域之间的交通要求

- 必须保证档案材料在各区域之间运输方便，方便公众查阅档案，特别是方便残疾人通行；同时方便消防。

- 读者通道应单独设置。

III. 应用指南

1. 新建专用档案库房的情况

a) 各单位新建专用档案库房时，必须按照本通知的指导要求进行。注意以下几点：

- 关于规模选择：根据档案机构的功能、任务和权限，以及提交保存的档案数量和种类来确定合适的规模。专用档案库房分为以下几种规模：

类型1：保存10公里以上的档案架，建筑面积不少于3200平方米。

类型2：保存7至9公里的档案架，建筑面积为2190至2820平方米。².

类型3：保存4至6公里的档案架，建筑面积为1245至1875平方米。 5年以上².

类型4：保存1至3公里的档案架，建筑面积为312至936平方米。².

- 确定规模依据如下：².

+ 当前库房内实际保存的档案数量；

+ 已到期但尚未归档的实际保存在提交源中的档案数量；

+ 预计未来30至50年内从提交源中收集到的档案数量；

+ 预计从个人处收集或捐赠的档案数量。

- 关于项目设计：

- 关于设计项目：

对于规模较小的专业档案库，在设计时，行政区域和公共服务区的一些房间可以合并或不设置，视实际情况而定。

b) 在编制档案库建设项目的过程中，各单位可以参考建设部发布的《省级国家档案中心—纸质档案库》和《省级国家档案中心—行政、使用文献和技术区》典型设计，具体为建设部2023年6月10日第679号决定和2000年11月2日第22/2000/QĐ-BXD号决定。

2. 改造升级为专业档案库的情况

对于已经设有档案库但规模较小，无法满足本通知指导要求的单位，或者在改造旧办公场所为专业档案库的情况下，特别需要注意的问题包括：楼板承重、门、窗、电力系统、供水排水系统、文件运输车辆入口、消防车入口等。

3. 设在机关、组织办公地点内的档案库

a) 对于一般机关、组织应注意以下主要问题：

- 关于位置：选择符合安全保护和保管要求的档案库房；档案库房不应设在办公楼地下室或顶层；避免朝西的门窗，远离潮湿、污染、易燃易爆区域。档案库房应靠近电梯或楼梯，便于文件运输。

- 关于档案库房面积：确保有足够的空间来保管文件。

- 关于档案库房环境：确保温度、湿度、光照、灰尘、有毒气体等条件符合本通知第二部分第一项的规定。

- 档案库房内的电力系统必须绝对安全。

- 设置独立的阅览室，与档案保管库分开。

b) 对于乡、镇、街道办事处

- 档案库房应在政府办公楼内设置一个独立房间，最小面积为20平方米。².

- 档案库房的位置应避开潮湿或直接暴露在阳光下的地方。

- 档案库房必须坚固，能够防止入侵、风暴、洪水、老鼠、白蚁和其他害虫。

- 档案库房内部环境必须保持清洁通风。

- 配备足够的符合标准的文件柜、文件夹、文件盒、文件袋。

- 配备足够的防火灭火设备。

IV. 组织实施

1. 各部委、直属机构、政府机关、各省、自治区人民政府负责向其管辖范围内的机关、组织传达并执行本通知。

2. 本通知自发布之日起15日后生效。废除与此通知规定和指南相冲突的所有先前规定和指南。

3. 在执行过程中，如遇任何问题，请各机关、组织向民政部反映解决。