令第111/2004/ND-CP详细规定了国家档案法若干条款的实施

令

本规定详细实施国家档案法的若干条款

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中华人民共和国国务院

根据2001年12月25日《政府组织法》；
根据二〇〇一年四月四日颁布的《国家档案条例》；
根据内务部长的提议，

令

章 I

总则

本通知附带制定地质基础调查、矿产地质调查和矿产勘查钻探工程经济和技术定额。 调整范围和对象

本法令详细规定了国家档案法中关于档案工作和档案材料管理的内容，适用于国家机关、政治组织、政社组织、社会团体、行业社团、经济组织和人民武装单位（以下统称机关、组织和个人）。

条 2. 国家档案馆档案组成部分

1. 党中央档案组成部分由有权党的机构规定。

2. 国家档案馆档案组成部分包括：

a) 越南民主共和国和越南社会主义共和国国家机关和组织的档案材料；

b) 越南南方共和临时革命政府及其在1975年4月30日前的其他革命政权机关和组织的档案材料；

c) 越南封建制度机关和组织的档案材料；

d) 在1975年4月30日前侵越殖民帝国机关和组织的档案材料；

đ) 越南共和国机关和组织的档案材料；

e) 根据法律规定其他组织的档案材料；

g) 历史人物和杰出家庭、宗族的档案材料。

条 3. 个人、家庭、宗族的私人档案

1. 符合国家档案法第1条规定具有价值的杰出个人、家庭、宗族（以下简称个人）的私人档案包括：

a) 个人简历、家谱、族谱、证书；

b) 科学研究著作、创作作品；

c) 个人的政治和社会活动档案材料；

d) 通信往来信件；

đ) 关于个人的研究文章或个人收集的文章；

e) 个人或关于个人的电影、照片、录音、录像资料，由个人收集或获得；

g) 个人收集的特殊出版物。

2. 个人档案登记和保护的规定如下：

a) 历史档案有责任执行本条第1款规定的个人档案登记和保护；

b) 当需要保护档案时，个人或代表家庭、宗族到最近的历史档案处进行登记；

c) 对于已经登记保护的档案，历史档案有责任帮助个人安全保管这些档案；

d) 个人私人档案登记保护的标准和程序由内务部长规定。

3. 个人私人档案的捐赠、寄存和出售

a) 个人、家庭、宗族决定将私人档案捐赠、寄存或出售给哪个历史档案；

b) 已捐赠给历史档案的个人档案属于国家所有。捐赠者优先使用这些档案；

c) 寄存在历史档案中的个人需支付保管费用，除非该档案已登记保护；

d) 使用寄存档案必须得到档案所有者的书面同意；

đ) 个人档案的买卖按照协商价格或通过拍卖进行。如果多个竞标者出价相同，则历史档案优先购买；

4. 个人档案移往国外

a) 如果个人希望将国家登记保护的私人档案移往国外，在转移前必须向历史档案提供档案以制作副本；

b) 涉及国家机密的个人档案不得移往国外。

组织实施 档案活动投资经费

1. 投资资金来源包括：

a) 国家预算；

b) 档案利用费收入；

c) 国内外组织和个人的资助。

2. 投资项目包括：

a) 档案库房建设与改造；

b) 购置档案保管设备；

c) 收集国内外珍贵稀有档案材料；

d) 购买符合国家档案法第1条规定价值的个人、家庭、宗族和其他组织的档案材料；

đ) 分类整理、确定档案价值；

e) 实施档案保管技术；

g) 修复档案；

h) 制作档案副本；

i) 发布、公告、介绍、展览档案；

k) 研究应用科学技术于档案工作；

l) 法律规定的其他投资项目。

3. 机关、组织负责人应确保为本条第2款规定的投资项目提供资金。

章 II

档案收集、保管和开发使用

第五条。 收集现行档案

每年，现行档案部门负责：

1. 制定档案收集计划；

2. 协同各单位和个人确定需要收集的档案；

3. 指导各单位和个人准备提交的档案并编制“提交档案目录”；

4. 准备档案接收仓库和相关设施；

5. 组织档案接收并编制“档案交接单”。

“提交档案目录”和“档案交接单”按国家档案总局统一格式编制两份，提交单位或个人和机关、组织档案部门各保存一份。

条6. 收集历史档案

1. 中央档案馆档案收集权限由有权党的机构规定。

2. 国家档案馆档案收集权限规定如下：

a) 各国家级档案中心有权收集以下机关和组织形成的档案：

越南民主共和国和越南社会主义共和国中央国家机关和组织；

各部、联区、区、特区的国家机关和组织；

中华民国越南南方革命政府中央机关及1975年4月30日前其他革命政权的中央机关和其他组织；

由国务院总理、部长、相当于部级的机关首长、政府所属机关首长决定成立的国有企业及其他经济组织，依照法律规定；

越南封建制度的机关和组织；

1975年4月30日前在越南领土上侵略的殖民地、帝国主义制度的机关和组织；

越南共和中央机关及其他组织在1975年4月30日前的机关和组织；

法律规定的其他组织；

自愿捐赠、寄存或出售档案资料的个人、家庭、家族；

b) 省（直辖市）档案馆（以下统称省档案馆）、县（市辖区、县级市）档案馆（以下统称县档案馆）有权收集下列机关、组织形成的档案资料：

同级地方国家机关和组织；

1975年4月30日前同级越南共和国机关和其他组织的地方机关和组织；

由省级人民政府主席决定成立的国有企业及其他经济组织，依照法律规定；

法律规定的其他组织；

自愿捐赠、寄存或出售档案资料的个人、家庭、家族；

3. 各机关、组织的责任：

a) 按照本决定第七条规定的期限向历史档案馆移交档案。如机关、组织希望保留已到移交期限的档案和文件，须经有权限收集该档案的历史档案馆书面同意；

b) 根据档案或保管单位统计形成“移交档案目录”；

c) 完整移交档案盒、袋及相关检索工具；

d) 将档案运送至移交地点。

4. 历史档案馆的责任：

a) 制定档案收集计划；

b) 与现行档案馆合作选择需要收集的档案；

c) 指导现行档案馆准备移交档案；

d) 准备仓库和接收档案所需的设备；

e) 组织接收档案并编制“档案交接清单”；

“移交档案目录”和“档案交接清单”应按照国家档案局和文书局指导的统一格式制作两份，机关、组织档案和历史档案馆各保存一份。

5. 各级历史档案馆接收档案来源机关、组织的标准由内务部部长规定。

国家档案中心接收档案来源机关、组织的名单由国家档案局和文书局局长批准。

省、县档案馆接收档案来源机关、组织的名单由同级人民政府主席批准。

各级历史档案馆接收档案的内容按国家档案局和文书局局长的指导执行。

条7. 移交档案给历史档案馆的时间

1. 行政文件、科学研究文件、科技应用文件、基本建设文件：自中央机关、组织现行档案馆接收之日起十年；自地方机关、组织现行档案馆接收之日起五年。

2. 影片、照片、电影胶片；微缩胶卷；录音、录像文件及其他文件：自机关、组织现行档案馆接收之日起两年。

3. 国防、公安、外交部门的文件：自机关、组织现行档案馆接收之日起三十年，但未解密和仍有现行价值的文件除外。

条 8. 其他机关、组织档案管理

不属于国家档案中心、省档案馆和县档案馆接收范围的机关、组织形成的档案，根据本决定和相关法律规定，在机关、组织档案中进行管理。

条9. 在分立、合并和改变所有制形式时的档案管理

分立、合并机关、组织和行政单位；国有企业改变所有制形式的档案管理由内务部部长规定。

条10. 整理档案

1. 各机关、组织负责整理自己的档案。

2. 整理后的档案必须达到以下要求：

a) 分类并形成完整的档案卷宗；

b) 对现行档案确定保管期限；对历史档案确定永久保存的档案和无价值需销毁的档案；

c) 系统化档案卷宗；

d) 编制档案卷宗目录；

e) 编制无价值需销毁的档案清单。

3. 整理档案业务操作按国家档案局和文书局局长的指导进行。

条 11. 确定档案价值

1. 确定档案价值必须达到以下要求：

a) 确定永久保存的档案和有期限保存的档案；

b) 确定无价值需销毁的档案。

2. 发布档案保管期限表

a) 国家档案局和文书局局长发布典型档案保管期限表；

b) 中央主管机关、行业负责人在与国家档案局和文书局局长协商一致后发布专业档案保管期限表。

3. 确定档案价值委员会

a) 在确定档案价值时，各机关、组织必须成立确定档案价值委员会。委员会的任务是为机关、组织负责人提供关于决定的咨询：

文件目录及应保存的文件清单；

无价值文件清单。

（二）确定文件价值委员会的组成包括：

中央机关、组织的办公厅主任；省、县人民政府办公室主任以及其它机关、组织负责人的副职：主席；

持有文件单位的领导代表：委员；

机关、组织档案代表：委员。

（三）委员会的工作方式如下：

委员会成员分别审查本条第三款第（一）项规定的文件；对于无价值文件清单，需实际检查文件；

- 委员会集体讨论并按多数表决；

- 审批记录，并提交机关、组织负责人决定。

条12. 销毁无价值文件

一、销毁前对无价值文件进行审核

对于销毁前对无价值文件进行审核的规定如下：

（一）国家文书和档案总局审核国家级档案中心和向国家级档案中心提交归档文件的机关、组织的文件；

（二）省级档案部门审核省级、县级档案和向省级档案部门提交归档文件的机关、组织的文件；

（三）县级档案部门审核向县级档案部门提交归档文件的机关、组织和乡级的文件；

（四）上级机关、组织档案部门审核不属于历史档案范围的下属单位的文件。

二、决定销毁无价值文件的权限

（一）国家文书和档案总局局长决定销毁国家级档案中心保管的无价值文件；

（二）部长、相当于部长的机关首长、政府直属机关首长以及其他向国家级档案中心提交归档文件的机关、组织负责人在收到国家文书和档案总局局长书面审核意见后决定销毁机关、组织的无价值文件；

（三）省人民政府主席决定销毁省级档案保管的无价值文件；

（四）向省级档案部门提交归档文件的机关、组织负责人在收到省级档案部门书面审核意见后决定销毁机关、组织的无价值文件；

（五）县人民政府主席在收到省级档案部门书面审核意见后决定销毁县级档案保管的无价值文件；

（六）向县级档案部门提交归档文件的机关、组织负责人在收到县级档案部门书面审核意见后决定销毁机关、组织的无价值文件；

（七）乡人民政府主席在收到县级档案部门书面审核意见后决定销毁乡级的无价值文件；

（八）不属于向国家级档案中心、省级档案部门、县级档案部门提交归档文件的机关、组织负责人在收到上级直接机关书面审核意见后决定销毁机关、组织的无价值文件。

三、销毁无价值文件

（一）销毁无价值文件必须在有权人作出书面决定后才能执行；

（二）销毁文件时必须彻底消除文件信息；

（三）销毁文件必须形成记录，由执行人员和持有文件的机关、组织确认；

（四）关于销毁无价值文件的记录必须由被销毁文件的机关、组织保存至少二十年，自文件销毁之日起算。

四、销毁无价值文件按照国家文书和档案总局局长的指导进行。

条 13. 国家档案统计

一、档案统计对象包括：档案文件统计、档案库房统计、档案保护设备统计和档案工作人员统计。

二、档案统计按定期制度进行。年度档案统计数据从每年1月1日零时至12月31日二十四时计算。

三、报送档案统计报告的规定如下：

（一）中央：各单位向上级直接机关报送报告。各部委、相当于部委的机关、政府直属机关和中央组织汇总数据并向国家文书和档案总局报送报告；

（二）地方：乡人民政府、县级各部门和机关、组织向县级档案部门报送报告；县级、市级各部门和机关、组织向省级档案部门报送报告。省级档案部门汇总数据并向国家文书和档案总局报送报告。

四、各机关、组织按照国家统计局总局长和民政部部长规定的报表格式和期限执行档案统计报告制度。

条14。 档案文件保管

一、机关、组织的档案文件必须在档案库房内安全保管。

机关、组织负责人负责指导实施以下档案文件保管规定：

（一）按照规定标准建设或安排档案库房；

（二）采取防火、防爆措施；防自然灾害措施；防盗、保密措施针对档案库房和档案文件；

（三）配备齐全的技术设备和档案文件保护工具；

（四）保持适合不同类型档案文件的温度、湿度和光照；

（五）采取防虫、防霉、去酸和其他损害档案文件因素的措施；

（六）修复或复制损坏或可能损坏的档案文件；

（七）对特别珍贵稀有的档案文件实行保险制度。

四、各类档案库房的标准由民政部部长规定。

五、档案文件保管技术按照国家文书和档案总局局长的指导进行。

条 15. 机关、组织和个人在利用、使用档案文件中的权利和责任

1. 主体、组织和个人可以按照法律规定开发利用国家档案馆的档案资料，以满足其工作需求、科学研究和其他正当需要。

2. 主体、组织和个人在开发利用档案资料时，应当严格遵守档案保管单位和相关法律法规关于档案使用的规定。

3. 主体、组织和个人在开发利用档案资料时，应按照法律规定支付档案开发和利用费用。

条16。 档案特别珍贵稀有目录的审批权限

1. 各国家档案馆的特别珍贵稀有档案目录由国家档案局局长沙龙批准。

2. 省级和县级档案馆的特别珍贵稀有档案目录由同级人民政府批准。

特别珍贵稀有的档案标准由民政部部长规定。

条17. 国家档案馆档案开发利用的审批权限

1. 国家档案馆负责人负责审批该馆保存的档案开发利用，但涉及国家机密和特别珍贵稀有档案除外。

2. 国家档案局局长负责审批国家档案馆保存的特别珍贵稀有档案的开发利用。

3. 地方省级或县级人民政府负责审批地方历史档案馆保存的档案开发利用。

4. 各机关、组织负责人负责审批本机关、组织档案库房保存的档案开发利用。

条18. 档案开发利用程序

1. 历史档案馆档案开发利用程序

a) 因公务目的到历史档案馆开发利用档案者须持有所在机关、组织出具的申请书或介绍信；因个人目的须提交档案使用申请书并出示身份证或护照（如为外国人）；进行专题研究还需提供研究提纲。

b) 因公务目的通过间接或远程方式获取档案信息者须持有所在机关、组织出具的申请书；因个人目的须提交档案信息获取申请书并附有所在机关、组织或居住地政府确认。

2. 当前档案馆档案开发利用程序

当前档案馆档案开发利用程序由各机关、组织负责人制定。

条19. 将国家档案馆档案带出国境的审批权限

1. 国家档案局局长负责审批国家档案馆保存的广泛使用的档案带出国境。

2. 省级人民政府负责审批省级档案馆保存的广泛使用的档案带出国境。

3. 县级人民政府负责审批县级档案馆保存的广泛使用的档案带出国境。

4. 其他机关、组织负责人负责审批本机关、组织保存的广泛使用的档案带出国境。

5. 国务院总理负责审批特别珍贵稀有的档案带出国境。

条20. 档案复制

1. 负责审批档案开发利用的人员有权批准档案复制。

2. 档案复制必须由直接管理档案的机关、组织实施。

条 21. 国家档案馆档案公布的审批权限

1. 国家档案局局长负责审批国家档案馆保存的广泛使用的档案公布。

2. 省级或县级人民政府负责审批省级或县级档案馆保存的广泛使用的档案公布。

3. 各机关、组织负责人负责审批本机关、组织保存的广泛使用的档案公布。

档案公布的规则和程序由民政部部长规定。

条22. 国家机密档案和越南共产党档案的开发利用、公布和带出国境的审批权限

1. 开发利用、公布和将国家机密档案带出国境的审批权限依照现行保护国家机密的法律规定执行。

2. 开发利用、公布和将越南共产党档案带出国境的审批权限由党授权机构规定。

章 III

档案管理

条 23. 档案管理职责

1. 民政部对国务院负责，实施全国档案管理工作。

国家档案局协助民政部部长实施全国档案管理工作。

2. 各部委、直属机构和政府机关对其下属机关、组织实施档案管理，内容如下：

a) 制定并指导实施本部门、行业的档案发展规划；

b) 根据法律规定，制定、指导和检查下属机关、组织的档案制度和规定；

c) 按规定进行档案统计；

d) 统一专业业务管理下属机关、组织的档案；

đ) 组织和指导科学技术在档案活动中的应用；

e) 组织档案工作人员培训和继续教育；管理档案工作的表彰奖励工作；

g) 直接收集、保存和组织使用机关活动中形成的档案；

h) 组织档案活动的总结评估。

3. 地方省级或县级人民政府在其管辖范围内实施档案管理，内容如下：

a) 制定并指导实施地方档案发展规划；

b) 根据法律规定，制定、指导和检查地方机关、组织的档案保管制度和规定的执行情况；

c) 按规定进行档案统计；

d) 统一管理地方机关、组织的专业档案业务工作；

đ) 组织并指导在档案工作中研究和应用科学技术；

e) 组织档案工作人员培训和继续教育；管理档案工作的表彰奖励工作；

g) 直接收集、保存并组织使用由地方历史档案馆接收的地方机关、组织在运作过程中形成的档案材料；

h) 组织档案活动的总结评估。

4. 每个机关、组织必须设立现行档案机构来管理本单位的档案文件。现行档案机构的任务是：

a) 指导机关、组织的工作人员建立档案和准备提交给现行档案机构的档案文件；

b) 收集到期应存入现行档案机构的档案文件；

c) 分类、整理、确定价值、统计和排列档案文件；

d) 保护和安全保管档案文件；

đ) 提供利用档案文件的服务；

e) 选择应提交给历史档案馆的档案文件，并按照规定程序销毁已失去价值的文件；

条24。 各级国家档案组织的机构设置和职能任务根据政府的规定和内务部长的指导实施；

章 IV

奖励、处理违规行为及申诉、举报

条 25. 条||| 奖励

具有以下成绩之一的机关、组织和个人将依法受到奖励：

1. 完成出色地完成国家档案的收集、保护、安全保管和有效利用任务；

2. 发现并向档案机构移交或捐赠有价值的档案和特别珍贵的档案；

3. 及时发现并举报非法占有、损坏或擅自销毁国家档案的行为。

条26. 违规处理

违反本条例和其他有关档案的法律法规规定的，根据违法行为的性质和程度，依法给予纪律处分、行政处罚或者追究刑事责任；

条27。 申诉、控告及处理申诉、控告

1. 组织和个人有权对违反档案领域法律法规的行为提出申诉；

2. 个人有权对违反档案领域法律法规的行为进行检举；

3. 档案领域的申诉和检举处理依照法律法规的规定进行；

章 V

实施条款

第二十八条. 生效日期

1. 本决定自发布之日起15日后生效。

2. 废除由政府第142/CP号令于1963年9月28日发布的关于公文和档案工作的章程中的第二部分——档案工作，以及与本条例规定相抵触的先前规定；

第二十九条。 实施细则

内务部部长负责指导实施和监督本条例的执行；

条 30. 实施责任

内务部长、各部级部门首长、政府直属部门首长、各省、直辖市人民政府主席负责执行本条例。