QUYẾT ĐỊNH SỐ 35/2021/QĐ-UBND BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị

truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/ 11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017;

Căn cứ Công văn 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống HNTH; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy trình tạm thời Tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 2344/TTr-STTTT ngày 02 tháng 11 năm 2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 01 năm 2022 và thay thế Quyết định số 19/2018/QĐ-UBND ngày 29/5/2018 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Giám đốc doanh nghiệp viễn thông, Giám đốc Công ty Điện lực Thanh Hóa; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống

Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa
(Ban hành kèm theo Quyết định số 35/2021/QĐ-UBND

ngày  tháng  năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Thanh Hóa để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các buổi làm việc, tập huấn, giao ban, bồi dưỡng chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là cuộc họp) giữa các cơ quan, đơn vị Trung ương với tỉnh; giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã; giữa các cơ quan, đơn vị cấp huyện với cấp xã.

2. Đối tượng áp dụng:

- Các cơ quan Nhà nước, cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc (MTTQ) và các Đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa;

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTHTT): Là hình thức hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

2. Hệ thống HNTHTT từ Chính phủ đến cấp xã: Là hệ thống liên kết giữa các hệ thống HNTHTT của Chính phủ với hệ thống HNTHTT cấp tỉnh để kết nối từ Chính phủ liên thông 4 cấp hành chính phục vụ chỉ đạo, điều hành công việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

3. Hệ thống HNTHTT tỉnh Thanh Hóa: Là hệ thống kết nối điểm cầu chính và các điểm cầu cuối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

4. Điểm cầu Trung tâm: Là nơi lắp đặt thiết bị quản lý đa điểm cầu (MCU) và được cài đặt phần mềm để kết nối, điều khiển các điểm cầu cuối nhằm thiết lập hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt và quản lý tại Sở Thông tin và Truyền thông.

5. Điểm cầu chính: Là điểm cầu được sử dụng để chủ trì mỗi cuộc HNTHTT cụ thể; Điểm cầu chính có thiết bị và được cài đặt phần mềm có thể điều khiển và cho phép các điểm cầu cuối tương tác để tham gia HNTHTT.

6. Điểm cầu cuối: Là các điểm cầu không phải điểm cầu chính, được lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu chính và các điểm cầu khác thuộc hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu cuối được đặt tại các sở, ban, ngành, công sở cấp huyện, công sở cấp xã.

7. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTHTT đạt kết quả tốt.

8. Thời gian kết nối điểm cầu trong phiên họp: Là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã trong phiên họp.

9. Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp: Là đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị phòng họp các cấp.

10. Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp: Là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan đơn vị nhà nước được phân công quản lý, vận hành hệ thống thiết bị tại các phòng họp.

11. Mạng truyền số liệu chuyên dùng: là mạng có “đường truyền riêng, tốc độ cao, an toàn bảo mật” sử dụng cho việc kết nối đường truyền trong các phiên Hội nghị trực tuyến từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã và ngược lại.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống HNTHTT

Để tổ chức các cuộc họp với Trung ương và giữa các cơ quan, đơn vị các cấp trên địa bàn tỉnh,… nhằm bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý và sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Các điểm cầu được trang bị hệ thống HNTHTT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị đầu cuối phục vụ các cuộc họp, phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Sử dụng mạng riêng cho HNTHTT kết nối các điểm cầu (không kết nối với các phân hệ khác), chất lượng đường truyền phải luôn luôn ổn định. Ưu tiên sử dụng tối đa năng lực hạ tầng, đường truyền số liệu chuyên dùng.

3. Cơ quan, đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống HNTHTT có trách nhiệm phối hợp với doanh nghiệp viễn thông cung cấp đường truyền (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp viễn thông) đảm bảo chất lượng đường truyền, phối hợp với Công ty Điện lực Thanh Hóa đảm bảo nguồn điện ổn định phục vụ các cuộc họp tốt nhất.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Quy định đối với các phòng họp trực tuyến

1. Các điều kiện kỹ thuật tại phòng họp trực tuyến phải đáp ứng các yêu cầu tại Công văn 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống HNTH; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến.

2. Đảm bảo các điều kiện an toàn về phòng cháy, chữa cháy được quy định tại Nghị định số 136/2020/NĐ-CP ngày 24/11/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Phòng cháy và chữa cháy và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Phòng cháy và chữa cháy.

3. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu chính:

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng Tỉnh ủy: Phục vụ các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng UBND tỉnh: Phục vụ các HNTHTT do UBND tỉnh chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến tại Sở Thông tin và Truyền thông: Phục vụ các cuộc họp do HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành; Mặt trận Tổ quốc và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức.

4. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu cuối:

- Phục vụ các huyện ủy, thị ủy, thành ủy; HĐND, UBND cấp huyện, MTTQ và đoàn thể cấp huyện tham gia HNTHTT; HĐND, UBND cấp xã, MTTQ và đoàn thể cấp xã tham gia HNTHTT.

- Phòng họp trực tuyến phải được ưu tiên sử dụng phục vụ cho các phiên họp trực tuyến theo lịch tổ chức HNTHTT của đơn vị chủ trì gửi thông báo.

Điều 6. Các yêu cầu về đảm bảo an toàn thông tin

1. Phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định tại khoản 3, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT- BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017; Có cổng kết nối đáp ứng các yêu cầu an toàn quy định tại Thông tư 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Thiết lập cơ chế bảo đảm an toàn thông tin trong vận hành điều khiển hệ thống MCU, thiết bị liên quan (chỉ mở các cổng kết nối, dịch vụ cần thiết; cập nhật bản vá bảo mật trước khi đưa vào sử dụng; sử dụng cơ chế mã hóa tiêu chuẩn để truy cập điều khiển từ xa; phân quyền truy cập phù hợp cho người vận hành, điều khiển ...).

3. Chủ quản và đơn vị vận hành hệ thống HNTHTT và doanh nghiệp viễn thông chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hóa) và thiết bị HNTHTT tại các điểm cầu do đơn vị mình đảm nhiệm.

4. Trường hợp hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước tổ chức bằng hình thức truyền hình trực tuyến phải bảo vệ đường truyền theo quy định pháp luật về cơ yếu.

5. Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp và điều hành từ điểm cầu chính, bảo mật thông tin đối với các phiên họp không được phổ biến nội dung cuộc họp ra bên ngoài.

6. Không được tự ý di chuyển thiết bị, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

7. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Điều 7. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT

1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức cuộc họp.

2. Các cuộc họp được tổ chức trên hệ thống HNTHTT của tỉnh:

a) Cuộc họp do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Thanh Hóa là điểm cầu cuối;

b) Cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.

c) Cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị cấp huyện với các cơ quan, đơn vị cấp xã.

3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp xác định dựa trên nội dung công việc phải giải quyết.

Điều 8. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp phải đăng ký với các đơn vị quản lý điểm cầu chính trước 02 (hai) ngày làm việc tính tới ngày tổ chức cuộc họp chính thức để bố trí, sắp xếp tránh trùng lặp. Trường hợp cần tổ chức cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai, dịch bệnh…) đơn vị chủ trì cuộc họp phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho các đơn vị quản lý điểm cầu chính để phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các doanh nghiệp viễn thông, Công ty Điện lực và các đơn vị liên quan để kịp thời chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Khi nhận được đăng ký, các đơn vị quản lý điểm cầu chính có trách nhiệm xem xét, bố trí phòng họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Trên cơ sở ý kiến đồng ý của các đơn vị quản lý điểm cầu chính, cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm phát hành văn bản mời họp. Các đơn vị quản lý điểm cầu chính có trách nhiệm thông báo đến các huyện, thị xã, thành phố để phối hợp, bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với đơn vị quản lý điểm cầu chính để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp.

2. Cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu cuối liên hệ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính và doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó tiến hành vận hành thử hệ thống trước 01 ngày và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.

3. Điểm cầu chính và các điểm cầu cuối phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển thiết bị của hệ thống HNTHTT, trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian họp chính thức.

4. Trường hợp có yêu cầu tổ chức cuộc họp ở hội trường lớn, có số lượng đại biểu tham dự đông (số lượng đại biểu nhiều hơn số lượng chỗ ngồi trong phòng họp tại các điểm cầu), cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu phối hợp doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó trong việc di chuyển thiết bị, đường truyền đảm bảo phục vụ tốt cho cuộc họp.

5. Điểm cầu chính tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT tại các điểm cầu cuối để thuận tiện cho việc đăng ký phát biểu và hỗ trợ kỹ thuật.

6. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, cần kiểm tra, xử lý, không thể tổ chức được cuộc họp theo như thời gian đã thông báo thì cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính trao đổi với cán bộ kỹ thuật điểm cầu cuối và doanh nghiệp viễn thông để dự kiến chính xác thời gian tiến hành họp được và báo cho cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp biết, thông báo đến các đại biểu dự họp.

Điều 10. Trách nhiệm của các điểm cầu trong cuộc họp

1. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

b) Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu, cán bộ kỹ thuật của các doanh nghiệp viễn thông để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

2. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu cuối tham gia cuộc họp:

a) Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu chính điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;

b) Tham gia vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chính;

c) Điều chỉnh camera phù hợp với vị trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu;

d) Không kết nối trực tiếp tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính;

e) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính, cán bộ kỹ thuật của doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó để kiểm tra nguyên nhân và có giải pháp xử lý, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách, đồng thời báo cáo bộ phận phụ trách điểm cầu chính để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế;

g) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính bằng điện thoại, Zalo hoặc các hình thức liên lạc khác.

3. Kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở điểm cầu chính và các điểm cầu cuối kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị trước và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Điều 11: Quy trình tổ chức, vận hành hệ thống

Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm xây dựng Quy trình tổ chức, vận hành hệ thống HNTHTT trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh

1. Trực tiếp quản lý hệ thống thiết bị HNTHTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại các đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTHTT, sắp xếp lịch họp HNTHTT trình Thường trực Tỉnh ủy (đối với các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì) hoặc trình Thường trực UBND tỉnh (đối với các HNTHTT do UBND tỉnh chủ trì).

2. Bố trí 02 cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành, sử dụng các thiết bị HNTHTT; phối hợp với các điểm cầu kết nối các thiết bị đầu cuối, kiểm tra đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh hoàn tất chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống trang thiết bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Làm đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTHTT của toàn tỉnh; trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thiết bị được lắp đặt ở phòng họp trực tuyến của Sở Thông tin và Truyền thông; đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành và sử dụng có hiệu quả hệ thống thiết bị tại các điểm cầu; tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật, cán bộ lãnh đạo tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT và thông báo cho các điểm cầu, đơn vị liên quan biết để thuận tiện liên hệ, phối hợp.

2. Tiếp nhận đăng ký và sắp xếp lịch họp do HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tại điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành, sử dụng các thiết bị phục vụ các cuộc họp; Bố trí cán bộ kỹ thuật phối hợp vận hành tại các điểm cầu chính là Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng UBND tỉnh; hỗ trợ, phối hợp với các điểm cầu kết nối các thiết bị đầu cuối, kiểm tra đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh hoàn tất chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp; thông báo cho doanh nghiệp viễn thông, Công ty Điện lực Thanh Hóa trước ít nhất 01 (một) ngày làm việc để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ cuộc họp tại các điểm cầu theo kế hoạch.

4. Hàng năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; chủ trì, hỗ trợ triển khai đồng bộ giải pháp kết nối trang thiết bị hệ thống HNTHTT cho các đơn vị; tham mưu, đề xuất các kế hoạch đào tạo, tập huấn các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ trực tiếp vận hành; lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc thuê đường truyền, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp và công tác đảm bảo an toàn, an ninh mạng cho hệ thống HNTHTT để đưa vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị.

5. Có trách nhiệm hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị phương thức họp trực tuyến hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan kiểm tra định kỳ hệ thống HNTHTT để kịp thời phát hiện, xử lý các vấn đề phát sinh của hệ thống.

6. Phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương vận hành hệ thống MCU, kết nối với hệ thống MCU trung tâm;đánh giá chất lượng phục vụ các cuộc họp của Chính phủ với địa phương, định kỳ hàng năm báo cáo về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Bưu điện Trung ương).

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông rà soát, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét bố trí kinh phí phục vụ cho việc thuê đường truyền chính và đường truyền dự phòng, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp và công tác đảm bảo an toàn, an ninh mạng, xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý vận hành hệ thống HNTHTT theo quy định.

Điều 15. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp

1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu cuộc họp đến các thành phần tham dự bằng văn bản.

2. Phối hợp với các đơn vị quản lý điểm cầu chính, Sở Thông tin và Truyền thông để kiểm tra, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức cuộc họp và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các cuộc họp chính thức.

3. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến đơn vị quản lý điểm cầu chính và các điểm cầu cuối để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

4. Đảm bảo kinh phí cho công tác phục vụ cuộc họp trực tuyến do đơn vị mình chủ trì tổ chức hoặc chủ trì tham mưu tổ chức.

Điều 16. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối

1. Các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối có trách nhiệm quản lý, bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTT và phải đảm bảo phòng họp, các thiết bị đáp ứng các quy định, yêu cầu theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp (tối thiểu mỗi đơn vị có 01 cán bộ kỹ thuật).

Riêng đối với các huyện, thị xã, thành phố bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp như sau:

a) 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy và 01 (một) cán bộ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTHTT; có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ cán bộ cấp xã trong công tác vận hành, sử dụng hệ thống HNTHTT ở điểm cầu cấp xã.

b) Các cuộc họp do Tỉnh ủy, các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT; các cuộc họp do Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật, cán bộ lãnh đạo phụ trách (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch tập huấn, thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chính.

4. Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt; có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các cuộc họp không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

5. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống kịp thời.

6. Định kỳ hàng năm (trước ngày 10/12),tổng hợp, đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTHTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 17. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã:

1. Tăng cường sử dụng hệ thống HNTHTT trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thị xã, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của các huyện, thị xã, thành phố.

2. Phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông, các huyện, thị xã, thành phố trong việc đăng ký thời gian tổ chức cuộc họp.

3. UBND cấp huyện, cấp xã:

- Bố trí cán bộ tiếp nhận, quản lý và sử dụng phần mềm, thiết bị kết nối tại phòng họp trực tuyến của điểm cầu cấp huyện, cấp xã.

- Phân công bố trí nhân lực sẵn sàng 24/7 làm đầu mối, phối hợp với đơn vị quản lý HNTHTT tại địa phương trong việc triển khai vận hành, kết nối phòng họp tại cấp huyện, cấp xã khi có yêu cầu.

Điều 18. Các đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp viễn thông.

a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường truyền an toàn, hiệu quả, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay khi có sự cố về đường truyền.

b) Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong thời gian chạy thử hệ thống HNTHTT và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Công ty Điện lực Thanh Hóa.

a) Đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định tại các điểm cầu theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Cung cấp thông tin của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện tại các điểm cầu trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT và trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị của hệ thống HNTHTT có trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy hiệu quả.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc hoặc phát sinh, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Ủy ban nhân dân tỉnh qua Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.